Komandas informatīvie pasākumi ir efektīvas sanāksmes, ko izmanto, lai izplatītu informāciju dažādiem organizācijas departamentiem un grupām. Lai veiktu instruktāžas sesiju, jums ir jābūt pēc iespējas organizētākai un noteiktai darba kārtībai, jo visatbilstošākā informācija jāsniedz bez laika izšķērdēšanas. Citu informāciju, kas nav piemērota, var saglabāt citā sanāksmē. Informatīvās sesijas arī ļauj dalībniekiem piedāvāt idejas un atjauninājumus, ja tie ir strukturēti pareizi.
Izstrādāt darba kārtību ar konkrētu laiku, par kuru tiks apspriests katrs temats. Darba kārtība palīdz saglabāt visus uzdevumus, un ļauj viņiem pirms tam uzzināt, ko gaidīt instruktāžas laikā. Sarakstā iekļaujiet tikai svarīgu un noderīgu informāciju. Atstājiet laiku grupas diskusiju darba kārtības beigās.
Sazinieties ar dalībniekiem pirms laika, izmantojot e-pastu, faksu vai tālruni, lai viņi varētu sagatavot materiālu, kas tiks apspriests sanāksmē. Jūs varat atļaut dažādiem dalībniekiem piedalīties dažādās informatīvās sesijas daļās. Dodiet viņiem pietiekami daudz laika, lai sagatavotos, kā arī dotu viņiem laika grafiku, lai informācija, ko tie sniedz, ir kodolīga un atbilstu jūsu darba kārtības daļai.
Sāciet savu tikšanos ar labām ziņām, piemēram, organizācijas vai departamenta panākumiem. Apspriediet visas turpmākās politikas un procedūras, kas tiks īstenotas. Izvēlieties personas, kuras būs neatņemamas nākotnes plānos, kā arī norādiet sasniedzamos mērķus, kas jāievēro pirms nākamās instruktāžas.
Piešķirt papildu minūtes jebkuriem atklātiem jautājumiem vai problēmām, par kurām var runāt. Iespējams, jūs neesat paredzējuši šos jautājumus, sākotnēji izstrādājot savu darba kārtību. Papildu laiks arī ļauj dalībniekiem informēt jūs par jebkādiem trūkumiem vai problēmām, kas var kavēt viņu sasniegt kādu konkrētu uzdevumu nākamajā sesijā.
