Progresa ziņojumi ir skaidri, ar formālāku dizainu nekā ceturkšņa ziņojumiem. Pēdējie atšķiras pēc to formas, sākot no uzņēmējdarbības uz uzņēmumu un iestādi. Tomēr abas ir attiecināmas šādas pamatprincipi: Esiet informēti par savu auditoriju un to, ko viņi sagaida ziņojumā, un saglabājiet rakstisku skaidru un kodolīgu, ar nopietnu, bezjūtīgu toni un precīzu, atklātu un uzticamu stilu.
Preces, kas jums būs nepieciešamas
-
Dati un informācija, kas jāiekļauj
-
Laba teksta apstrādes programma, piemēram, Microsoft Word
Izmantojiet tradicionālo piezīmju formātu gan progresa, gan ceturkšņa ziņojumam. Sāciet ar datumu, tās personas vārdu un amatu, kurai tiks nosūtīts ziņojums, savu vārdu un amatu un skaidru, kodolīgu tematu. Piemēram, progresa ziņojuma temats varētu būt “Progress datu integrācijas projektā”. Ceturkšņa ziņojuma temats bieži ir mazāk specifisks un vienkārši saka kaut ko līdzīgu „Ceturkšņa pārskats datu departamentam, 2010. gada trešais ceturksnis”. Ja ceturkšņa pārskats ir viens no vairākiem, kas dodas uz vienu un to pašu personu, pārliecinieties, ka jūs zināt precīzu personas formātu.Lasītājam ir ātri jāsagatavo visi ienākošie dati, un katram ziņojumam tajā pašā vietā būs jāatrod konkrēti informācijas veidi.
Lai iegūtu progresa ziņojumu, atveriet progresa kopsavilkumu, piemēram, “Datu integrācijas projekts notiek saskaņā ar grafiku un zem budžeta.” Ja jūs meklējat kaut ko konkrētu - cita darbinieka vai departamenta palīdzību, papildu līdzekļus utt. uzskaitiet to nekavējoties, lai pārliecinātos, ka lasītājs to nav ignorējis. Līdzīgā veidā atveriet ceturkšņa pārskatu, apkopojot ziņojumā iekļauto informāciju.
Detalizēti aprakstiet projekta fonu, kuru varat pievienot progresa kopsavilkumam, ja vēlaties, ātri apkopojot informāciju un aprakstot tā mērķi un grafiku. Ceturkšņa ziņojuma ietvaros jūs varat iekļaut progresu, kas panākts kopš pēdējā ziņojuma, ņemot vērā gan labo, gan slikto. Paturiet prātā, ka vēlaties būt atklāts un godīgs.
Progresa ziņojumā norādiet visus pabeigtos darbus un izmantojiet darbības vārdus, lai uzsvērtu, ka tie, kas strādā pie projekta, ir bijuši strādīgi. Jūs varat arī iekļaut konkrētus datumus, kad projekta fāzes tika pabeigtas vai kad daļa no tā kļuva aktīva vai tiešsaistē, vai kāds ir mērķis. Šajā ceturkšņa ziņojuma punktā un atbilstošā formātā sāciet detalizētus panākumus. Uzskaitiet problēmas, kas jārisina.
Sniedziet informāciju progresa ziņojumā par visām problēmām, ar kurām jūs saskaras, to risināšanas stratēģijām un to izšķiršanas grafiku vai paskaidrojumu par to, kāpēc problēma turpinās.
Izklāstiet darba grafiku progresa ziņojumā, kā arī sasniegumus, kurus jūs sagaidāt nākamā laika intervālā. Jūs varat apkopot ziņojumu ar vispārēju projekta novērtējumu un to, kas līdz šim ir sasniegts. Ceturkšņa ziņojumā prognozēsim gaidāmās iespējas un izaicinājumus, kā arī paredzamos rezultātus un svarīgās aktivitātes. Varbūt beigsies ar lūgumu izteikt komentārus, atsauksmes un idejas.
