Efektīva biznesa komunikācija ir svarīga jūsu organizācijas panākumiem. Tas būtiski ietekmē jūsu uzņēmuma veiktspēju un darbinieku produktivitāti, kā arī jūsu apakšējā rindā. Kā uzņēmuma īpašniekam ir jāspēj skaidri paziņot savu redzējumu un mērķus, veidot attiecības ar klientiem un potenciālajiem partneriem un mijiedarboties ar savu komandu.
Biznesa komunikācijas pamati
Vadītājiem, vadītājiem, komandas vadītājiem un citiem profesionāļiem ir jāiemācās, kā būt labiem komunikatoriem, lai pildītu savus pienākumus. Neatkarīgi no tā, vai vēlaties pārdot vairāk produktu, veidot spēcīgu komandu vai palielināt mārketinga pasākumus, ir svarīgi, lai jūs apgūtu biznesa komunikācijas pamatus.
Ja jūs vēlaties gūt panākumus, tas nav pietiekami, lai būtu labs stratēģis vai ir izcilas idejas. Protams, jūs varat nolīgt cilvēkus, lai sazinātos ar saviem klientiem un reklamētu savus pakalpojumus, bet jums joprojām ir jāievieto vīzija vārdos. Jūsu pienākums ir sniegt atgriezenisko saiti saviem darbiniekiem, klausīties, kas viņiem ir jāsaka, un apspriest uzņēmuma mērķus.
Uzņēmējdarbības komunikācija ir par informācijas apmaiņu starp cilvēkiem jūsu un ārpus jūsu organizācijas. Tas var izpausties dažādos veidos, piemēram, formālā un neformālā komunikācijā, iekšējā un ārējā saziņā, juridiskā saziņā, sānu vai horizontālā komunikācijā un vairāk. Domājiet par to kā divvirzienu kanālu instrukciju, ideju, atzinumu, ziņojumu un tā tālākai nosūtīšanai.
Lai komunikācija būtu efektīva, tai jābūt savstarpējai. Jums ir nepieciešams skaidri runāt un uzmanīgi klausīties. Tāpat pārliecinieties, ka saprotat biznesa komunikācijas pamatus, kas ir:
- Struktūra
- Atbilstība
- Konsekvence
- Skaidrība
- Jaunums un prioritāte
- Vidējs
Pirmkārt, jūsu ziņojumam jābūt labi strukturētam un tam ir atvērums, ķermenis un noslēgums. Neatkarīgi no tā, vai sūtāt e-pastus, zvanāt pa telefonu vai uzrādāt projektu, paturiet prātā šos strukturālos elementus. Sāciet ar īsu ziņojuma ievadu, lai ļautu skatītājiem uzzināt, ko gaidīt. Piemēram, jūs varētu teikt kaut ko līdzīgu: "Šodien mēs apspriedīsim mūsu mārketinga stratēģiju nākamajam ceturksnim." Tālāk detalizēti prezentējiet savas idejas. Atkarībā no konteksta, iespējams, jums būs nepieciešams dublēt savus paziņojumus ar faktiem un skaitļiem. Aizveriet savu ziņojumu ar īsu secinājumu, kurā izklāstīti galvenie jautājumi, kurus esat apspriedis.
Pārliecinieties, vai jūsu ziņojums ir skaidrs un atbilst mērķauditorijai. Iedomājieties, ka jūs mēģināt paskaidrot klientam, ka viņam ir nepieciešama pilnīga mājas lapas pārveidošana, nevis dažas nelielas izmaiņas. Iespējams, jums ir kārdinājums apspriest tīmekļa dizainu, meklētājprogrammas optimizāciju, atlēku skaitu un citus tehniskos aspektus, bet to nedarīt. Klients var nezināt, ko šīs lietas nozīmē un kāpēc tās ir svarīgas. Tā vietā jums jākoncentrējas uz to, kā pilnīga tīmekļa vietnes pārveidošana dos labumu viņa uzņēmējdarbībai. Pastāstiet viņam, ka viņš sasniegs vairāk klientu, palielinās zīmola atpazīstamību, palielinās saglabāšanas līmeni, uzlabos datu drošību un tā tālāk.
Vienmēr saglabājiet ziņu konsekventu, bet pielāgojiet auditoriju un kontekstu. Ja jūs nepārtraukti maināt savu prātu, jūs riskējat zaudēt savu uzticamību.
Viena lieta ir pateikt saviem darbiniekiem, lai aizsargātu klientu datus un saglabātu to atjauninātu programmatūru, un vēl viena lieta, lai izveidotu drošības politiku. Rakstiskā saziņa atvieglo ideju noskaidrošanu un nodrošina to, ka visi ir vienā lapā.
Tāpat pārliecinieties, vai jūsu ziņojums ir neaizmirstams. Iekļaujiet spēcīgu, skaidru paziņojumu, kas stiprina jūsu uzskatus un attiecas uz šo tēmu. Apsveriet iespēju sākt vai beigt ziņu ar citātu vai citu spēcīgu atvērumu. Dažreiz arī humors var palīdzēt. Vai jūs runājat ar klientu vai darbinieku, dodiet viņai kaut ko atcerēties.
Pēc psihologu domām, daži cilvēki biežāk atceras to, ko viņi ir redzējuši vai dzirdējuši. To sauc par recences efektu. Citi mēdz atcerēties to, ko viņi pirmo reizi ir redzējuši vai dzirdējuši, kas ir pazīstams kā primārais efekts. Tāpēc ir lietderīgi sākt un / vai slēgt savu ziņojumu ar spēcīgu paziņojumu.
Vēl viena lieta, kas jāapsver, ir saziņas līdzeklis. Kā jūs plānojat saņemt savu vēstījumu? Ir dažādi komunikāciju nesēju veidi, un katram ir unikālas īpašības. Tie ietver, bet ne tikai:
- Prezentācijas
- Ziņojumi
- Tiešsaistes komunikācija
- Biznesa sanāksmes
- Video un telefona sanāksmes
- E-pasts
- Sociālie mēdiji
- Drukātie mediji
- Līgumi un citi oficiāli rakstiski dokumenti
Uzņēmējdarbības komunikācijas juridiskie aspekti
Rakstot līgumu vai iesniedzot juridiskos dokumentus, ir vēl svarīgāk sazināties skaidri. Slikta saziņa var izraisīt smagus naudas sodus, krāpšanu, neslavas celšanu, ieņēmumu zaudēšanu un dārgas tiesas prāvas.
Iepazīstieties ar jūsu valsts vai novada likumiem, ieskaitot tos, kas saistīti ar reklāmu. Piemēram, jūsu mārketinga kampaņām jābūt patiesām un jāatbilst jūsu nozares likumiem. Ja jūs pārdodat uztura bagātinātājus, jūs nedrīkstat apgalvot, ka jūsu produkti izārstē vai novērš slimības. Tāpat jūs nevarat pārdot alkoholu un cigaretes kā labvēlīgus klientus. Saglabājiet savas prasības ar cietiem faktiem un sniedziet nepieciešamo informāciju.
Veiciet dubultu pārbaudi jūsu biznesa līgumos un līgumos. Ja jums ir kaut ko teikt, ievietojiet to rakstiski. Iekļaujiet sadaļu, kas skaidri definē līgumā izmantotos terminus. Pievienojiet atbilstošas sadaļas, piemēram, līguma termiņu un izbeigšanu, garantijas, atdalāmību un konfidencialitāti.
Pievērsiet uzmanību tam, kā jūs sazināties ar saviem darbiniekiem. Izvēlieties savus vārdus uzmanīgi. Atturieties no draudiem vai diskriminējot darbiniekus. Piemēram, ja jūs paziņojat darbiniekam, ka viņš ir pārāk jauns, lai uzņemtu konkrētu projektu, jūs varat apsūdzēt diskrimināciju vecuma dēļ. Pārvaldnieku, kurš iznīcina darbiniekus ar invaliditāti, var apsūdzēt diskriminācijā par invaliditāti, pat ja viņa uzvedība nebija paredzēta, lai kaitētu attiecīgajai personai.
Kāpēc biznesa komunikācija ir svarīga?
Zinot komunikācijas galvenos aspektus, nav grūti saprast, kāpēc tas ir tik svarīgi. Efektīva komunikācija var stiprināt jūsu attiecības ar klientiem, darbiniekiem un biznesa partneriem, vienlaikus nodrošinot juridisko atbilstību. Turklāt tas var sniegt jums konkurētspējīgu priekšrocību un palīdzēt jums maksimāli izmantot jūsu mārketinga pasākumus.
Ārējās komunikācijas nozīmi organizācijā nedrīkst novērtēt par zemu. Kā vadītājs vai uzņēmuma īpašnieks, jums ir jāspēj nodot savu vēstījumu mērķauditorijai, kā arī ieguldītājiem, akcionāriem, piegādātājiem un potenciālajiem partneriem. Piemēram, tiešie notikumi dod jums iespēju uzņemt jūsu izredzes vai nodrošināt finansējumu mazajiem uzņēmumiem. Labi pārdomāta runa vai iesaistīšanās produktu prezentācija var uzlabot jūsu reputāciju un radīt pārdošanas apjomus. Intervijas un paziņojumi presei ļauj jums informēt klientus un investorus par saviem jaunākajiem projektiem. Piemēram, jūs varētu vēlēties runāt par savu jauno sadarbību ar zīmolu vai par jaunu produktu līniju, kas traucēs nozari. Ja jūs skaidri sazināsieties un sniedzat reālu vērtību, jūs izveidosiet buzzi par savu zīmolu.
Arī iekšējā komunikācija ir būtiska. Gandrīz puse darbinieku reti vai nekad neatstāj sanāksmi, zinot, ko darīt tālāk. Faktiski 21% profesionāļu nav izstrādājuši oficiālu plānu iekšējai komunikācijai. Ja neizdodas skaidri norādīt sanāksmes mērķi un mērķus, jūs varat radīt neskaidrības un konfliktus darba vietā.
Līderi, kas ir labi komunikatori, var palielināt darbinieku morāli, samazināt apgrozījuma rādītājus un palielināt organizācijas produktivitāti. Viņiem ir arī spēcīgāka saikne ar savām komandām un pieredze mazāk konfliktu. Turklāt efektīva iekšējā komunikācija nodrošina, ka jūsu darbinieki saprot savu lomu un ieguldījumu, ko viņi veic, lai panāktu uzņēmuma izaugsmi un panākumus.
