Ja jūsu darbs ietver periodiskus instruktāžas vadītājiem vai augstākā līmeņa vadītājiem par jūsu departamenta funkcijām, iespējams, jūs varat sadalīt šo uzdevumu ceturkšņos vai trīs mēnešu segmentos. Daudzas organizācijas izmanto ceturkšņa periodus grāmatvedības un finanšu operācijām, tāpēc tām būs nepieciešama šī laika grafika saskaņošana. Ceturkšņa ziņojumā jāiekļauj kopsavilkums un informācija par uzņēmējdarbības gaitu, izceļot, izaicinājumus un mērķus, kas sasniegti šajā periodā. Jūs pat varat iekļaut anekdotiskas atsauces, kas var sniegt jūsu ziņojumu dzīvē, izmantojot faktiskos notikumus, kas notikuši ceturkšņa laikā.
Izpētīt iepriekšējos ceturkšņa pārskatus
Ja tas ir pirmais ceturkšņa pārskats, ko rakstāt, pārskatiet iepriekšējos pārskatus - reizi ceturksnī vai gadā. Var būt informācija par gada beigām, kuru vēlaties pārnest uz šo ceturkšņa pārskatu. Arī jūsu ceturkšņa ziņojumam varētu būt vēlamais formāts. Iespējams, tas ir labi, ja jūs plānojat iekļaut papildu informāciju; tomēr ievērojiet to pašu formātu, ja vien nav norādīts citādi. Ja jums vēl nav šablonu no iepriekšējiem ziņojumiem, izveidojiet to, lai jūs nākamajā ceturksnī neatjaunotu šo soli.
Nosakiet savus informācijas avotus
Ja vien ceturkšņa pārskats nav tikai jūsu kompetencē, iespējams, ka jums būs nepieciešama informācija no citiem avotiem vai departamentiem. Piemēram, ja jūsu pārskatā ir nepieciešami finanšu dati, sazinieties ar grāmatvedības vai finanšu sadaļu un pieprasiet nepieciešamos datus par šo ceturksni. Ja ir pieejami dati par iepriekšējo ceturksni, lūdziet to arī tad, ja vēlaties salīdzināt divus ceturkšņus.
Pārskatiet pārskatu par uzņēmējdarbības tēmām
Apkopojiet informāciju par uzņēmējdarbības tēmām, kuras pārskatāt savā ceturkšņa pārskatā. Piemēram, ja jūs esat konsultāciju firmas projektu vadītājs un ziņojuma mērķis ir atjaunināt vadības komandu par vairāku dažādu uzdevumu progresu, apsveriet katra klienta nosaukuma iekļaušanu, kam seko šāda veida saistība kā šādi:
- Klienta nosaukums, iesaistīšanās veids; piem., izpildvaras apmācība
- Klienta nosaukums, iesaistīšanās veids; piemēram, Team Development Workshop
- Klienta nosaukums, iesaistīšanās veids; piemēram, organizatoriskais novērtējums
Katrai apakškategorijai sniedziet īsu aprakstu par iesaistīšanos, ieskaitot personālu, kas norīkots katrai no tām. Ja esat projekta vadītājs, iekļaujiet savu vārdu un tā klienta vārdu, ar kuru jūs šajā laikā sazinājāties, kā arī savu darbību aprakstu kā projekta vadītāju. Aprakstiet citas darbības, kas saistītas ar darbu, piemēram, katru norīkoto konsultantu nostrādāto stundu skaitu un katra uzdevuma mērķus, uzdevumus un sasniegumus. Piemēram, jūs varat rakstīt,
"ABC konsultants John Doe izveidoja komandas izstrādes pasākumus 2019. gada 1. februāra darbnīcai. Semināra mērķis ir pārskatīt 2018. gada 1. decembrī veiktā organizatoriskā novērtējuma rezultātus un veicināt darbības, lai atkārtoti atjaunotu komandas dalībniekus organizatoriskajā misijā. "
Jūs esat tiesnesis par to, cik detalizēti jums jāsniedz, pamatojoties uz ceturkšņa pārskata garumu un formātu. Šī sadaļa veido jūsu ziņojuma stāstījuma sastāvdaļu.
Izklājlapas ir noderīgas
Papildus tam, ka izklājlapas ir noderīgas, sniedzot finanšu pārskatu jūsu ceturkšņa ziņojumam, lasītāji ir nobažījušies par zemāko rindu. Jums nav jāiekļauj vairākas lapas ar savu stāstījuma ziņojumu, bet kvantitatīva ceturkšņa aktivitāšu attēlošana sniedz jūsu lasītājiem momentuzņēmumu par biznesa progresu jūsu reģionā. Izmantojot to pašu piemēru, ja ziņojat par vairākiem uzdevumiem, izklājlapā varētu atspoguļot sākuma budžetu, sadedzināšanas analīzi, līdzšinējās izmaksas un paredzamo budžetu, kas paredzēts pabeigšanai gan dolāros, gan procentos.
Uzrakstiet ievadu un secinājumus
Kad esat apkopojis visu informāciju, kas nepieciešama jūsu ziņojumam un sagatavojusi projektu, uzrakstiet ievadu un secinājumus. Ievadā jāietver laika periods jūsu ziņojumam, informācijas avotiem, departamentam vai projektiem un auditorijai. Ja jūsu ziņojums ir garš vai sarežģīts, uzrakstiet kopsavilkumu, kas satur vienas lapas kopsavilkumā visatbilstošāko informāciju. Secinājumam jāpārskata ceturkšņa galvenās iezīmes, kā arī īsi izskaidrot nozīmīgās problēmas, kas radušās ceturkšņa laikā, un prognozes nākamajam ceturksnim.
