Lielākā daļa uzņēmumu sagatavo gada biznesa plānu, kas ietver finanšu prognozi, ko sauc arī par uzņēmuma budžetu. Plāns vai budžets ir vadības instruments, lai nodrošinātu uzņēmuma stratēģisko virzību. Tas parāda, kādi pasākumi ir nepieciešami, lai īstenotu izvēlētās stratēģijas, un cik lielā mērā šīs darbības vai darbības maksās, un prognozē ieņēmumus un peļņu, kas sagaidāma no to īstenošanas. Kad faktiskie finanšu rezultāti kļūst pieejami, parasti katra mēneša beigās, šos rezultātus salīdzina ar budžeta skaitļiem budžeta salīdzināšanas ziņojumos.
Sagatavošana
Faktiskos finanšu rezultātus sagatavo uzņēmuma grāmatvedības departaments. Budžetu var sagatavot arī grāmatvedībā, vai arī var būt specializēta finanšu plānošanas un analīzes nodaļa, kas ir atbildīga par budžeta sagatavošanu. Budžeti ir veidoti tādā pašā formātā kā ikmēneša grāmatvedības pārskati, tāpēc ir vieglāk salīdzināt faktiskos rezultātus ar budžetu. Šīs sistēmas parasti tiek automatizētas, tāpēc, kad būs ievadīti budžeta skaitļi, salīdzināšanas ziņojumi tiek automātiski izveidoti, tiklīdz būs pieejama grāmatvedības informācija.
Vērtība
Atšķirības starp budžetā un faktiskajos skaitļos atklāj svarīgu informāciju uzņēmuma vadībai par to, kā uzņēmums darbojas. Ideālā gadījumā budžets tika rūpīgi sagatavots, lai varētu pēc iespējas precīzāk prognozēt, ko uzņēmums spēs sasniegt nākamajā gadā. Kad budžeta salīdzināšanas ziņojumi liecina par būtiskām atšķirībām, tas nozīmē, ka budžeta sagatavošanā izmantotie pieņēmumi bija kļūdaini, vai arī uzņēmējdarbības vide mainījās salīdzinājumā ar gaidīto. Budžeta salīdzināšanas ziņojumi ļauj vadības komandai ātri noteikt, kur rodas problēmas.
Analīze un interpretācija
Lielos uzņēmumos ar daudzām nodaļām un vairākām nodaļām sagatavoto grāmatvedības pārskatu apjoms var būt milzīgs, kas nozīmē, ka arī budžeta salīdzināšanas ziņojumu apjoms ir liels. Grāmatvedības vai finanšu darbinieki veic šos datus un sagatavo kopsavilkuma ziņojumus augstākajai vadībai, lai tie varētu pārskatīt. Šajos ziņojumos, kas sagatavoti katru mēnesi, ir ietverts stāstījums par rezultātiem un svarīgāko atšķirību iemeslu analīze. Ziņojumā ir diagrammas un grafiki, lai ilustrētu galvenās tendences, kas augstākajai vadībai ir jāpārskata un jāapspriež. Gadījumā, ja izdevumi ir lielāki par budžetu, analītiķiem, kas ir atbildīgi par budžeta salīdzināšanas ziņojumu sagatavošanu, daudzas reizes ir jāatgriežas pie grāmatvedības žurnāla ierakstiem šajā periodā, lai atklātu konkrētus atšķirību iemeslus. Analizējot ieņēmumu atšķirības, ir jānosaka, vai vienības pārdošana bija zemāka par budžetu vai vidējā cena, kas nopelnīta par vienu vienību, bija mazāka nekā paredzēts.
Koriģējoša darbība
Pārskatot budžeta salīdzināšanas ziņojumus, augstākajai vadībai jānosaka, vai novirzes ir pietiekami nozīmīgas, lai varētu veikt koriģējošas darbības. Viens no jautājumiem ir tas, vai dispersijas bija vienreizēji neparasti notikumi vai atkārtojas modeļa daļa. Ja viena produkta pārdošanas apjomi vairāku mēnešu laikā nokrīt zem budžeta, mārketinga stratēģija var tikt mainīta, lai iegūtu pārdošanu atpakaļ uz ceļa. Alternatīvi, ieņēmumu deficīts var būt saistīts ar faktoriem, kas nav atkarīgi no uzņēmuma spējas kontrolēt, piemēram, vispārēja ekonomikas lejupslīde. Šajā gadījumā atbilde varētu būt budžeta izdevumu samazināšana, lai tuvākajos mēnešos samazinātu atšķirību starp budžetu un faktiskajiem rezultātiem.Augstākā vadība risina augstākus izdevumus, nekā paredzēts budžetā, tikoties ar vadītājiem, kuru departamenti bija atbildīgi par atšķirībām, un jautā, kāpēc tie notika.
