Visiem darbiniekiem, kas pieņem darbā un uztur darbiniekus, jāuztur darbinieki vai personāla dokumenti par katru nodarbināto darbinieku. Cilvēkresursu vadītājiem jābūt uzmanīgiem, lai vispārējā darbinieku datnē neiekļautu sensitīvu informāciju, piemēram, medicīniskos, finanšu, kriminālnoziegumus vai drošības pārbaudes dokumentus. Šāda veida informācija jāglabā drošā vietā saskaņā ar valsts un federālo likumu. Cita veida nekonfidenciāla informācija būtu jāglabā īpašā darbinieku datnē, lai varētu pārskatīt darbinieku vai izmantot kā pierādījumu darba tiesvedībā.
Iepriekšējie nodarbinātības dokumenti
Informācija par pirmsdarba sakariem, amata aprakstu, sākotnējā darba pieteikuma kopijām, atsākšanu, interviju piezīmēm, darba piedāvājumiem, parakstītajām verifikācijas veidlapām, piemēram, darbinieku rokasgrāmatas lasīšanu un izpratni, ir jāglabā darbinieka lietā.
Algas, algu un nodokļu informācija
Šāda veida dokumenti ietver laika lapas ierakstus, darbinieka aizpildītas W-4 veidlapas, apmeklējumu uzskaiti, tiešās noguldījumu atļaujas, gada W-2 paziņojumus un bērnu uzturēšanas pilnvaras, kas ietekmē darbinieka atalgojumu.
Veiktspējas novērtējumi, pārskati un incidenti
Ja jūsu uzņēmums veic periodiskus darbības pārskatus, katra personāla pārskata kopija jāiekļauj darbinieka personāla datnē. Turklāt lietas materiālos jānorāda negadījumi, kas saistīti ar strīdiem ar citiem darbiniekiem vai vadību, uzvedības jautājumiem, prombūtnes veidiem, sliktiem darba rezultātiem un rakstiskiem brīdinājumiem.
Apmācība un izglītība
Daudzām pozīcijām ir nepieciešama iepriekšēja un pastāvīga apmācība, izglītība vai sertifikācija. Darba devējiem jāreģistrē visas apmācības programmas, ko darbinieks pabeidz. Ja darbiniekam tika izsniegts sertifikāts par konkrētu kursu, kas saistīts ar darbu, kopija ir jāglabā failā.
Ārkārtas kontakti un ieguvumi
Visiem darba devējiem ir jāsaglabā ārkārtas kontaktu saraksts katram darbiniekam, neatkarīgi no tā, vai darba vide ir bīstama. Turklāt jāreģistrē visi pabalsti, kas saistīti ar darbinieka amatu. Pabalsti var ietvert apmaksātu atvaļinājumu, medicīnisko apdrošināšanu, mācību izdevumu atlīdzināšanas programmas un citu segumu.
