Sanāksmes notiek gandrīz visur, kur ir cilvēki. Baznīcas, skolas un uzņēmumi visu laiku rīko sanāksmes. Kad protokoli ir pareizi ņemti, tos var viegli nodot citiem sapulces locekļiem, kuriem vēlreiz ir nepieciešams dzirdēt kaut ko īpašu, īpaši dienu vai divas dienas pēc sanāksmes. Cik mēs varam mēģināt, mēs nekad neaizmirsīsim visu. Tāpēc tik svarīga ir tikšanās protokola pareiza pieņemšana sanāksmē.
Protokola pieņemšana
Pārbaudiet, vai jūsu uzņēmumam, baznīcai vai skolai ir vajadzīgais formāts sanāksmju protokolu pieņemšanai. Dažām uzņēmējdarbības vietām ir zināms veids, kā viņi vēlas darīt lietas, pat ja tas nedaudz atšķiras no standarta. Pārliecinieties, ka ievērojat pieprasīto formātu.
Sēdieties vietā, kur jūs varat redzēt un dzirdēt ikvienu. Ir grūti pierakstīt minūtes, kad jūs meklējat, kas sacīja. Sēžot centrālā vietā, vislabāk ir, ja telpa ir diezgan liela bez pastiprinājuma. Sēdieties telpas priekšā, kad lielās grupās tiek izmantoti mikrofoni.
Uzrakstiet datumu uz papīra. Pirms sapulces sākšanas pabeidziet papīru un pildspalvu, lai sākumā netiktu kaut kas svarīgs. Pierakstiet arī, vai šī tikšanās ir par kādu konkrētu tēmu vai problēmu. Arī tad, ja dalībnieki ir salīdzinoši maz, ātri pierakstiet sēdvietu izkārtojumu. Tas arī palīdzēs jums vēlāk, kad ņemsiet vērā to, kas sacīja.
Reģistrējiet visus, kas ir tur. Pārliecinieties, ka esat pierakstījis par sanāksmi atbildīgo personu, kā arī tos, kuri nevarēja apmeklēt kādu iemeslu vai citu iemeslu dēļ. Ja iespējams, pirms tam sagatavojiet tēmas izklāstu, lai sniegtu jums kaut ko sekot, kamēr sanāksmes laikā notiks minūtes.
Pierakstiet, kas teica, ko, ideju vai tematu diskusijas un lēmumus par šīm diskusijām. Ja notiks balsošana, pierakstiet, kas iesniedza balsošanu, kurš to ir norīkojis, kā arī to, kādi bija balsojuma rezultāti, piemēram, 4 no līdz 9 jā.
Nereģistrējiet absolūti visu, kas tika minēts sanāksmes laikā. Vienkārši pierakstiet idejas un tēmas. Ja jūs mēģināt pierakstīt katru vārdu, ko katrs cilvēks saka, jūs vadīsit sevi traks.
Atkārtojiet savas minūtes pēc iespējas ātrāk pēc tikšanās. Tas novērš kļūdas un atmiņas zudumus. Pārliecinieties, ka pirms protokolu drukāšanas divreiz pārbaudiet pareizrakstību un nododiet tos tiem, kas piedalījās sanāksmē.
