Organizatoriskā sistēma vienkārši ir veids, kā tiek izveidots uzņēmums. Laba organizatoriskā struktūra nosaka gan hierarhiju, gan komunikācijas plūsmu uzņēmumā. Katram uzņēmumam, neatkarīgi no tā lieluma, ir svarīgi īstenot organizatorisku sistēmu. Ir labi ieguvumi, ja ir labi definēta organizatoriskā struktūra, tostarp uzlabota efektivitāte, produktivitāte un lēmumu pieņemšana. Katrai struktūrai ir savas stiprās un vājās puses. Visbeidzot, šie plusi un mīnusi ir atkarīgi no jūsu uzņēmējdarbības veida, nozares, organizācijas lieluma un citiem faktoriem. Pirms izlemt, kurš ir piemērots jūsu uzņēmumam, ir svarīgi apsvērt visa veida organizatorisko sistēmu.
Kas ir organizatoriskās sistēmas?
Organizatoriskā sistēma ir organizācijas veidošanas struktūra. Šī struktūra nosaka, kā tiek izveidots katrs uzņēmuma sadalījums, hierarhija, kas ziņo, kam un kā komunikācija plūst visā organizācijā. Vēl vairāk, organizatoriskā struktūra nosaka, kā katra loma organizācijā darbojas. Ar labi definētu organizatorisko struktūru visi darbinieki zina, ko no viņiem sagaida un kam viņi ziņo. Uzņēmumu īpašniekiem jādomā ilgi un grūti par to, kādu sistēmu izvēlēties, jo katrai organizācijai ir unikālas vajadzības. Organizāciju struktūra, kas ir piemērota vienam uzņēmumam, nebūs pareiza citai.
Organizatorisko sistēmu piemēri uzņēmējdarbībā
Ir četri galvenie organizatorisko struktūru veidi: funkcionāla, sadalīta, matrica un dzīvoklis. Katrai sistēmai ir unikālas iezīmes.
Funkcionālā organizatoriskā struktūra: Funkcionāla organizatoriskā struktūra ir tradicionāla hierarhija. Daudzi uzņēmumi, īpaši lielākās korporācijas, ievēro funkcionālo struktūru. Šajā sistēmā ir vairākas specializētas nodaļas, piemēram, mārketings, finanses, pārdošana, cilvēkresursi un operācijas. Tad vecākais vadītājs pārrauga visas specializētās nodaļas. Ziņošanas plūsma ir skaidra. Katrs darbinieks ziņo saviem vecākajiem, tostarp nodaļas vadītājiem, kuri ziņo augstākajai vadībai. Augstākā vadība pārrauga visu struktūru. Tā kā uzņēmums paliek sadalīts specializētās nodaļās, arī darbinieki kļūst specializēti. Tas rada skaidru virzību uz izaugsmi un izaugsmi. Tomēr nodaļām var būt grūtības sazināties viens ar otru. Tā kā visi departamenti ziņo uz augšu, starp tām ir maz horizontālas komunikācijas, atstājot maz vietas visaptverošai, visaptverošai domāšanai, izņemot augstākā līmeņa vadību. Tas padara funkcionālo organizatorisko sistēmu lēni pielāgoties pārmaiņām.
Nodaļas organizatoriskā struktūra: Sadalītā organizatoriskā struktūra sadala biznesu komandās, pamatojoties uz projektiem, kurus darbinieki strādā. Šī sistēma ietver daudzu veidu komandas, tostarp juridiskās, sabiedriskās attiecības, pētniecību un uzņēmējdarbības attīstību. Turklāt komandas tiek veidotas ap konkrētiem projektiem. Piemēram, farmaceitiskajam uzņēmumam var būt atsevišķas komandas, kas veltītas katrai zāļu ražošanai. Katrai projekta komandai ir direktors vai viceprezidents un organizācijā ir noteikta autonomijas pakāpe. Dalītā struktūra ļauj darbiniekiem dziļi iepazīt savu komandas darbu. Tomēr nodaļas bieži vien nezina, ko dara citas komandas, un nav savstarpēji sazinājušās. Nepieciešamības gadījumā darbinieki var nespēt efektīvi strādāt dažādās nodaļās. Galu galā šī sistēma var izaicināt pārvaldīt, pateicoties tās izkliedētajai struktūrai.
Matricas organizatoriskā struktūra: Matricas sistēma ir krustojums starp funkcionālo struktūru un sadalīto struktūru. No putnu acu viedokļa uzņēmums ir izveidots funkcionālā struktūrā ar tradicionālu hierarhiju un specializētām nodaļām. Tomēr, ja paskatās uz šīm nodaļām, tās ir izveidotas sadalītā organizatoriskā struktūrā. Tas nozīmē, ka tie ir sadalīti projektos un mazākās komandās. Organizācijas struktūras matricas veids ir diezgan sarežģīts un prasa daudz plānošanas, nemaz nerunājot par spēcīgām komunikācijas sistēmām visā organizācijā. Tomēr, ja matricas struktūra darbojas labi, tā novērš daudzas problēmas, kas izpaužas tikai ar sadalītām vai funkcionālām organizācijām. Komunikācija var ceļot uz pareizajiem cilvēkiem, kas palielina produktivitāti un vienotu domāšanu. Turklāt darbinieki tiek pakļauti citiem departamentiem un projektiem, veicinot savstarpēju sadarbību. Par negatīvajiem faktoriem, matricas struktūra var ātri kļūt mulsinoša darbiniekiem, ja ir pārāk daudz vadītāju, un nav skaidrs, kam par to ziņot.
Vienota organizatoriskā struktūra: Vienkārša organizatoriskā struktūra saplūst daudz hierarhijas un ļauj darbiniekiem vairāk patstāvīgi strādāt. Bieži vien vienotas organizācijas tiek sadalītas pagaidu komandās, lai gan parasti tām nav formālu struktūru. Vienotas sistēmas dinamika joprojām ir lejupvērsta. Bieži vien ir vismaz daži vecākie vadītāji, kas vada kuģi. Tomēr šī sistēma ir balstīta uz tradicionālo uzņēmumu hierarhisko struktūru pārtraukšanu. Daudzi jaunizveidotie uzņēmumi un tehnoloģiju uzņēmumi cenšas panākt vienotu organizāciju, jo tas veicina inovāciju un darbinieku ieguldījumu. Domāšana ir tāda, ka tad, kad birokrātijas dēļ darbinieki netiek saspiesti, viņi brīvi domās un radīs jaunas, ienesīgas idejas. Tas palielina komunikāciju starp komandām un novērš dažus komunikācijas jautājumus, kas var rasties, kad ziņojumi ceļo augšup uz leju. Diemžēl plakanu sistēmu ir grūti uzturēt, jo uzņēmums aug, un sāk darboties vairāk strukturētu sakaru sistēmu. Turklāt vienotas organizācijas darbinieki var kļūt pārspīlēti, veicot pārāk daudz dažādu uzdevumu, un tiem nav daudz iespēju augt vai veicināt.
Kāpēc uzņēmumiem ir nepieciešamas organizācijas sistēmas
Organizāciju sistēmas ir svarīgas jebkura lieluma uzņēmumiem. Pastāvīga, precīzi definēta struktūra, kas likvidē neskaidrības un nosaka vienkāršus procesus, kas darbiniekiem jāievēro. Katram darba ņēmējam precīzi jāzina, ko viņi ziņo. Bez kāda veida hierarhijas vai struktūras darbavieta var kļūt haotiska. Darbinieki nevar saprast, kas ir atbildīgs par to, kas izraisa svarīgas lietas, lai nokristu plaisās. Cieša organizatoriskā struktūra racionalizē uzņēmumu un saglabā visus tajā pašā lapā.
Organizatoriskā sistēma liek katram cilvēkam atrast pareizo vietu, kas spēj sniegt savu ieguldījumu uzņēmumā. Sistēmas uzlabošana uzlabo vispārējo efektivitāti, paaugstina produktivitāti un nodrošina skaidrību visiem organizācijas darbiniekiem. Katrs departaments var strādāt labāk, ja ir skaidri definētas lomas un kopīgi ir mērķi. Turklāt pareiza organizatoriskā sistēma var uzlabot lēmumu pieņemšanu, jo informācijas plūsma notiek visā organizācijā. Augstākā līmeņa vadītāji var savākt informāciju no visām nodaļām, sniedzot viņiem lielāku ieskatu uzņēmuma darbības kopumā.
Cieša organizatoriskā sistēma novērš daudzas uzņēmējdarbības problēmas, tostarp darba dublēšanos un konfliktus starp pozīcijām. Ja uzņēmums ir labi pārdomāts, katram darbiniekam ir atšķirīga loma, un lomas nepārklājas. Nav neviena “runaround”, kurā neviens nav pārliecināts, kas ir atbildīgs par konkrētu uzdevumu vai projektu. Līdz ar to palielinās sadarbība un darbinieki jūtas lepni par savu darbu. Darbinieki izvairās no neapmierinātības ar aizvien mainīgāku lomu un mērķa amatu. Viņi var koncentrēties uz to, ko viņi vislabāk dara.
Izvēloties pareizu organizatorisko sistēmu, jūs varat pāriet uz nākamo līmeni. Piemēram, ja jūsu bizness ir uz produktiem balstīts, matrica vai sadalītā struktūra, iespējams, būs ideāla. Tās ir uz projektiem balstītas struktūras, kas koncentrējas uz specializētām komandām. No otras puses, mazie jaunizveidotie uzņēmumi var uzskatīt par vienotu struktūru, kas ļautu visiem darbiniekiem sniegt savas prasmes un zināšanas bez hierarhijas iejaukšanās.
Piemēri uzņēmumiem ar organizācijas sistēmām
Funkcionālās sistēmas piemēri: Funkcionālās organizatoriskās sistēmas vēsturiski ir izmantojušas militārpersonas, universitātes un valsts iestādes. Gadu gaitā funkcionālās hierarhijas ir kļuvušas mazāk populāras, un daudzas organizācijas ir aizgājušas no tām. Tomēr tos joprojām izmanto daži uzņēmumi. Viens piemērs tam, kā šāda veida organizācijas sistēma var tikt izmantota, ir tradicionālā rūpnīcas iestatījumā. Rūpnīcas vadītājs pārrauga dažādās rūpnīcas nodaļas, kuras ir specializētas. Katrai nodaļai ir savs menedžeris, kas visi ziņo tieši pārraudzības rūpnīcas vadītājam. Vēl viens piemērs varētu būt mazumtirdzniecības veikals. Veikala vadītājs pārrauga operācijas no piramīdas augšas. Zemāk ir dažādi departamenti. Varbūt ir viens inventarizācijas, viens klientu apkalpošanas un viens tirdzniecības un veicināšanas. Katram no tiem ir savs vadītājs un viss ziņojums ģenerāldirektoram.
Sadalītās sistēmas piemēri: Daļējas sistēmas ir populāras lielās, starptautiskās korporācijās. Piemēram, Johnson & Johnson ir sadalīta struktūra. Katrs no Johnson & Johnson zīmoliem darbojas kā savs uzņēmums ar savu vadību un iekšējo struktūru. Visi šie zīmoli ziņo mātes sabiedrībai. Vēl viens sadalītās organizatoriskās struktūras piemērs ir General Electric. Vadītājs sēž augšpusē, un pēc tam uzņēmums ir sadalīts dažādās grupās. Ir dažas operatīvās grupas, piemēram, finanšu, juridisko, sabiedrisko attiecību un globālo pētījumu grupas. Dažas komandas ir veltītas konkrētiem projektiem, tostarp aviācijai, enerģijai, veselības aprūpei un vairāk.
Matricas sistēmas piemēri: Matricas organizatoriskā sistēma ir sarežģīta, un tāpēc to lielākoties pieņem lielie, labi izveidoti uzņēmumi. Viens slavens piemērs matricas uzņēmumam ir Starbucks. Pasaules lielākais kafijas uzņēmums izmanto funkcionālu struktūru, lai sadalītu savu biznesu nodaļās, tostarp cilvēkresursu, finansēšanas un mārketinga jomā. Šie dienesti atrodas zīmola korporatīvajā mītnē un ziņo augstākajiem vadības līmeņiem. Cilvēkresursu nodaļa, piemēram, izveido politiku, kas ietekmē visas Starbucks atrašanās vietas. Pēc tam Starbucks ir atsevišķas nodaļas katram ģeogrāfiskajam reģionam. Šie reģioni ir Amerika, Ķīna un Āzijas un Klusā okeāna valstis, Eiropa, Tuvie Austrumi, Krievija un Āfrika. Amerikāņu reģions, kas ir uzņēmumam populārākais, ir sadalīts četrās mazākās nodaļās. Starbucks ir arī uz ražojumiem balstītas nodaļas. Piemēram, ir viens nodalījums precēm, piemēram, Starbucks krūzes un cits ceptiem produktiem. Organizācijas zemākajos līmeņos Starbucks ir darbinieku grupas, it īpaši veikalu līmenī. Šī sarežģītā matricas struktūra labi kalpo kafijas milzim, ļaujot uzņēmumam veiksmīgi darboties tūkstošiem veikalu visā valstī.
Plakanās sistēmas piemēri: Plakanās sistēmas ir populāras starp jaunizveidotajiem un tehnoloģiju uzņēmumiem. Viens slavens piemērs plakanai sistēmai ir Zappos. 2013. gadā masveida apavu kompānijas vadītājs paziņoja par jaunu vadības struktūru, ko sauc par holacrātiju, kas veicina sadarbību, likvidējot darba vietu hierarhiju. Uzņēmums aizliedza vadītāju nosaukumus. Tam vairs nebūtu amatu nosaukuma un nebūtu priekšnieku. Katrs darbinieks būtu atbildīgs par savu darbu. Uzņēmums cerēja radīt jauninājumus un radīšanu, likvidējot birokrātiju, kas saistīta ar hierarhiju un lēmumu pieņemšanu. Tomēr Zappos cīnās, lai operācijas būtu patiesi vienotas.
Tā ir daudzu lielu uzņēmumu cīņa, kas īsteno vienotu struktūru. Daudzi jaunizveidotie uzņēmumi ir runājuši par grūtībām saglabāt vienotu organizatorisko struktūru, piedzīvojot eksponenciālu izaugsmi. Pētījumi liecina, ka darbinieki atrod hierarhiskas struktūras, kas ir mierīgas un praktiskas. Tātad, vienota organizatoriskā struktūra, iespējams, ir labs risinājums uzņēmumam, kas ir agrīnā stadijā, lai stimulētu inovāciju un izaugsmi. Tomēr lielākā daļa lielāko uzņēmumu pāriet no vienotas sistēmas, jo tā laika gaitā var kļūt apgrūtinoša.
