Cilvēki vada aizņemtu dzīvi un ne vienmēr atceras, kad viņiem kaut kas jādara. Atgādinājuma vēstuļu nosūtīšana par termiņu var būt tikai profesionāla pieklājība vai arī tā var būt jūsu kontu sistēmas daļa. Šo burtu tonis ir atkarīgs no iemesla, kāpēc jūs sūtāt atgādinājumu. Piemēram, jūs izmantosiet atbalstošu signālu, ja atgādināsiet aizņemtiem vecākiem par termiņu, lai pierakstītos uz vasaras nometni. Lai saņemtu rēķinu par samaksu, biznesa vēstule, kas apdraud tiesvedību, prasa citu pieeju. Efektīvas atgādinājuma vēstules tiek nosūtītas pirms termiņa, lai saņēmējam būtu laiks rīkoties.
Rakstiet vēstuli ar sarunu signālu, ja vēstule ir domāta kā draudzīgs atgādinājums. Lai iegūtu draudzīgu vēstuli, izmantojiet pirmo punktu, lai sāktu vēstuli vieglā veidā, piemēram, izdarot novērojumus par to, kā pavasarī drīz beidzas beigas, un tas nozīmē, ka vasaras nometnes pierakstīšanās termiņš tuvojas strauji. Lai iegūtu pakārtotu biznesa vēstuli, nekavējoties dodieties uz punktu, norādot, kāpēc jūs rakstāt, un kāpēc saņēmējam ir jāatbild uz šo vēstuli.
Sāciet otro daļu, skaidri norādot termiņu. Sniedziet skaidru un konkrētu informāciju par termiņu, piemēram, trešdien, 7. decembrī, plkst. 17.00. ET. Laiks ir obligāts, bet dažos gadījumos tas ir noderīgs.
Sniedziet skaidras instrukcijas, kā izpildīt termiņu. Iespējas, tostarp maksājuma nosūtīšana, lai tas tiktu saņemts termiņā vai pirms tā, vai reģistrēšanās tiešsaistē funkcijai pirms termiņa. Uzskaitiet citu būtisku informāciju, piemēram, maksājamo summu, vai citu informāciju, kas nepieciešama uzdevuma izpildei.
Pastāstiet saņēmējam par sekām, kas saistītas ar termiņa neievērošanu. Piemēram, norādiet, ka cilvēki, kas reģistrējas pēc termiņa beigām, maksās augstāku maksu vai ka nav noteikumu par novēlotu reģistrāciju.
Beidzieties ar bezmaksas aizvēršanu, piemēram, "Silti cienīgi" vai "Ar cieņu".
