Darbinieku piezīmju izmantošana, lai pieprasītu brīvprātīgajiem biroja svētku plānošanu, ir labs veids, kā iesaistīt daudzus darbiniekus un padarīt tos justies iekļauti biroja komandā. Darbinieku brīvprātīgo efektīva izmantošana var radīt tādus notikumus kā Ziemassvētku ballītes. Piezīmes arī nodrošina, ka ziņojums vai paziņojums sasniedz visus paredzētos adresātus. Plānojot Ziemassvētku ballītes un citus biroja pasākumus, jums jāpārliecinās, ka visi, kas tiek aicināti apmeklēt, apzinās datumu un laiku.
Preces, kas jums būs nepieciešamas
-
Potenciālo darbinieku brīvprātīgo saraksts
-
Kontaktinformācija visiem potenciālajiem brīvprātīgajiem
-
Notikuma datums, vieta un laiks
-
Brīvprātīgo laika un pienākumu prasību saraksts
Nosakiet, kāda veida Ziemassvētku ballīte būs jūsu birojā. Izlemiet, vai pasākums notiks birojā vai ārpus tās. Iestatiet budžetu. Nosakiet uzaicināmo cilvēku skaitu, ieskaitot darbinieku laulātos vai viesus. Izlemiet, vai tiks pasniegts alkohols, vai arī nodrošināsiet bezmaksas dzērienus vai naudas bāru. Saglabājiet detalizētu partijas parametru sarakstu, lai palīdzētu jūsu brīvprātīgajiem to izveidot.
Noteikt, cik daudz brīvprātīgo darbinieku būs nepieciešams, lai organizētu un atvieglotu partiju. Vairumā gadījumu vismaz 10 brīvprātīgie būs nepieciešami, lai segtu visas funkcijas. Izvēlieties brīvprātīgo līderi, lai pārraudzītu citus brīvprātīgos darbiniekus. Apspriediet organizācijas informāciju tieši ar vadošo brīvprātīgo. Pirms katras lomas piešķiršanas pārliecinieties, ka katram potenciālajam brīvprātīgajam ir laiks un spēja piedalīties.
Izveidojiet piezīmi visiem potenciālajiem brīvprātīgajiem, norādot, ka jums nepieciešama palīdzība ar biroja pusi. Norādiet tā darbinieka vārdu, kuru esat izvēlējies darboties kā brīvprātīgo saiknei. Pārliecinieties, ka visi brīvprātīgie saprot, ka papildus jums būs pieejama vēl viena persona, kas strādās, organizējot partijas organizēšanu. Lūdziet visiem piezīmju saņēmējiem sazināties ar jums nedēļas laikā, lai jūs informētu, vai viņi var brīvprātīgi strādāt. Saglabājiet sarakstu ar visiem, kas piekrituši palīdzēt.
Nosūtiet otru piezīmi cilvēkiem, kas ir brīvprātīgi. Piešķirt partijas uzdevumus un pienākumus konkrētām personām vai mazām grupām. Piemēram, novietojiet vienu grupu, kas atbild par pārtikas izvēlnes izvēli; otrā grupa, kas atbild par ielūgumu apriti; trešā grupa, kas atbildīga par rotājumiem, ballīšu un dāvanām. Turpiniet dalīt uzdevumus, līdz tiek aptverti visi puses aspekti. Iespējams, jums būs jāpiesaista papildu brīvprātīgie, ja jūsu partija ir liela, formāla vai sarežģītāka nekā nejauša biroja vākšana.
Otrajā piezīmē paziņojiet par brīvprātīgo komiteju sanāksmju grafiku nedēļas vai mēneša laikā, lai organizētu un sagatavotos. Plānojiet pirmo sanāksmi vismaz četrus līdz sešus mēnešus pirms pasākuma. Tas palīdzēs nodrošināt, ka netiek ņemta vērā detalizēta informācija, un visi brīvprātīgie saprot savus pienākumus un laika saistības. Plānojiet sanāksmes uzņēmuma laikā, uz vietas, bet pārliecinieties, ka tās negatīvi neietekmēs brīvprātīgo ikdienas darbu. Lūdziet visiem brīvprātīgajiem paziņot, vai viņi piedalīsies starta sanāksmē.
Izmantot piezīmes, lai regulāri plānošanas procesā regulāri sekotu visiem brīvprātīgajiem. PaziĦojumā par to, kas tika apspriests pēdējā sanāksmē, un to, kas tiks apspriests nākamajā sanāksmē. Lūdziet brīvprātīgajiem sazināties ar visu grupu, ja viņiem ir idejas, ieteikumi, jautājumi vai bažas, lai ikviens būtu pilnībā informēts par plānošanas procesa progresēšanu.
Pirms pasākuma, nosūtiet piezīmi visiem jūsu biroja vai uzņēmuma darbiniekiem, pateicoties darbinieka brīvprātīgajiem par viņu darbu, gatavojoties partijai. Šis pateicības izteikums ir svarīgs brīvprātīgajiem.
Padomi
-
Sagatavojot piezīmes, izmantojiet tradicionālo biznesa valodu, pat tādiem jautriem pasākumiem kā Ziemassvētku ballītes. Veidojot piezīmes, izvairieties no slengu terminu, izlikšanās un apšaubāmas valodas lietošanas.
Brīdinājums
Neļaujiet brīvprātīgajiem izmantot pušu plānošanas sanāksmes kā attaisnojumus, lai izvairītos no ikdienas darba pienākumiem.
