Neviens iestatīts faksa formāts nav piemērots katrai situācijai. Tomēr, sekojot dažām vispārējām vadlīnijām, faksa saņēmējs var ātri atrast informāciju uz faksu. Šīs vadlīnijas nodrošinās arī to, ka saņēmējam nebūs nekādu problēmu, kad fakss tiek saņemts, un ka, nosūtot to, izvairīsies no problēmām.
Saglabājiet faksu 10 līdz 12 lappušu garumā. Daudzi maza biroja faksa aparāti vienā reizē nevar apstrādāt pārāk daudz lapu. Lieli faksi sasaista arī tālruņa līnijas, kas kopīgas ar faksa aparātiem. Ja jums ir jānosūta vairāk nekā 10 līdz 12 lappuses, sadaliet faksu vairākās partijās. Pastāstiet saņēmējam, lai no jums saņemtu vairāk nekā vienu faksu.
Pielāgojiet lapas malas vai fonta lielumu, lai palīdzētu sasniegt mazāk lapu. Tomēr atcerieties, ka mazāki fonta izmēri var nebūt pārāk viegli lasāmi, un nelielas peļņas normas var izskatīties neprofesionālas, kā tas ir atsākt. Izmantojiet vismaz 11 punktu fontu.
Kad iespējams, uzrakstiet faksus biznesa vēstules formātā. Margām jābūt vienai collai kreisajā un labajā pusē, un, ja iespējams, pusotru collu augšpusē un apakšā. Vienas atstarpes burtu, dubultu atstarpi starp punktiem. Iekļaujiet augšējo un adrešu bloku datuma līniju pirms nosūtītāja un saņēmēja. Sūtītāja adrešu bloks vispirms iet.
Iekļaujiet vāku ar faksu. Vāka lapai nav jāievēro konkrēts izkārtojuma formāts, bet tajā jāietver gan sūtītāja, gan saņēmēja kontaktinformācija, cik lapu ir fakss, kā arī tēmas rinda, kurā norādīts, par ko fakss ir. Pievienojiet arī dažas rindas, lai uzzinātu par personīgajiem komentāriem, kas attiecas uz faksu. Kontaktinformācija var ietvert personu un uzņēmumu nosaukumus, departamentu nosaukumus, adreses, e-pasta adreses un tālruņu numurus. Uz pavadvēstuli jābūt viegli lasāmai, lai saņēmējs varētu ātri atrast informāciju par to.
Ja iespējams, izvairieties no faksa sūtīšanas ar grafiku. Viņiem ir daudz laika, lai nosūtītu un saņemtu, un viņi tērē daudz tintes. Arī sliktas kvalitātes drukāšanas dēļ tie parasti neparādās pārāk labi uz faksu.
