Īsumā. Ja jūs domājat par to, lingvisti nevarēja izvēlēties labāku terminu, lai aprakstītu uzņēmējdarbības dokumentus, kas apkopo „nepieciešamību zināt” informāciju vadītājiem, kuriem nav laika vai slīpuma, lai pārvarētu masveida disertācijas. Ja jums tiek lūgts sagatavot instruktāžas ziņojumu, paturiet prātā vārdus “kodolīgi” un “pithy”, ekstrapolējot galvenos datus, kurus jūsu priekšnieki sagaida. Veikt divpakāpju pieeju: domājiet kā rakstnieks, kad jūs velkat datus no ziņojumiem, pēc tam kļūstat par redaktoru, kura mērķis ir nosvērt katru vārdu par ietekmi, atstājot kritiskos datus neskartus.
Izprotiet informatīvā ziņojuma mērķi: vadītāji meklē "analīzi, nevis pašu analīzi", tāpēc paturiet to prātā, kad jūs izpildāt savu izpildvaras īsu informāciju no informācijas, kas atrodama ziņojumā.
Sāciet īsu aprakstu, norādot problēmu / situāciju, paskaidrojiet tā atbilstību un pēc tam - precīzā, precīzā valodā - atkārtojiet galvenajā ziņojumā ietvertos pierādījumus un secinājumus. Pieņemiet žurnālista reverso piramīdu, lai strukturētu savu īsu brīdi. Ekstrapolējiet un pēc tam apņemieties dokumentēt svarīgākos datus sākumā. Pievienojiet mazāk svarīgu informāciju dilstošā secībā, lai izveidotu īsu tekstu.
Izmantojiet vienkāršu angļu valodu, kurai nav sensācijas, superlatīvi un pūka, lai precizētu savu īso laiku. Ietveriet grafikus, dažādas perspektīvas, jo tās atbalsta vai atspēko savu darbu, un visu, kas ir jūsu mērķauditorijas nomenklatūrā. Centieties padarīt īsu sevis saturošu kopsavilkumu, kurā nav nepieciešami pielikumi vai svešas dokumentācijas, lai izskaidrotu sākotnējā ziņojumā norādītos svarīgos punktus.
Izmantojiet galvenes, apakšgrupas un aizzīmju punktus, lai palīdzētu vadītājiem bez piepūles pārvietoties pa instruktāžas ziņojumu. Pārskatiet garos punktus un sagrieziet tos, lai sašaurinātu pārskata tempu. Dodiet konkrētus mērījumus vai skaitļus, lai nekas netiktu iztēlei. Pārbaudiet katru punktu, lai iegūtu precizitāti. Jo īpaši, ja pastāv datu atšķirības, paskaidrojiet, kāpēc tie ir notikuši.
Iesniedziet savam informatīvajam ziņojumam objektivitātes pārbaudi, lai pārliecinātos, ka esat aizmirsis neobjektivitāti, lai jūs neapšaubītu datu apšaubīšanu un spēju formulēt šāda veida ziņojumu.Kļūstiet piesardzīgi, ja galvenajam ziņojumam, no kura jums ir dati, nav tiešu secinājumu. Drīzāk norādiet, ka nav nekādu pārpratumu par jums, autors, atstājot kritisku informāciju.
Padomi
-
Noteikti diferencējiet savu instruktāžas ziņojumu no kopsavilkuma, kas ir garāks dokuments, kas var darboties līdz 10 lapām, un ietver aicinājumu rīkoties, kas nepieder pie izpildvaras īsajām ziņām.
