Failu organizācija uzlabo uzņēmuma vai personāla biroja darbplūsmu. Pastāv vairākas reģistrācijas sistēmas, lai apmierinātu dažādas vajadzības un vēlmes. Standarta failu formāti visi ietilpst vienā no trim plašām kategorijām: priekšmets, ciparu un burtciparu. Biroja darbinieki izmanto burtciparu metodi, ja failos jābūt gan vārdiem, gan skaitļiem.
Kā organizēt failus
Burtciparu failiem būs etiķete ar vārdiem un cipariem. Šī kombinācija var ietvert vārdu un tālruņa numuru vai klienta numuru. Uzņēmumi vai personas, kurām ir maz failu mapju, var organizēt, izmantojot vārdus. Lielam skaitam failu būs nepieciešama skaitliska pasūtīšana, jo darbinieki mēdz atrast failu, izmantojot kodu.
Izmantojot burtciparu iesniegšanu
Pārliecinieties, ka katrs koda numurs attiecas tikai uz vienu failu. Organizējiet failus skaitliskā secībā. Izmantojiet gumijas lentes vai dalītājus, lai sasaistītu failus desmitos vai simtos skursteņos atkarībā no kopējā failu skaita, lai padarītu konkrētu numuru vieglāku atrast.
