Mūsdienu uzņēmumi var segmentēt ziņojumapmaiņu, lai mērķētu mazas klientu grupas vai uzreiz piegādātu ziņas lieliem, izkaisītiem darbaspēkiem. Tomēr šīs iespējas nav padarījušas biznesa komunikācijas mazāk sarežģītas nekā iepriekš. Lai gan organizācijas ātri uzzina, kādas sekas nav, ja efektīvi nesniegtu informāciju klientiem un ārējām ieinteresētajām personām, neefektīva iekšējā komunikācija var būt sarežģītāka kamēr nav par vēlu.
Priekšrocību problēmas
Darbiniekiem var būt grūti saskaņot savas komunikācijas priekšrocības ar saviem kolēģiem. Gados vecāks darbinieks var labāk sazināties, piemēram, pa tālruni, kamēr viņa jaunākais kolēģis izmanto elektroniskos sakarus. Ja jaunākais darbinieks atbild uz balss pasta ziņu, izmantojot e-pastu, nevis zvana atgriešanu, vecāks darbinieks var justies neuzticīgs, Vislabāk ir izmantot metodi, ko dod jūsu kolēģis. Ja jūsu kontaktpersona IT vienmēr reaģē uz jūsu e-pastu ātri, bet aizņem ilgu laiku, lai atgrieztos telefona sarunā, jūsu jautājumu pārsūtīšana elektroniski ir efektīvāks risinājums.
Sazinoties ar Bad News
Pastāstiet, ka jūsu boss, ka esat tikko zaudējis galveno kontu, nav viegli. Tāpat nav viegli pārraidīt ziņu ilgstošam pārdevējam, ka jūs pārslēdzat savu biznesu uz savu konkurentu. Robert Bies, Džordžtaunas McDonough biznesa skolas profesors, atzīmē, ka tas bieži liek cilvēkiem aizkavēt otras puses informēšanu par sliktajām ziņām.
Tā vietā Bies ierosina daudzpusīgu komunikācijas stratēģiju, lai pārvarētu šīs problēmas. Sagatavojiet ieinteresētās personas par sliktajām ziņām iepriekš. Sniedziet ziņas ātri un godīgi, pēc tam maziniet to ar iespējamiem risinājumiem un jebkuru acīmredzamu sudraba uzliku. Jūs, piemēram, varat teikt, ka jums ir vairāki pamati, lai aizstātu zaudēto biznesu, kuram būtu nepieciešams mazāks ceļojums jūsu pārdošanas spēkiem
Padomi
-
Daži darbinieki var justies neērti, atklāti sazinoties ar saviem priekšniekiem, jo viņi atrodas uzņēmumā vai viņu fonā. Jo īpaši sievietes var cīnīties ar to, saskaņā ar lingvistikas ekspertu Deboru Tannenu.
Pārāk daudz - vai nepietiek
Cik daudz informācijas, ko izplatīt darbiniekiem un ārējām ieinteresētajām personām, ir pastāvīgs izaicinājums vadītājiem. Biedējošas ziņas, piemēram, reorganizācija, var novest pie spēcīgām reakcijām, ja šķietami iznāk no zila. Indivīdu brīdināšana par vienu vai mazākām sanāksmēm var ļaut vadītājam zināt, kas, visticamāk, iebilst pret ziņām un kādus iemeslus.
No otras puses, arī vadītājs var sniedziet pārāk daudz informācijas ja ziņojuma noslēgšana ir neskaidra vai atvērta. Paziņojot par atlaišanu var tuvojas tuvākajā nākotnē, piemēram, noved pie trauksmes un var likt galvenajiem darbiniekiem mēģināt veikt citus darbus. Tas arī var samazināt biroja produktivitāti, ja darbinieki pavada laiku, kad viņi slēpjas un strādā pie viņu atsākšanas.
Neformālas komunikācijas var pierādīt dārgas
Atšķirībā no darbavietas sarunām elektroniskie sakari atstāj rakstisku informāciju par notikušo. Ātra e-pasta ziņa var atkārtot sarunu un sniegt vērtīgu apstiprinājumu, ja vēlāk ir jautājumi. Tomēr e-pasta datplūsmas, tērzēšanas programmatūras un citu neoficiālu elektronisko sarunu sarunu uzturēšana IT var būt galvassāpes - nemaz nerunājot par juridisko komandu. Šķiet, ka sarunas ar sarunām var izrādīties dārgas. Piemēram, ASV Tieslietu departaments izmantoja tērzēšanas istabu komentārus, lai padarītu savu valūtas manipulācijas lietu pret lielākajām bankām, piemēram, UBS, Citigroup un J.P. Morgan Chase.
Projektu vadība
Projekta vadības institūta 2013. gada ziņojumā konstatēts, ka par katru miljardiem dolāru, kas iztērēti projektiem, 75 miljoni ASV dolāru ir riskanti tikai neefektīvas komunikācijas rezultātā. Var rasties nepilnības, ja ne visām ieinteresētajām personām ir vienāda izpratne par projekta priekšrocībām, vai arī tad, kad neskaidra valoda, ko izmanto ziņu sniegšanai. PMI iesaka jums pielāgot sakarus, lai apmierinātu katras ieinteresēto personu grupas vajadzības. Piemēram, projekta priekšlikums pārveidot tīmekļa vietni var koncentrēties uz augsta līmeņa ieguvumiem, kad tiksieties ar augstākajiem uzņēmuma vadītājiem. Tas izmantotu vairāk tehnisko valodu un konkrētus datus, kad tas tiks iesniegts cilvēkiem, kuriem būs jāveic darbs.
