Parasti publiskajā sektorā tiek izmantoti īsie dokumenti, kas ietver konkrēta jautājuma kopsavilkumus un ieteikto rīcību. Uzņēmējdarbības vidē izpilddirektors var izmantot informatīvu dokumentu, lai informētu vadītāju par jautājumu, kas tiks apspriests, piemēram, nākamajā valdes sēdē. Šajā gadījumā CEO var vēlēties uzzināt jautājuma pamatu un kontekstu, kā arī visus turpmākos pasākumus, lai viņa varētu apspriest specifiku ar valdes locekļiem. Ja vēlaties rakstīt informatīvu papīru kādam jūsu uzņēmumam, pārliecinieties, ka tas ir precīzs un kodolīgs.
Informatīvā dokumenta formāts
Kā norāda nosaukums, informatīvajiem dokumentiem ir jābūt īsiem. Parasti jums būs jāglabā papīrs zem divām lappusēm, lai to būtu viegli lasīt un absorbēt. Informatīvā dokumenta mērķis ir informēt saņēmēju par sarežģītu jautājumu, nodrošināt kontekstu augstā līmenī un iekļaut ieteikumus par to, ko darīt tālāk. Tas palīdz viņam apzināties svarīgākos jautājumus, lai veiktu nepieciešamos lēmumus vai izpildītu jebkādus saistītus uzdevumus. Informatīvie dokumenti ir uzrakstīti skaidrā, vienkāršā valodā, un biežās rindkopās bieži vien ir aizzīmju punkti, lai tos būtu viegli skenēt.
Informatīvā dokumenta sākums
Iekļaujiet vārdu, uz kura rakstāt instruktāžas dokumentu, pašreizējo datumu un informatīvās piezīmes priekšmetu augšpusē. Daudzas informatīvās piezīmes sākas ar sadaļu “Mērķis”, kas tiek izmantots, lai identificētu piezīmes iemeslu. Tas palīdzēs brīdināt lasītāju par to, kāpēc šī informācija viņiem ir svarīga.
Šā dokumenta mērķis ir informēt prezidentu par informāciju par policijas incidentu mūsu Sentluisas birojā 3. septembrī. Tā kā starpgadījums ir kļuvis par nacionālo ziņu, prezidents var saņemt plašsaziņas līdzekļu locekļu jautājumus.
Alternatīvi daži informatīvie ziņojumi sākas ar sadaļu “Problēmas”, kur var iekļaut visas problēmas, kas ir jāatrisina.
Informatīvā dokumenta galvenā struktūra
Informatīvā dokumenta saturā jāiekļauj sadaļa par „Galvenajiem apsvērumiem”, kurā jūs varat atzīmēt problēmas kontekstu vai fonu, kā arī visu būtisko informāciju, kas lasītājam būtu jāzina.
Lietas, kas jāapsver: vainīgais nav un nekad nav bijis šī uzņēmuma darbinieks. Viņš rīkojās viens pats, bez palīdzības no mūsu iestādes. Kaut arī darbinieki atvēra drošas durvis, viņi to darīja, piespiedu kārtā un saskaņā ar drošības procedūrām. Sentluisa policijas nodaļa par saviem drosmīgajiem centieniem palīdzēs izglābt trīs darbiniekus.
Tālāk aprakstiet ierosināto darbības virzienu sadaļā „Nākamās darbības”. Šeit jūs varat iekļaut iespējamos rezultātus un scenārijus, pamatojoties uz pieejamajiem risinājumiem.
Palīdzība atbildes sniegšanā
Dažos informatīvajos dokumentos ir iekļauta arī „Runājošās piezīmes”. Tajā jūs varat iekļaut konkrētus punktus, kurus lasītājam būtu jārisina, ja viņi sniedz runu vai rīko sanāksmi, kas saistīta ar attiecīgo tēmu. Tā vietā, lai rakstītu runu, kas viņiem būtu jālasa, ir labāk iekļaut īsus aizzīmju punktus ar tēmām, kuras viņiem vajadzētu pieminēt. Tas palīdzēs viņiem izskaidrot šo jautājumu savos vārdos.
Savā instruktāžas dokumenta beigās iekļaujiet savu kontaktinformāciju, lai lasītājs varētu jums viegli piekļūt, ja viņiem ir kādi jautājumi.
