Konferences zvani ir ērts risinājums, lai apvienotu komandu, lai apspriestu projektu, saņemtu atjauninātu informāciju un panāktu vienprātību. Daudzi uzņēmumi ir noslēguši līgumus ar konferenču pakalpojumu uzņēmumiem, un šie uzņēmumi var nodrošināt īpašus tālruņa numurus un piekļuves kodus personālam, kā arī tīmekļa utilītu, kas plāno un paziņo telekonferences sanāksmes. Piešķirtajam telekonferences numuram ir iespēja jebkurā laikā saglabāt konferences zvanus, un paziņojumus par sanāksmēm var nosūtīt dalībniekiem. Budžeta vai bezmaksas konferences zvanu pakalpojumi mazajiem uzņēmumiem piešķir telekonferences numuru plānošanas laikā, tāpēc sapulces plānošana tiešsaistē prasa minimālu plānošanu.
Specializētā konferenču līnija
Atveriet jaunu e-pasta ziņojumu vai sapulces pieprasījumu (ja jūsu e-pasta programmai ir šī funkcija, piemēram, Microsoft Outlook). Ievadiet dalībnieku e-pasta adreses sadaļā "Kam" vai "Dalībnieki". Ierakstiet sanāksmes tematu rindā "Tēma".
E-pasta korpusā ierakstiet šādu informāciju vai izmantojiet sapulces pieprasījuma automātiskos laukus: Sapulces datums Sanāksmes sākuma laiks (ieskaitot laika joslu) Sanāksmes beigu laiks (ieskaitot laika joslu) Zvanīšanas numurs (jūsu īpašā konferences tālruņa numurs) Konferences kods (ja nepieciešams, lai apmeklētāji varētu piekļūt konferencei)
Atveriet sapulces pieprasījuma plānošanas sadaļu un izmantojiet nolaižamo izvēlni blakus katram dalībniekam, lai norādītu, vai tie ir nepieciešami, vai izvēles dalībnieki (lielākā daļa programmu dalībniekiem nav izpildīti nepieciešamie). Ja grafiki ir pieejami tiešsaistē, pārbaudiet, vai vēlamie dalībnieki ir pieejami vēlamajā laikā un datumā.
Pievienojiet darba kārtību vai sapulces materiālus, noklikšķinot uz pogas "Pielikums" savā e-pasta rīkjoslā. Ja vēlaties, pēc konferences zvana detaļas ievadiet e-pasta ziņojumā tekstu. Noklikšķiniet uz pogas "Sūtīt", lai nosūtītu paziņojumu par sapulci.
Plānojiet konferences zvanu, izmantojot Web Utility
Piesakieties savā konferences pakalpojuma kontā, piemēram, pirmizrādes konferencēs, doties uz sanāksmi vai bezmaksas konferencē.
Noklikšķiniet uz opcijas "Plānot konferences". Izvēlieties sapulces datumu, sākuma laiku un beigu laiku (vai ilgumu) un paredzamo dalībnieku skaitu. Laukā "Tēma" ierakstiet sanāksmes tēmu. Atlasiet konferences zvana veidu, noklikšķinot uz opcijas "Bezmaksas konference" vai "Tiešā zvana konference".
Pārskatiet informācijas precizitāti un noklikšķiniet uz pogas "Kalendārs". Drukājiet konferences zvanu detaļu apstiprinājuma lapu vai saglabājiet informāciju datorā.
Noklikšķiniet uz opcijas, lai nosūtītu e-pasta paziņojumu saviem apmeklētājiem. Ierakstiet dalībnieku vārdus un e-pasta adreses attiecīgajos laukos. Noklikšķiniet uz pogas "Sūtīt", lai nosūtītu paziņojumu dalībniekiem ar iezvanes instrukcijām un apstiprinājumu jūsu e-pasta adresei.
Padomi
-
Lūdziet dalībniekus apstiprināt, ka viņi pievienosies konferences zvanam - viņi var atbildēt apstiprinoši uz jūsu e-pasta ziņojumu vai noklikšķināt uz pogas “Pieņemt” jūsu sapulces pieprasījuma paziņojumā. Dienas laikā pirms sanāksmes nosūtiet atgādinājuma e-pastu un jebkuru papildu informāciju. Plānojot konferences zvanu, izmantojot tīmekļa rīku, pagariniet ilgumu vai beigu laiku un piešķiriet vienu vai divus vairāk dalībniekus, nekā plānots, lai dotu sev elastību. Konferences pakalpojums parasti iekasēs maksu tikai par dalībnieku skaitu un faktisko izmantoto minūšu skaitu.
Brīdinājums
Pirms paziņojuma nosūtīšanas izvairieties no neskaidrībām, pārbaudot sapulces informāciju. Dažas e-pasta lietojumprogrammas reģistrē visus sapulces pieprasījumus kalendārā un konfliktējošās vai atjauninātās sanāksmes (neaizstāj novecojušu tikšanos).
