Ja jums ir nepieciešams uzrakstīt profesionālu ziņojumu, jūs varbūt sajaukt par iekļaujamo informāciju. Biznesa rakstīšanai, jo īpaši ziņojumiem, bieži ir jāievēro formāts un stils. Kad esat pieradis rakstīt formātā un stilā, kas nepieciešams profesionāliem ziņojumiem, jums vajadzētu būt iespējai ātri un viegli uzrakstīt ziņojumu.
Pārskatiet ziņojuma rakstīšanas stilu. Atšķirībā no stāstījuma vai eseju rakstīšanas ziņojuma rakstīšana ir ļoti efektīva. Jebkuri lieki vārdi ir jānoņem, un valoda ir vienkārša un tieša. Izmantojiet aktīvo balsi un izvairieties no liekās informācijas.
Pievienojiet aizzīmju vienumus, kad vien iespējams. Tā vietā, lai paskaidrotu kaut ko teikuma formā, ziņojums to izskaidro ar aizzīmju sarakstu. Piemēram, biznesa projekta iezīmes nebūtu rakstītas rindkopas formā, bet drīzāk uzskaitītas ar aizzīmēm.
Sadaliet punktus tā, lai katrs no tiem būtu tikai dažas rindas. Ziņojuma rakstīšana neietver garus punktus.
Izvairieties no informācijas, ko auditorija jau zina. Ar eseju jūs bieži pieņemat, ka lasītājs neko nezina par šo tēmu. Rakstot ziņojumu, izdzēsiet visu informāciju, ko auditorija jau zina. Piemēram, ja jūs rakstāt ziņojumu par jaunu uzņēmuma politiku vadības darbiniekiem, neietveriet vispārēju informāciju par uzņēmumu, ko vadītāji jau zinātu. Tomēr šī informācija var tikt iekļauta, ja ziņojums attiecas uz jaunu darbinieku grupu.
Iekļaujiet biznesa ziņojumā papildu materiālus. Lietas, piemēram, diagrammas, grafiki, fotogrāfijas, tabulas, diagrammas un citi vizuāli, var izmantot, lai uzlabotu ziņojumu un padarītu jēdzienu skaidrāku.
Visā ziņojumā ievietojiet virsrakstus, lai lasītājam būtu vieglāk atsaukties uz dažādām sadaļām.
