Reģistratūras darbinieki parasti ir pirmie cilvēki, kurus redzat, ierodoties birojā, kas padara viņus par nozīmīgu uzņēmumu pārstāvniecību, kā arī citiem profesionāļiem birojā. Uzņēmējdarbības etiķetes ievērošana ir galvenā administratora darba daļa, bet daudzveidīgie un mainīgie viedokļi par to, kas ir labs veids, padara administratoru vai vadītāju grūtības noteikt piemērotu rīcību.
Nozīme
Ir grūti pārspīlēt administratora kā personas, kas sniedz pirmo iespaidu uz zvanītājiem un apmeklētājiem, nozīmi. Reģistratūra ar sliktiem manieriem pirms sanāksmes rada negatīvu signālu un neizraisa uzticību potenciālajiem klientiem. No otras puses, uzņēmējs, kas ievēro biznesa etiķeti, sniedz spēcīgu profesionalitātes un efektivitātes sajūtu. Tas ne tikai uzlabo uzņēmuma tēlu nepiederošajiem, bet arī palīdz citiem darbiniekiem justies kā viņu birojs ir profesionāla darba vieta.
Veidi
Reģistratūras darbinieki pārstāv savus darba devējus dažādos veidos. Atbildot uz telefona zvaniem un sveiciena apmeklētājiem, ir divi visizplatītākie pienākumi administratoriem, un abiem ir nepieciešama atbilstoša etiķete. Uzņēmuma politika var pieprasīt, lai administratori, saņemot zvanus un sazinoties ar dažādiem klientu veidiem, izmantotu iepriekš noteiktu tālruņa skriptu. Citos gadījumos administratoriem ir atļauts izmantot savu rīcības brīvību, apstrādājot katru mijiedarbību ar atšķirīgu, lai gan atbilstošu, formalitātes un profesionalitātes līmeni. Personas, kas strādā birojā, dažreiz nodod papildu noteikumus reģistratoram, piemēram, kad un kā administrators var ar viņiem sazināties.
Apmācība
Lai gan daži biroji pieprasa, lai administratori saņemtu vidusskolas vai koledžas grādu, liela daļa no administratora etiķetes apmācībām notiek darbā. Reģistratūras darbinieki var sākt darbu birojā, kur nav nepieciešama mijiedarbība, piemēram, datu ievades darbs vai biroja palīgs. Uzmanība uzņēmumu politikas virzieniem un to, kā administratori uzvedas, varētu kvalificēt jaunus darbiniekus pirmreizējas administrācijas amatam, kas radīs pieredzi, kas var būt noderīga citu administratora darbu veikšanai.
Apsvērumi
Katrai nozarei un birojam ir savi noteikumi par administratora etiķeti. Dažiem birojiem nepieciešama formāla kleita un runas veids. Citi uzlika vairāk gadījuma formu, lai klienti justos atviegloti un laipni. Saziņa starp jaunu administratoru un uzraudzītājiem ir būtiska, lai ikviens zinātu, kas ir sagaidāms. Kā administrators, ja neesat pārliecināts par konkrētas situācijas etiķeti, pieklājīgi attaisnojiet sevi un vaicājiet vadītājam vai vecākam administratoram, kā jums vajadzētu atbildēt.
Padomi
Lai gan katrs birojs ir atšķirīgs, administratori joprojām var izmantot dažus no tiem pašiem padomiem. Daudzfunkcionāls darbs ir būtisks labas darba izpildes nodrošināšanai, bet, kad kāds ieiet birojā, ir svarīgi viņai pilnībā pievērst uzmanību. Tas nozīmē, ka zvani tiek aizturēti vai ātri aizpildīti, nosakot dokumentus un veicot tiešu kontaktu ar acīm. Reģistratūras darba telpai jābūt brīvai no neveiksmēm, lai projektētu profesionālāku uzvedību, kā arī lai atvieglotu vienkāršu uzdevumu izpildi, piemēram, informācijas meklēšanu un piedāvājot kādam pildspalvu, lai aizpildītu veidlapu. Visbeidzot, vadot personu birojā, administratoram vienmēr ir jāuzņemas vadība, lai nodrošinātu, ka viesim, ka viņa klātbūtne ir atļauta, un glābt viņu apmulsums, nezinot, kur doties.
