Ierakstu pārvaldība ir uzņēmumu, bezpeļņas organizāciju, valsts aģentūru, sociālo aģentūru, medicīnas, tirdzniecības, finanšu, skolu, koledžu un universitāšu un visu citu veidu vienību, kas ģenerē informāciju, kas jāuztur noteiktu laiku, obligāta funkcija. Atsevišķām mājsaimniecībām ir arī jāapgūst laba uzskaite. Turklāt dokumentu pārvaldība ir sistemātisks, organizēts, plānots un kontrolēts ierakstu dzīves cikla pārvaldības vai izsekošanas process. Ieraksts var būt materiāls papīra objekts vai tas var būt digitālā vai elektroniskā veidā. Ierakstus var glabāt finanšu, medicīniskajos, informatīvajos, oficiālajos dokumentos, biroja dokumentos, algu sarakstos, valdības veidlapās un e-pastos starp simtiem citu ierakstu. Ierakstu pārvaldība aptver ierakstu dzīves cikla trīs posmus: ieraksta izveidošana vai saņemšana; ieraksta uzturēšana, droša glabāšana, izguve vai vispārēja izmantošana; ieraksta nodošanu.
Ierakstu izveide
Ierakstu veidošana vai saņemšana ir tas, kas rada pieprasījumu pēc ierakstu pārvaldības. Vai tas būtu nodarbinātības pieteikums, rēķins vai inventāra kontroles ziņojums, kad ieraksts ir izveidots, ir jāizmanto visas pārējās šī ieraksta darbības vai vadības funkcijas. Viena no ierakstu pārvaldības procesa funkcijām ir noteikt ieraksta plūsmu pēc tam, kad tas ir izveidots vai saņemts. Kam ir nepieciešams skatīt ierakstu? Kur ieraksts tiek veikts pēc tam, kad visi ir skatījuši vai rīkojušies pēc ieraksta (piemēram, maksājuma uzskaite kontā)? Kas ir atbildīgs par ieraksta drošas glabāšanas nodrošināšanu? Visiem šiem jautājumiem ir vajadzīgas labi informētas atbildes.
Ierakstu uzturēšana
Ieraksta saglabāšana ietver operāciju izstrādi ieraksta saglabāšanai. Uzglabājot ierakstus, ir jārealizē vairāki apsvērumi, ieskaitot ieraksta pieejamību, lai tos varētu izgūt tie, kuriem ir nepieciešams atsaukties uz informāciju, vai piekļūt ieraksta personīgajam raksturam. Otrā puse, lai padarītu ierakstu pieejamu, ir apzīmējums, kurš nevar piekļūt ierakstam. Kad ieraksts nav uzglabāts, ir svarīgi, lai labas uzskaites pārvaldībai būtu sistēma, lai noteiktu, kam ir ieraksts, kur tie ir, un kad viņi plāno atgriezt ierakstu. Nozīmīga ierakstu pārvaldības sistēmas sastāvdaļa ir arī ieraksta pareizas atgriešanas nodrošināšana. Droša ierakstu glabāšana var ietvert katra ieraksta digitālo kopiju glabāšanu citā birojā vai bankas seifā. Ieraksti jāglabā sausā, vēsā vietā, lai novērstu papīra vai elektronisko kopiju bojājumus. Arhīva procesi ir daļa no ierakstu pārvaldības uzturēšanas fāzes. Noteikt, kad ieraksts ir piemērots arhivēšanai, ir daļa no ierakstu pārvaldības. Šī funkcija ir arī izvēle, kur arhivē ierakstus un cik ilgi ieraksti tiek arhivēti. Dažus ierakstus, piemēram, vēsturiskus ierakstus, var glabāt uzņēmuma dzīvē un dažkārt arī ārpus tās. Pilsētām, valstīm un piepilsētām vēsturiskie ieraksti var būt jāglabā uz nenoteiktu laiku.
Ierakstu iznīcināšana
Ierakstu iznīcināšana pareizā laika posmā ir kritiska. Lielākā daļa ierakstu jāiznīcina, sasmalcinot. Apsvērumi par iznīcināšanu ietver to, cik ilgi ir jāglabā ieraksts. Ierakstu glabāšanas termiņš ir atkarīgs no ieraksta rakstura. Dažus ierakstu uzglabāšanas nosacījumus nosaka valdības noteikumi, piemēram, nodokļu uzskaite, daži - bankas kredītu pārvaldībai un daži - ar juridiskām vadlīnijām, piemēram, iekļaušanas dokumentiem. Tas ietver arī noteikšanu, kā reģistri tiek iznīcināti, piemēram, sasmalcinot uzņēmumā vai iznomājot ārējo uzņēmumu, lai sadriskātu, kā arī var būt noderīga izsekošanas sistēmas izveide. Uzskaita, kuri ieraksti pēc kategorijas, kur tie tiek pārdoti, kā tie tika iznīcināti un kur var būt izdevīgi ilgtermiņa ierakstu pārvaldībai. Turklāt pierakstīšanās mehānisma ieviešana dokumentu iznīcināšanai var palīdzēt nodrošināt ikvienu, kam jāzina, pirms jebkādu ierakstu iznīcināšanas.
Citi ierakstu pārvaldības apsvērumi
Vairākas citas iespējas, kā pielāgot ierakstu pārvaldības sistēmu, ietver dokumentu un procedūru, kas saistītas ar visu ierakstu pārvaldību, dokumentēšanu un paziņošanu, kontroles mehānismu un procedūru izstrādi un ieviešanu katram ierakstu pārvaldības posmam un ierakstu pārvaldības sistēmu vienkāršu un viegli sazināmu un vienkāršu uzturēšanu. spēt.
Resursi mācību ierakstu pārvaldībai
Ir vairāki resursi, kas pieejami, lai apgūtu efektīvu ierakstu pārvaldību. Tehniskās skolas, koledžas un universitātes, tiešsaistes apmācības un uzziņu grāmatas ir plašas vietējā grāmatnīcā vai koledžas grāmatnīcā, kas var palīdzēt izstrādāt efektīvu un likumu ievērojošu dokumentu pārvaldības sistēmu. Vienmēr pārbaudiet vietējos, valsts un federālos noteikumus par īpašiem ierakstu pārvaldības noteikumiem.
