Dienas un vecuma tehnoloģijās, atlaišanas procesos, terabaitos, gigabaitos un informācijas dublikātos, ierakstu pārvaldība ir ikdienišķa, bet kritiska prakse, kurai visām organizācijām vajadzētu būt nolaistām. Arvien biežāk pieeja datu failu saglabāšanai kļūst par labas uzņēmējdarbības lēmumu pieņemšanas maizi un sviestu.
Kas ietver ierakstu pārvaldību
Ierakstu pārvaldība ietver vairākas datu vākšanas, uzglabāšanas un, iespējams, pareizas iznīcināšanas jomas. Zinātne ir sadalīta vairākās kategorijās: ievade un savākšana, uzglabāšana, atlaišana un dublēšana un samazināšana. Ievade un savākšana nosaka protokolus, kas darbiniekiem ļauj sekot līdzi tam, kā dati tiek veidoti, un reģistrācijas sistēmu, kas jāievēro, lai vēlāk varētu viegli izgūt. Tajā ir arī precizēts, kas būtu jāsaglabā un kam nevajadzētu. Glabāšana var ietvert gan papīra, gan elektroniskos failus, kā arī nosaka parametrus, kādiem uzglabāšanas līdzekļiem ir atļauts un kas nav (t.i., cietie diski pret papīra mapēm pret tīkliem vai zibatmiņām). Atbrīvošana no darba un rezerves ietver svarīgas informācijas drošības kopiju saglabāšanu katastrofas gadījumā. Un, visbeidzot, samazināšana nosaka pieļaujamās metodes datu iznīcināšanai un likvidēšanai no biznesa sistēmām.
Statistiskā palīdzība lēmumu pieņemšanai
Ierakstu pārvaldība ļauj viegli apkopot statistiku. Liela daļa uzņēmējdarbības lēmumu pieņemšanas pamatā ir tendenču analīze. Tendences analīze ir izstrādāta un veidota, balstoties uz informācijas un datu modeļiem un izdarot secinājumus par šo modeļu uzvedību. Jo labāk ir informācijas pārvaldība, labāka tendenču analīze un ar to saistītās uzņēmējdarbības zināšanas.
Izvairīšanās no informācijas zudumiem
Vēl viena svarīga dokumentu pārvaldības sastāvdaļa ir datu zudumu novēršana. Tas var notikt ļoti viegli: fails tiek dzēsts, nepareiza mape ir sasmalcināta, slikts darbinieks iet no ēkas ar sensitīviem datiem.
Ierakstu pārvaldība nodrošina, ka pastāv preventīvi procesi, lai organizētu un iesniegtu informāciju aizsargātā veidā. Pēc tam tiek atlaisti darbinieki, piemēram, rezerves sistēmas un vairāku kopiju krātuves, tādēļ, ja viena failu sistēma tiek iznīcināta, to var ātri aizstāt ar neseno kopiju. Visbeidzot, drošības pasākumi palīdz nozvejas ierakstiem, kas tiek bojāti un kas var apdraudēt uzņēmuma labklājību un intereses.
Organizatoriskie ieguvumi
Ierakstu pārvaldība uzlabo efektivitāti. Dati tiek atrasti ātrāk, vieglāk, un lēmumu pieņemšana tiek uzlabota, veicot tūlītēju analīzi un informācijas izgūšanu. Labāka uzskaite samazina resursu izšķiešanu. Mazāk papīra un uzglabāšanas sistēmas telpa tiek izmantota, ja tiek ievēroti pareizi protokoli. Nejauša iznīcināšana un pastāvīgi zaudējumi tiek novērsti, ja pareiza uzskaites pārvaldība nodrošina, ka pastāv pēdējās rezerves kopijas. Dokumentu pārvaldība arī uztur papīra ceļu, lai palīdzētu aizstāvēt uzņēmuma darbības tiesvedības laikā. Visbeidzot, ierakstu pārvaldība palīdz uzturēt labu organizāciju, strādājot ar klientiem, projektiem vai to apkalpošanu. Saglabājot organizētu informācijas vākšanas sistēmu, vērtīgus datus un informāciju var iegūt, ja tas ir nepieciešams klientam vai projektam.
Ārpakalpojumi kā iespēja
Daudzi uzņēmumi vēlas palikt veltīti savām galvenajām specialitātēm un nevēlas būt tik satraukti par datu sistēmu uzturēšanu. Šādos gadījumos var būt ļoti izdevīgi izmantot partneri vai pārdevēju, lai uzturētu un izstrādātu ierakstu pārvaldību, lai klienta uzņēmums varētu tikai koncentrēties uz savu pamatdarbību. Administrācija tiecas maksāt par pakalpojumu, kas nodrošina, ka uzglabātā informācija tiek savākta un uzturēta, jo klients to prasa lēmumu pieņemšanai. Daudzi lielāki uzņēmumi ir virzījušies uz šo virzienu, lai tie būtu efektīvāki, dažreiz ārpakalpojumus sniedz tikai rezerves pakalpojumi, bet citi pārvērš visas ierakstu sistēmas uz pārdevējiem, lai nodrošinātu labāku pārvaldību.
