Kamēr digitālais laikmets rada mazāk papīra, pieaug elektroniskā uzglabāšanas pieprasījums. Vadlīnijas, ko organizācijas informācijas vadības komanda izstrādājusi, lai izveidotu, piekļūtu, uzglabātu un galu galā iznīcinātu ierakstus, nosaka elektronisko dokumentu dzīves cikla noteikumus. Elektronisko ierakstu aprites cikls ietver izveidi, izmantošanu, uzglabāšanu un izvietošanu lielākai daļai uzņēmumu un valsts iestāžu. Dažas organizācijas arhivē noteiktus ierakstus, kas tiek uzskatīti par nenovērtējamu, kā dzīves cikla pēdējo posmu, kad tie netiek iznīcināti.
Radīšana
Viens no lielākajiem izaicinājumiem jebkurai elektroniskās pārvaldības sistēmai ir dokumentēt jaunu ierakstu rašanos loģiski un konsekventi turpmākai izmantošanai, izguvei un uzglabāšanai. Tas, kas ir ieraksts, ir izveidots ar organizācijas politikas rokasgrāmatu, kas ir rakstīta ar federālajiem un valsts statūtiem. Ja tas ir pareizi identificēts dzīves cikla sākumā, ieraksts ir viegli pieejams, līdz beidzas ieraksta lietderība un tas tiek iznīcināts. Atkarībā no organizācijas daži ieraksti tiek izveidoti automātiski, kad datorā tiek ievadīti daži dati. Citas sistēmas pieprasa, lai persona izveidotu ierakstu manuāli.
Izmantot
Kad ieraksts ir izveidots elektroniski, tas parasti tiek izplatīts un izmantots kā informācijas līdzeklis uzņēmējdarbības vai valdības mērķiem. Šā iemesla dēļ ieraksti tiek glabāti repozitorijā, lai tie būtu viegli pieejami. Aktīvā laikā lielākā daļa ierakstu tiek uzglabāti, bet tie ir pieejami, izmantojot datu bāzi ar identifikācijas informāciju, kas iezīmē ierakstu.
Uzglabāšana un uzturēšana
Pēc tam, kad fails ir lietots un vairs nav nepieciešams, ieraksts bieži tiek saglabāts kā neaktīvs. Ieraksti ir jāglabā piekļuvei pirms to iznīcināšanas saskaņā ar noteikumiem, kas noteikti kā organizatoriskā politika. Daļa no iemesla, kāpēc šāds uzsvars tiek likts uz pareizu uzglabāšanu, attiecas uz privātuma jautājumiem. Piesardzīga organizatoriskā politika ir vērsta uz drošību kā galveno atbildīgās ierakstu uzturēšanas daļu.
Izvietošana
Ierakstiem jābūt pieejamiem dažus gadus, lai tie atbilstu federālajiem un valsts tiesību aktiem. Lielākā daļa organizācijas politikas attiecībā uz ierakstu saglabāšanu un izvietošanu izmanto obligātās prasības attiecībā uz ierakstu saglabāšanu. Uzņēmumi veic uzskaiti tiesvedības nolūkos, ja viņi ir spiesti aizstāvēt noteiktus uzņēmējdarbības pasākumus, kas veikti iepriekš. Ir ļoti svarīgi, kā tiek iznīcināti ieraksti. Tā kā elektroniskās datnes var atjaunot ekspertu rokās, ir svarīgi, lai elektroniskie faili tiktu izdzēsti bez jebkāda veida informācijas atgūšanas.
