Ziņojumi ir visizplatītākā informācijas izplatīšanas metode biznesa pasaulē. Faktiskie ziņojumi analizē un apraksta situāciju un ietver lielu daudzumu precīzu datu. Veiksmīga ziņojuma autori zina, ka ziņojuma rakstīšana ir tikai procesa beigas. Viņi plāno savu ziņojumu, apsver tā mērķi un to, kas to nolasīs, un izlemj, kā to īstenot un kā to efektīvi organizēt. Efektīvi rakstisks un labi prezentēts faktu ziņojums ir rūpīgi plānota procesa rezultāts.
Identificējiet lasītāju un iestatiet mērķus
Apsveriet Lasītāja zināšanas
Apsveriet, ko lasītājs jau zina. Bieži sastopamās problēmas faktiskajos ziņojumos ir pārāk augstu novērtēt un nepietiekami novērtēt lasītāja zināšanas. Ir viegli apgrūtināt cilvēkus ar žargonu vai viņus saista ar vienkāršotu informāciju. Mēģiniet uzzināt, cik daudz jūsu lasītājs jau zina un sazinās atbilstošā zināšanu līmenī.
Izprast Jūsu lasītāja intereses
Padomājiet par lasītāja nostāju. Lasītājam var būt īpašas intereses, patīk vai nepatīk. Saprast, ko jūsu lasītājs tiešām vēlas. Sniedziet ziņojumu, kas pārsūdzēs viņu attieksmi, vai arī tas var nebūt lasāms. Pārdomājiet, vai persona, kas lasa ziņojumu, to darīs, balstoties uz iedomātajām idejām par saturu.
Izlemiet, kādas zināšanas ir Lasītāja vajadzībām
Izlemiet, kādas faktiskās zināšanas lasītājam ir vajadzīgas. Apsveriet, cik lielā mērā jums ir nepieciešams sniegt fona informāciju vai definēt tehniskos terminus.
Apsveriet vēlamos faktus
Paskaties, kādi fakti lasītājs vēlas mācīties. Padomājiet par to, kā to nodrošinās jūsu iesniegtie faktiskie dati. Dažreiz process var pierādīt, ka ziņojums vispār nav nepieciešams vai ka mērķi vislabāk var sasniegt citā veidā.
Materiāli, struktūra un stils
Atlasiet materiālu uzmanīgi
Rūpīgi atlasiet savu materiālu. Saglabājiet to vienkāršu un pamatojiet savus secinājumus. Vienkāršojiet, cik vien iespējams. Izmetiet ārējos materiālus un koncentrējieties uz būtisko. Paskaidrojiet savus secinājumus ar faktiem un valsti, kurā tos atradāt. Veidojiet faktus loģiskā un konsekventā gadījumā, lai jūsu lasītājs varētu nonākt pie tiem pašiem secinājumiem.
Plānojiet ziņojuma struktūru
Plānojiet ziņojuma struktūru. Faktiem vajadzētu būt norādījumu kopumam, kas lasītājam ved uz jūsu noslēgumu. Sāciet ziņojuma sadalīšanu galvenajās sadaļās. Katru tēmu var sadalīt šādā veidā. Šīs nodaļas varētu kļūt par jūsu ziņojuma virsrakstiem.
Izveidojiet sarakstu ar visiem punktiem, kurus vēlaties atvērt, un atzīmējiet informāciju, kas jums būs nepieciešama, lai tos atbalstītu. Sakārtojiet punktus loģiskā secībā, kas atbilst jūsu mērķiem.
Lietot atbilstošu stilu
Lietojiet piemērotu stilu. Kaut arī ziņojumos ir ievērotas stingras konvencijas, ir vietas personīgam stilam. Efektīvos pārskatos tiek izmantots izstrādes un pārstrādes process. Izvēlieties terminoloģiju, kas pazīstama jūsu lasītājam. Tehniskie termini ir noderīgi citiem speciālistiem, bet būs mulsinoši citiem.
Izmantot atbilstošas prezentācijas metodes
Izmantot atbilstošas prezentācijas metodes. Ziņojumos ir tabulas, grafiki, joslu diagrammas vai citas diagrammas, lai sniegtu datus.
Ievērojiet ziņojuma rakstīšanas konvencijas
Sagatavojiet titullapu
Sagatavojiet titullapu. Tas parasti ietver nosaukumu, subtitrus, datumu, autora vārdu un amatu uzņēmumā. Tajā tiks norādīts arī tas, kurš saņem faktu ziņojumu. Tajā var būt arī atsauces numurs vai cita veida klasifikācija.
Rakstiet kopsavilkumu
Uzrakstiet kopsavilkumu. Tas ir īpaši nepieciešams, ja ziņojums ir garš. Tas sniedz aizņemtiem cilvēkiem ziņojuma būtību bez viņu visu lasīšanas. Pievilcīgs kopsavilkums var motivēt cilvēkus izlasīt visu ziņojumu.
Iekļaut satura lapu
Iekļaujiet satura lapu. Šī ir atsevišķa lapa, kurā uzskaitītas galvenās sadaļas vai nodaļas, apakšsadaļas un pielikumi. Tajā ir arī lapu numuri un jānorāda saikne starp sadaļām.
Uzrakstiet ievadu
Izmantojiet ievadu, lai izskaidrotu faktu ziņojuma mērķi. Tas sniedz pamatinformāciju un izskaidro, kāpēc tas ir nepieciešams. Ievadā ir izklāstīts ziņojuma mērķis, cilvēki, kurus tā uzrakstījusi, un tās darbības joma.
Organizējiet ziņojuma struktūru
Organizējiet ziņojuma saturu. Tas satur jūsu detalizētos faktus un konstatējumus, parāda, kā tie tika saņemti, un norāda uz izdarītajiem secinājumiem. Sniedziet savus secinājumus. Apkopojiet galvenos sava ziņojuma faktiskos punktus un piedāvājiet viņiem apsvērtu spriedumu.
Padomi
-
Mēģiniet iegūt citu ziņojumu kopijas, kas rakstītas paredzētajai auditorijai. Tas sniegs jums skaidru priekšstatu par to, kas no jums tiek gaidīts.
