Šodien daudzi uzņēmumi un valsts aģentūras ir aizstājušas izdevumu kontu ar kompensācijas plāniem. Šis atlīdzināšanas plāns neļauj darbiniekiem izmantot korporatīvos vai valsts izdevumu kontus citu iemeslu dēļ nekā apstiprinātie izdevumi. Tomēr jums var būt grūti izsekot ieņēmumiem; reizēm personiskie izdevumi tiek sajaukti ar uzņēmējdarbības izdevumiem, un jūs esat atbildīgs par ziņošanu par problēmu un tikai pieņemot atlīdzību, kas jums ir pienākums par oficiālo uzņēmējdarbību. Kad tas notiek, jums tiks lūgts uzrakstīt vēstuli, lai izskaidrotu ieņēmumus un precizētu, kuri izdevumi ir jāatmaksā.
Sāciet burtu, ierakstot datumu. Izlaist līniju un ierakstiet kontaktpersonas vārdu un nosaukumu, uzņēmuma nosaukumu un uzņēmuma adresi atsevišķās rindās. Izlaidiet citu rindas vietu un ierakstiet "Dear Ms./Mr. (Last name)", kam seko resnās zarnas.
Nosakiet sevi un nekavējoties paskaidrojiet sava vēstules mērķi. Piemēram, "Mans vārds ir Jill Harrison no Grāmatvedības departamenta, un es rakstu, lai izskaidrotu manus ieņēmumus no nesenā biznesa ceļojuma uz Akronu, lai noskaidrotu, kuri posteņi man būtu jāatmaksā, un kādi ir mani personīgie izdevumi, kas nav nepieciešami kompensāciju."
Detalizēti norādiet izdevumus, kas jāatmaksā numurētajā sarakstā, un norādiet atbilstošo kvīti un saņemšanas datumu, lai palīdzētu atmaksāšanas apstrādātājam. Ja jūsu organizācija strādā dienā, par kuru jums tiek piešķirta tikai konkrēta dolāra summa pārtikai, naktsmītnēm vai citiem vienumiem dienā, sadaliet izmaksas dienā, lai pārstrādātājs varētu redzēt, vai esat palicis zem dienas naudas.
Uzskaitiet izdevumus, kas parādās uz ieņēmumiem, kas ir jūsu personīgie izdevumi. Jums nav nepieciešams izskaidrot, kas tie ir, vienkārši norādiet, ka tā ir jūsu personīgā maksa. Sniedziet arī šos izdevumus. Jūsu uzņēmums vai organizācija var arī lūgt no atlīdzības summas noņemt attiecīgos nodokļus, kas saistīti ar šiem personīgajiem priekšmetiem.
Norādiet kopsummas, kas jums jāatmaksā, kopā ar to, ko jūs atteicat atmaksāt. Šiem diviem numuriem ir jāsaņem kopējais dolāra apjoms. Norādiet dolāra summu, kuru pieprasāt atmaksāt, un dolāra summu, par kuru atsakāties atmaksāt; bieži organizācijas prasa, lai jūs juridisku iemeslu dēļ šos skaidrojumus ievietotu skaidrā valodā.
Paldies procesoram par viņa vai viņas laiku un atvainojieties par neērtībām, kas saistītas ar to, ka ir jāšķiro ieņēmumi. Norādiet savu darba tālruņa numuru un e-pasta adresi, ja viņam ir kādi jautājumi par maksājumiem par čekiem.
Aizveriet burtu, ierakstot "Sirsnīgi" un izlaidiet trīs rindu atstarpes. Ierakstiet savu pilnu vārdu un nosaukumu. Izdrukājiet vēstuli uz firmas veidlapas un parakstiet savu vārdu virs ierakstītā nosaukuma. Izveidojiet gan vēstules, gan čeku kopiju un saglabājiet tos jūsu ierakstiem. Nosūtiet vēstuli kontaktpersonai, kas apstrādās atlīdzību.
