Autors un kolēģis Harvey MacKay reiz teica: „Ja jūs nespējat plānot, tad jūs plānojat neizdoties.” Nekur tas nav taisnīgāks par projektu vadību. Veiksmīgam projekta vadītājam jāspēj žonglēt daudzas bumbas, kamēr tās nodarbojas ar daudzveidīgu komandu, un stratēģiskā plānošana, novērtēšana un mērīšana ir vissvarīgākais. Ja jūs izveidojat detalizētu plānu, skaidri informējiet savu komandu un novērtējat progresu ceļā, ceļš uz veiksmīgu projektu ir gandrīz skaidrs.
Definējiet savus mērķus. Pirms jūs varat sākt jebkāda projekta vadīšanu, jums ir cieši jāsadarbojas ar savu klientu, lai pārliecinātos, ka atrodaties tajā pašā lapā, kad tas nāk no tā, kas tiek gaidīts no galīgā rezultāta, un ka klienta cerības ir pamatotas. Izveidojiet projekta definīciju dokumentu, kas sniedz visaptverošu pārskatu, nosaka saskaņotos mērķus un ietver projekta darbības jomu, visus pieņēmumus un riskus, kā jūs plānojat tuvoties projektam, kādas jūsu organizācijas daļas galu galā strādās pie projekta un paredzamās izmaksas un ilguma aprēķini. Nesāciet projektu bez šī dokumenta, ko parakstījuši sponsori vai klienti un jebkuras galvenās ieinteresētās personas.
Plānojiet, plānojiet un plānojiet vairāk. Jack Gido un James Clements, „Veiksmīga projektu vadība” autori, saka, ka „Lai veiksmīgi pabeigtu jebkuru projektu, ir nepieciešams laiks, lai izstrādātu labi pārdomātu plānu pirms projekta sākuma”. sagraujot projektu mazākos spaiņos, identificējot uzdevumus katrā. Plānošanā iekļaujiet skaidrus atskaites punktus, kas palīdzēs jums novērtēt, vai esat virzībā uz priekšu vai nē, kamēr projekts turpinās. Ietveriet izmaksas, kas jums radīsies katru soli, un aplēstās cilvēka stundas katram uzdevumam.
Apkopojiet komandu, lai strādātu pie projekta, pamatojoties uz cilvēka stundām un prasmēm, kas nepieciešamas plānošanas procesā. Skaidri paziņojiet vispārējos mērķus, mērķus, apjomu un budžetu, kā arī to individuālās lomas projektā. Pārliecinieties, ka katram komandas loceklim ir budžets un resursi, lai veiktu darbu. Izmantot RACI diagrammas pēc vajadzības, lai būtu skaidrs, kurš ir atbildīgs vai atbildīgs par katru pagrieziena punktu, kā arī to, kas ir ieguldītāji un kas ir jāinformē par progresu.
Izveidojiet grafiku regulārai komunikācijai ar komandu. Ilgtermiņa projektiem viena oficiāla komandas sanāksme mēnesī var būt pietiekama, pārejot uz vienu reizi nedēļā, kad projekts turpinās. Projekta pēdējās nedēļās var gadīties, ka ikdienas sanāksmes ir nepieciešamas. Katram komandas dalībniekam vienmēr ir jābūt pieejamam, lai atbildētu uz jautājumiem.
Izvērtējiet projekta progresu bieži. Jūsu uzdevums ir pabeigt projektu laikā, budžetā un ieinteresēto personu cerībām. Daudzi projekti tomēr cieš no budžeta uzpūšanās un darbības sfēras. Projekta vadības uzņēmuma Method123 autors un vadītājs Jason Westland saka, ka projekta budžetam jābūt dzīvai projekta daļai, ko projekta gaitā pastāvīgi pārskatāt kopā ar komandu un galvenajām ieinteresētajām personām. Ja jūs regulāri vērtējat progresu un efektīvi sazināsieties ar savu komandu, jums vajadzētu būt iespējai savlaicīgi identificēt budžeta un darbības jomas problēmas un veikt nepieciešamās korekcijas.
