Neatkarīgi no nozares, kurā jūs strādājat, vai kāda veida darbu jūs veicat, ir neizbēgami, ka kādā brīdī jums būs jāpiedalās biznesa sanāksmē. Dažām darbavietām, jo īpaši tām, kas atrodas birojā, ir vairākas sanāksmes dienā, bet citas - tikai vienu reizi dažās nedēļās. Neatkarīgi no tā, cik svarīgi ir apzināties, kādas tēmas tiek apspriestas jūsu darba vietā, kā būtu jāveic efektīva sanāksme un kādas etiķetes normas jāievēro sanāksmes laikā. Ja esat atbildīgs par sanāksmes norisi, jums, iespējams, būs jānāk klajā ar ledlauzi, lai piedalītos dalībnieku vidū, vai sapulcē vai protokolā.
Kas ir biznesa tikšanās?
Būtībā biznesa tikšanās ir divu vai vairāku cilvēku pulcēšanās, lai apspriestu idejas, mērķus un mērķus, kas attiecas uz darba vietu. Biznesa tikšanās var veikt personīgi birojā vai citā vietā, vai pat pa tālruni un ar videokonferenci. Sanāksmes notiek ar darbiniekiem, vadītājiem, vadītājiem, klientiem, perspektīvām, piegādātājiem un partneriem, un ikvienam citam, kas ir saistīts ar organizāciju. Vairumā gadījumu sapulcei jānotiek tad, kad jautājums ir kaut kas tāds, ko nevar pienācīgi paziņot pa tālruni vai pa e-pastu, un ir nepieciešama tieša saskarsme ar vienu vai vairākiem cilvēkiem.
Biznesa tikšanās mērķis bieži ir pieņemt svarīgus lēmumus par organizāciju. Neatkarīgi no tā, vai tā lemj par departamenta jautājumu, piemēram, kā palielināt tirdzniecības budžetu, vai lielākam organizatoriskajam jautājumam, piemēram, cik daudz cilvēku atlaist pārejas laikā, sapulce palīdz skaidri nodot idejas. Runājot personīgi ar svarīgām ieinteresētajām pusēm, ir vieglāk efektīvi nodot svarīgu informāciju, lai panāktu attiecīgo lēmumu.
Vēl viens kopīgs sanāksmju mērķis ietver svarīgu paziņojumu iesniegšanu. Tie var būt par organizatoriskām izmaiņām, darbības plāniem vai uzņēmuma virziena izmaiņām. Bieži vien tiek rīkotas tikšanās, kad augstākā līmeņa vadītāji pievienojas komandai vai pamet komandu vai kad uzņēmums svin lielu pagrieziena punktu vai panākumus. Šādas sanāksmes var strādāt, lai palielinātu darbinieku iesaistīšanos un organizatorisko harmoniju.
Biznesa tikšanās arī palīdz atrisināt konfliktus un risināt sarežģītas problēmas. Konflikts var būt bieži sastopams darbavietā, un daudzas dažādas personības strādā komandā. Lai gan daži konflikti ir veselīgi un var veicināt izaugsmi, tas var būt arī nevēlams un prasa ātru risinājumu. Sanāksmes rīkošana var palīdzēt nepiekrītošajām pusēm panākt sapratni. Lielākām problēmām, kas saistītas ar vairākām ieinteresētajām personām, ir labākas izredzes tikt atrisinātām biznesa tikšanās laikā, kad attiecīgie svarīgi cilvēki ir vienuviet un strādā pie tā paša mērķa sasniegšanas.
Uzņēmuma vai projekta progresa pārskatīšana ir arī kopīgs biznesa tikšanās mērķis. Šeit organizācija izseko, kā komanda veic kādu konkrētu projektu vai kā uzņēmums kopumā cenšas sasniegt plānotos ieņēmumu mērķus. Organizējot biežas progresa reģistrācijas sanāksmes, organizācijas nodrošina, ka visas attiecīgās puses ir informētas par svarīgu rezultātu statusu.
Kā vadīt efektīvas biznesa tikšanās
Lai gan biznesa tikšanās palīdz organizācijām pieņemt lēmumus un atrisināt sarežģītas problēmas, tās dažkārt var būt neefektīva laika izmantošana, ja tā nedarbojas pareizi. Kad cilvēki ierodas uz sanāksmēm, kas nav sagatavotas, nepievērsiet uzmanību un nepārbaudiet darbības elementus, to var uzskatīt par laika izšķiešanu. Lai nodrošinātu, ka laiks tiek izmantots efektīvi, ir aktīvi jāiesaista gan organizators, gan biznesa tikšanās dalībnieki. Ja organizējat sanāksmi, sagatavojiet sapulces darba kārtību, precīzi izklāstot, kas tiks aptverts. Ja ir priekšmeti, kurus apmeklētājiem vajadzētu sagatavoties, pārliecinieties, ka viņiem ir pietiekami daudz laika, lai to izdarītu. Dažas sanāksmes notiek regulāri, piemēram, iknedēļas komandas pieskāriena punkti. Šāda veida sanāksmēm izveidojiet darba kārtības veidni un katru nedēļu aizpildiet unikālus vienumus.
Pārskatiet dalībnieku sarakstu uzmanīgi un uz sanāksmi uzaiciniet tikai galvenās ieinteresētās personas. Ja kāds, kas nepieciešams, lai piedalītos sanāksmē, nevar piedalīties, jums, iespējams, būs jāpārplāno, lai tos uzņemtu. Pretējā gadījumā var izrādīties neefektīva tikšanās ar trūkstošo ieinteresēto personu, kas nepieciešama lēmumu pieņemšanai.
Laiks ir vērtīgs, un ir svarīgi ievērot, ka cilvēki, kas apmeklē jūsu sanāksmi, aizņem laiku no savas dienas. Tā rezultātā ir svarīgi nodrošināt, ka sapulce sākas un beidzas laikā. Sagatavojot darba kārtību, izlemiet, cik daudz laika jums būs nepieciešams tērēt katram vienumam un izpildīt sanāksmi pulksten. Ja jūs domājat, ka tikšanās norisināsies, valdiet to, lūdzot cilvēkus ievērot darba kārtībā iekļautos jautājumus. Ja rodas citi svarīgi jautājumi, iesniedziet tos tālākai apspriešanai citā punktā.
Lai nodrošinātu, ka netiks izlaista svarīga jūsu sapulcē izcelta informācija, ņemiet arī piezīmes, ko sauc arī par minūtēm. Sapulces laikā jūs varat vai nu rakstīt, vai ierakstīt tos, vai arī uzdot kādam citam sapulcē ņemt piezīmes jums. Tādā veidā jūs varēsiet koncentrēties uz diskusiju. Pēc sanāksmes pārliecinieties, ka pārskatāt piezīmes, pievienojat trūkstošos vienumus un nosūtiet tos svarīgajām ieinteresētajām personām. Ja nākotnē radīsies jautājumi, var būt noderīga rakstiska liecība par to, kas tika apspriests sanāksmē.
Pēc tam, kad biznesa tikšanās ir beigusies, noteikti sekojiet līdzi jebkuriem pasākumiem, par kuriem tika pieņemts lēmums. Jums var būt nepieciešams nosūtīt atgādinājumus saviem kolēģiem vai pieskarties bāzei, lai pārliecinātos, ka viņi ir pabeiguši savus uzdevumus.Ja ir kādi neatrisināti jautājumi, kas nav pabeigti līdz noteiktajam termiņam, jums var būt nepieciešama papildu diskusija ar šo personu.
Biznesa tikšanās Icebreakers
Dažām biznesa sanāksmēm, jo īpaši tām, kurās dalībnieki nepazīst viens otru ļoti labi, ir nepieciešami ledlauži. Jautri jautājumi vai īsas komandas veidošanas darbības var palīdzēt mazināt saspīlējumu un nodrošināt ikvienam vienlīdzīgus konkurences apstākļus. Viens no vienkāršākajiem veidiem, kā sapulcināt ledu, ir uzdot jautājumu, kas atklāj unikālu vai interesantu tērpu par katru personu. Atbildes uz šiem jautājumiem palīdz cilvēkiem savstarpēji saistīt. Daži piemēri:
- Ja tu būtu dzīvnieks, kādu jūs būtu un kāpēc?
- Kur ir interesantākā vieta, kur esat bijis?
- Ja jūs varētu satikt kādu vēsturisku figūru, kas tas būtu un kāpēc?
Jautājumiem, kas saistīti ar ledlauzi, nav jārisina sanāksmes tēma. Tie ir paredzēti, lai cilvēki runātu un klausītos viens otru. Vēl viens lielisks tikšanās ledlauzis ietver katru dalībnieku, kas stāsta par divām patiesībām un meli, un pārējiem apmeklētājiem ir jānovērtē, kas ir meli. Tas ir lielisks veids, kā iepazīt sanāksmes cilvēkus. Icebreakers var būt arī grupu aktivitāšu veidā. Piemēram, lūdziet sapulces cilvēkiem atrast sanāksmē kādu, kam ir kaut kas kopīgs ar viņiem, piemēram, mājdzīvnieks vai automašīnas zīmols. Tas liek cilvēkiem atstāt savas vietas un runāt ar citiem, kurus viņi parasti nevar runāt.
Dažas ledlauža darbības ir saistītas ar mazliet sagatavošanās sanāksmes organizētāja daļai. Viena darbība ietver slavenību nosaukuma uzrakstīšanu uz nelieliem papīra gabaliem un nosaukuma piestiprināšanu katra dalībnieka aizmugurē. Šajā spēlē katram dalībniekam jāuzdod jā vai nē jautājumi par personu, kuras vārds ir uz muguras, cenšoties uzminēt, kas tas ir.
Biznesa tikšanās etiķete
Lai gan jūsu organizācijas kultūra informēs, kā jums vajadzētu rīkoties biznesa sanāksmēs, ir daži aspekti, kas saistīti ar etiķeti, kas ir universāli. Viens no labākajiem veidiem, kā apmeklēt sanāksmi, ir jāsagatavo. Tas nozīmē, ka jāzina, kas ir darba kārtībā un kas ir sagatavojis vai pētījis, lai ietu kopā ar jautājumiem, par kuriem jūs esat atbildīgs. Piemēram, ja darba kārtības postenī ir apspriests mārketinga plāns, ar kuru strādājat, ir svarīgi doties uz tikšanos ar roku plāniem, kas ir gatavi tos detalizēti apspriest. Vienlīdz svarīgi ir arī ierasties laikā.
Koncentrēšanās uz sapulci, nevis viedtālruni vai klēpjdatoru, ir vēl viens veids, kā pierādīt savu profesionalitāti, tāpēc izslēdziet tālruni un aizveriet savu klēpjdatoru sanāksmes laikā. Ja jums ir nepieciešams, lai sapulcei piekļūtu visiem jūsu klēpjdatora failiem, noteikti izslēdziet savu e-pasta ziņojumu, lai jūs netraucētu ienākošos ziņojumus. Atcerieties, ka sanāksme prasa jūsu uzmanību, un to sadalīšana starp tālruni vai klēpjdatoru neradīs efektīvu diskusiju.
Būt labam klausītājam un aktīvam dalībniekam ir galvenie aspekti biznesa tikšanās apmeklēšanā. Noteikti sekojiet līdzi tam, ko cilvēki saka, uzdodiet jautājumus, kad neesat pārliecināts par kaut ko, un sniedziet atbildes vai ieskatu par jautājumiem, par kuriem jūs esat atbildīgs. Jūsu ķermeņa valoda ir arī daļa no aktīva dalībnieka; tas nozīmē, ka sēžat augstā vietā, nevis sēžot savā krēslā un sazinoties ar cilvēkiem, ar kuriem jūs runājat.
Atkarībā no sanāksmes veida, kuru jūs apmeklējat, jūs varat nosūtīt pateicību sanāksmes organizatoram vai cilvēkiem, ar kuriem tikaties. Tas varētu būt piemērots, ja jūs tiksieties ar svarīgu klientu vai izredzes. Jūs varat pateikties viņiem par laiku un atkārtot dažas svarīgas lietas, par kurām jūs apspriedāt, lai parādītu jūsu entuziasmu.
Biznesa tikšanās protokolu veidne
Kad esat uzdevis ierakstīt sapulces protokolus, tas var šķist stresa darbs. Daži padomi var palīdzēt jums atzīmēt visus svarīgākos punktus sanāksmē, nepastāvot neko. Ir svarīgi saprast protokola mērķi. Sapulces laikā pieņemtajām piezīmēm ir jābūt rakstiskam pierakstam par to, kas notika tur. Šīs piezīmes var būt noderīgas, lai dalībnieki atcerētos to, kas tika teikts, vai arī viņi var sniegt sapulci par sanāksmi tiem, kas nevarēja apmeklēt. Tā rezultātā ir svarīgi ņemt vērā visus galvenos jautājumus, kas apspriesti sanāksmē, tostarp pieņemtos lēmumus, uzdevumus vai plānotos nākamos soļus un pieņemtos lēmumus.
Pirms apmeklējot sanāksmi, pierakstiet vienkāršu veidni, ko varat aizpildīt, veicot piezīmes. Iegūstiet sanāksmes darba kārtības kopiju un izmantojiet to kā ceļvedi. Darba kārtības augšdaļā pievienojiet atstarpi, lai atzīmētu visu sanāksmes dalībnieku vārdus. Ja trūkst galveno ieinteresēto pušu, jūs vēlaties atzīmēt, ka arī tad, ja jums būs nepieciešams sekot līdzi tiem vēlāk. Atkarībā no sapulces veida un apspriežamajām tēmām, ir vairāki vienumi, kurus varat pievienot protokola veidnei:
- Sanāksmes datums un laiks.
- Nākamās sanāksmes datums un laiks, ja tāda tiek plānota.
- Dalībnieku vārdi un visu galveno trūkstošo ieinteresēto personu vārdi.
- Pieņemtie lēmumi vai iespējas, kas tika apspriestas par katru darba kārtības punktu.
- Nākamie soļi katram darba kārtības punktam.
- Darba kārtības jautājumi, kas netika apspriesti sanāksmē, bet tiks pārcelti uz nākamo sanāksmi.
- Jebkurš jauns bizness, kas nav norādīts sākotnējā darba kārtībā.
- Uzdevumi vai darbības priekšmeti un personas, kurām tie tika piešķirti, ieskaitot termiņus, ja tie ir norādīti.
Izstrādājot sapulces protokola veidni, jūs varēsiet labāk reģistrēt svarīgos takeaway un sekot līdzi nepieciešamajiem darījumiem pēc sanāksmes.
