Efektīva komunikācija ar darbiniekiem ir viens no vadītāja izaicinājumiem. Atšķirībā no personiskās sarunas, kurā ziņu var pielāgot personai, kura to saņem, runājot ar darbiniekiem kopumā, jums ir jārunā ikvienam piemērotā stilā. Tas var būt īpaši grūti, rakstot negatīvu piezīmi - tādu, kas ir kritisks vai kas sniedz sliktas ziņas. Šādas raķetes aizpildīšana prasa, lai menedžeris būtu tiešs, bet arī taktisks. Mērķim vajadzētu būt iedrošināt savus darbiniekus mainīt savas darbības, neradot sliktas jūtas.
Vispirms sniedziet sliktas ziņas. Rakstot negatīvu piezīmi, parasti vislabāk ir nokļūt līdz sliktajām ziņām. Ieviešot ievērojamu daudzumu avota uz ziņojumu, ir vairāki trūkumi: pirmkārt, tas var padarīt to skaņu kā jūs apstāties; otrkārt, daži darbinieki var pārtraukt lasīšanu, pirms nokļūst pie piezīmes; un, treškārt, ja ziņa ir gaidīta, daudzi darbinieki jebkurā gadījumā izlaidīs ievadu. Šīs sadaļas tonim jābūt vienkāršam, un fakti ir skaidri izklāstīti. Centieties izvairīties no dusmām vai pārmērīgas negativitātes.
Piedāvāt iedrošinājumu. Pēc slikto ziņu izklāsta, pārvietojiet savas piezīmes toni un fokusu, lai tas būtu nedaudz optimistiskāks. Ja jūsu vēstule ir bijusi kritiska, piedāvājiet slavēt un iedrošināt vārdus. Ja esat snieguši nepatīkamas ziņas, uzsvērt pozitīvo. Jūsu kā vadītāja darba mērķis ir vadīt uzdevumu, kas nekad nav svarīgāks nekā grūtībās.
Piedāvājiet risinājumu. Viena no problēmām, ar kurām darbinieki bieži saskaras, saņemot negatīvu piezīmi, nav zināt, kādas darbības viņu vadītājs vēlas, lai tās uzņemtos tagad. Vēstules trešajā un pēdējā daļā izklāstiet skaidru rīcību, ko darbinieki var veikt, lai uzlabotu situāciju. Šim norādījumam būtu jānodrošina skaidri pasākumi darbiniekiem un jāsniedz optimistiski.
Izlasiet to skaļi. Pirms piezīmes nosūtīšanas jums vajadzētu to aplūkot un pēc tam skaļi nolasīt. Vispirms skaļi izlasiet to sev un pēc tam vismaz vienai citai personai, kas var sniegt atsauksmes. Uzmanīgi klausieties savu vārdu izvēli un mēģiniet dzirdēt jebkuru valodu, kas varētu būt nepareizi interpretēta. Pēc šo labojumu veikšanas vēstulei jābūt gramatikas, pieturzīmju un pareizrakstības korektūrai - lai parādītu saviem darbiniekiem, ka esat rakstījis vēstuli uzmanīgi.
