Sapulces laikā veikto darbību dokumentēšana ļauj atcerēties tēmas un nozīmīgus lēmumus turpmākajiem gadiem. Visas galvenās mijiedarbības sapulcē ir jāreģistrē, tostarp tad, ja ir iesniegti priekšlikumi - pat tad, ja kustība beidzot neizdodas.
Sapulces protokola mērķis
Protokols dokumentē sanāksmes laikā notikušos lēmumus un diskusijas. Kā rakstisks protokols arī var kalpot kā protokols juridiskā dokumentācija sanāksmē. Jebkura veida sanāksmes var ierakstīt minūtes, sākot no oficiālās korporatīvās direktoru padomes līdz organizācijas personāla sanāksmei līdz kopienas sanāksmei par valsts politiku.
Sanāksmju protokolu pieņemšana
Ārkārtas organizatoriskās, klausīšanās un piezīmju uzņemšanas prasmes labi palīdz protokolēt sanāksmē. Ne viss tikās sanāksmes laikā būtu jādokumentē; tā vietā koncentrējieties uz galvenajiem punktiem, piemēram:
- Sanāksmes datums, laiks un vieta
- Dalībnieku saraksts
- Galvenās apspriestās tēmas
- Iesniegtie priekšlikumi
- Lēmumi, kas tika pabeigti
- Veiktie pasākumi
- Jebkuri pasākumi, kas būtu jāpieņem pirms nākamās sanāksmes
Neizdevās ierosinājumi
Ja sapulces dalībnieks vēlas iesniegt jautājumu izskatīšanai, tiek iesniegts priekšlikums. Parasti ir nepieciešams norīkot kustību - tas nozīmē, ka kāds cits dalībnieks piekrīt, ka šis jautājums būtu jāapsver - lai kustība virzītos uz priekšu un apspriestu. Ja kustība nav norīkota, to sauc par neizdevās kustība. Pat neveiksmīgs ierosinājums protokolā ir jādokumentē. Rakstiet, kurš kustību ir veicis, kāda bija kustība un vai tas neizdevās. Piemēram, viena šāda ierakstīšanas metode varētu izskatīties šādi:
- Kustība: Visi bibliotēkas bibliotēkas jāaizstāj ar jauniem un pašreizējiem modeļiem. Kustība, ko ieviesa Bils Smits. Kustība, kas nav norīkota; kustība neizdevās.
Noraidītie priekšlikumi joprojām var neizdoties, ja viņiem nav pietiekami daudz balsu. Pēc tam, kad priekšlikums ir norīkots un virzās uz priekšu, sanāksmes dalībnieki apspriež šo jautājumu. Priekšlikums neizdodas, ja vairākums vēlētāju nepiekrīt jautājuma pieņemšanai. Tas jāieraksta protokolā kā tāds:
- Kustība: Visi bibliotēkas bibliotēkas jāaizstāj ar jauniem un pašreizējiem modeļiem. Kustība, ko ieviesa Bils Smits. Bobs Jonesa norīkotā kustība. Balsojums bija 5-2 pret; kustība neizdevās.
