Pienācīga rūpība būtībā ir intensīva izmeklēšana, kas notiek pirms būtiska darījuma vai lēmuma. Piemēram, pienācīga rūpība parasti notiek, ja esat nopietni ieinteresēts iegādāties uzņēmumu vai nepieciešams izstrādāt pārdošanas prezentāciju par lielu ārpakalpojumu līgumu. Lai gan process var būt laikietilpīgs un bieži vien ir jānotiek aiz ainas, informācija, ko apkopojat un izklāsta pienācīgas pārbaudes ziņojumā, ir būtiska, lai pieņemtu labu lēmumu vai izveidotu efektīvu prezentāciju.
Struktūra un fokuss
Tāpat kā vairumā citu oficiālu ziņojumu, pienācīgas pārbaudes ziņojums ietver mērķi, kopsavilkumu, galvenos secinājumus, ieteikumu sadaļu un vienu vai vairākus pielikumus. Tomēr tas, kas atšķirt pienācīgas pārbaudes ziņojumu no citiem, ir tās mērķis, uzmanība un informācijas pakāpe. Kad esat pabeidzis pienācīgas pārbaudes veikšanas fāzi - pētot faktus, ievācot neapstrādātus datus un veicot personisku novērošanu, ziņojuma veidošana organizē datus tādā veidā, kas ļauj novērtēt esošo situāciju, identificēt riskus un atklāt problēmas, kas nodrošina sviras efektu iespējas.
Formāts un balss
Lielākā daļa cilvēku, izmantojot līgumu vai cenu sarunu laikā, vai kā informācijas avotu, lai izveidotu cenu piedāvājumu, izmanto derīguma pārbaudes ziņojumu kā atskaites materiālu. Neatkarīgi no mērķa, daudzums, ko jūs iekļāvāt pienācīgas pārbaudes ziņojumā, ir konfidenciāla informācija, tāpēc papildus rakstīšanai mērķauditorijai un koncentrējoties uz mērķiem, iekļauj tikai būtiskāko vai būtiskāko informāciju. Izmantot oficiālu balsi un prezentējiet faktus, izmantojot objektīvu, objektīvu rakstīšanu un atsevišķu pārskatu informāciju atsevišķās sadaļās, izmantojot burtus vai ciparus.
Mērķi un kopsavilkums
Izskaidrojiet iemeslus, kādēļ veicat pienācīgu pārbaudi mērķu sadaļā. Lai gan kopsavilkums nāk tieši pēc ziņojuma mērķiem - un pirms ķermeņa - rakstiet kopsavilkumu pēdējo. Iemesls tam ir tas, ka lasītāji - visbiežāk uzņēmuma vadītāji -, kas interesējas par šo sadaļu, var neņemt laiku, lai izlasītu pilnu ziņojumu. Jums ir nepieciešams strukturēt kopsavilkumu, lai tā lasītu kā ziņojums miniatūrā, bet tajā pašā laikā saglabā proporcionālu pārējam ziņojumam.
Galvenie secinājumi un ieteikumi
Rakstnieka un neatkarīga IT konsultanta Michael Sisco rakstā TechRepublic tīmekļa vietnē teikts, ka galvenajiem secinājumiem vajadzētu pievērsties jautājumiem, kas ietekmē uzņēmuma cenu vai notiekošo darbību. Piemēram, ja jūs rakstāt uzticamības pārbaudes ziņojumu, ko izmantojat līgumsaistību iesniegšanai, iekļaujiet jautājumus, kas atbalsta jūsu cenu un pozīciju, piemēram, darbības procesu sadalījumu, kas izceļ produktivitātes un veiktspējas problēmas. Turklāt iekļauj izmaksu koeficientus, kas atklāj, cik daudz uzņēmuma šobrīd tērē, lai pārvaldītu pakalpojumu iekšienē, un identificētu tādus riskus kā nepieciešamība ieguldīt vēl vairāk naudas, lai uzlabotu vai nomainītu veco vai novecojušo aprīkojumu. Iezīmējiet sadaļu Ieteikumu sviras iespējas. Iekļaujiet īstenošanas izmaksas, sniedziet ieguldījumu atdevi un dodiet laiku, lai realizētu ietaupījumus vai ieguvumus katrai iespējai.
