Atgādinājuma vēstules ir noderīgas, sazinoties ar klientiem, kuri, iespējams, ir aizmirsuši maksāt rēķinu, kā arī sazinoties ar cilvēkiem, lai atgādinātu viņiem par tikšanos vai notikumu. Tiem klientiem, kuri bieži izmanto e-pastu, varat nosūtīt atgādinājuma e-pastu, kas ir ļoti ērts veids, kā ātri sasniegt tos. Tiešsaistes vēstulēm ir nepieciešama detalizēta uzmanība katram vārdam, lai nodrošinātu, ka jūsu vēstule neizklausās agresīvi vai rupji, un pareiza gramatika ir obligāta.
Pārbaudiet informāciju, ko vēlaties atgādināt personai. Kolekcijas atgādinājuma nosūtīšana ar neprecīzu informāciju sajauks un, iespējams, dusmēs klientu. Iecelšanas un notikumu atgādinājumos jāiekļauj arī precīza informācija, lai nodrošinātu, ka indivīdi to pieprasīs vai apmeklēs, kad tie tiek pieprasīti.
Atzīstiet iespēju, ka jūsu informācija ir nepareiza vai klients jau ir nosūtījis maksājumu. Paziņojums, kas parāda, ka jūs varat redzēt tikai savus ierakstus un ka jums nav citas informācijas, uz kuru jūs varat atsaukties, var palīdzēt personai, kura lasa šo vēstuli, saprast jūsu mērķi no jūsu viedokļa. Atzīstot, ja puse nesen ir nosūtījusi maksājumu, un šis maksājums nav atspoguļots vēstulē, ierobežos atgādinājuma vēstules saņēmēja dusmīgo atbildi.
Esiet pieklājīgi un izturieties pret klientu, kā jūs vēlētos, lai to ārstētu, ja jums nosūtītu atgādinājuma vēstuli. Pārraudzība, kļūdaini aprēķini un mīkstinoši apstākļi notiek ikviena cilvēka dzīvē. Pārmērīgi rupjš vai necienīgs komentārs finanšu atgādinājuma vēstulē nepalīdzēs saņemt naudu no personas, kurai sūtāt vēstuli. Tā vietā jāglabā precīza vēstule un pieklājīgi jāapspriež tikai konta specifika - izvairoties no rupjām vai kaitīgām piezīmēm.
Sūtot sākotnējo norēķinu informāciju, nosūtot atgādinājuma vēstuli, kurā pieprasīts maksājums. Daudzi klienti pieprasīs redzēt sākotnējo rēķinu, ja viņi ir aizmirsuši, kas ir šis konts. Lai ietaupītu laiku, iekļaujiet klienta atgādinājuma vēstulē sākotnējo rēķinu. Sākotnējā norēķinu informācija var būt saite uz klienta kontu tiešsaistē, kad nosūtāt atgādinājuma vēstuli pa e-pastu.
Pieprasiet atbildi. Pieprasot atbildi no klienta, var pieprasīt samaksāt maksājumu, atgriezt telefona zvanu, atbildēt uz e-pastu vai aizpildīt pareizo kontaktinformāciju un atgriezt to jums. Pieprasot atbildi no klienta pieklājīgā veidā, jums ir vairāk iespēju atvērt klientu līdz konta apspriešanai un maksājuma saņemšanai no klienta.
Sniedziet kontaktinformāciju, lai jūs sasniegtu. Pārliecinieties, ka jūsu atgādinājuma e-pastā ir visa jūsu kontaktinformācija. Faksa adrese vai pasta adrese var nebūt pietiekama; iekļaujiet e-pasta, tīmekļa vietnes, tālruņa un faksa numurus, lai sniegtu klientam pēc iespējas vairāk veidu, kā sasniegt jums.
