Labi organizētas biroja reģistrēšanas sistēmas nozīme nekad nav acīmredzamāka nekā tad, ja trūkst svarīga dokumenta. Neefektīva reģistrācijas sistēma var novest pie izšķērdēta laika, naudas un novest pie sliktas lēmumu pieņemšanas, ja trūkstošajā dokumentā ir neatņemama informācija, un jums ir jāizveido lēmums bez tā. Viens no veidiem, kā izveidot kārtību no haosa, ir izveidot ciparu biroja reģistrēšanas sistēmu, kurā jūs piešķirat numurus ierakstiem, piemēram, pirkuma pasūtījumiem, inventāra vienumiem un aprēķiniem, un failu informāciju augošā secībā, vai no zemākā līdz visaugstākajam skaitlim.
Preces, kas jums būs nepieciešamas
-
Numerācijas sistēma
-
Failu kabinets
-
Failu dalītāju ceļveži
-
Failu dalītāju cilnes
-
Failu mapes, dažādas krāsas
-
Etiķetes
Kategoriju un numerācijas sistēmas iestatīšana
Iestatiet failu kategorijas un piešķiriet vadības numurus. Sarakstā iekļaujiet atsevišķas organizācijas nodaļas. Katram departamentam piešķiriet galveno kontroles numuru. Piemēram, mazs uzņēmums var izvēlēties izveidot kategorijas, piemēram, "Finanšu", "Pārdošana", "Pirkšana", "Cilvēkresursi" un "Iekārtas". Piešķirt kontroles numuru, lai identificētu katru galveno kategoriju, piemēram, 100 uz Finanšu; 200, Pārdošana; 300, pirkšana; 400, cilvēkresursi; un 500, Iekārtas.
Iestatiet failu apakškategorijas un piešķiriet apakšgrupas numurus, lai definētu un identificētu katru apakškategoriju. Piemēram, pārdošanas kategorijai varat pievienot 10 pārdošanas ziņojumiem; 20, pārdošanas aplēses; un 30, pārdošanas kvītis.
Katrā apakškategorijā izveidojiet numerācijas sistēmu, lai identificētu atsevišķus apakškategorijas dokumentus. Tas kļūs par numuru, ko drukājat uz paša dokumenta. Piemēram, ja sūtāt pasūtījumu iepriekš iespiestām pārdošanas aplēšu veidlapām, jūs vēlaties norādīt pirmās veidlapas numuru 200-20-01 vai 200 20 01, ja vēlaties. Katrs nākamais dokuments palielinās par vienu. Piemēram, otrā pārdošanas aplēšu veidlapā drukājat "200-20-02".
Izveidojiet sava reģistrācijas plāna galveno indeksu. Tas kalpo kā satura rādītājs jūsu arhivēšanas skapim.
Iestatiet kabinetu
Izveidot krāsu kodēšanas sistēmu, lai identificētu galvenās un apakškategorijas. Piemēram, jūs varat izveidot noteikumu, kas izmanto zilās failu sadalītāja iezīmi, lai identificētu galvenās kategorijas. Pēc tam krāsainas failu mapes varētu identificēt apakškategorijas, piemēram, sarkanās mapes pārdošanas ziņojumiem, zaļas mapes pārdošanas aplēsēm un dzeltenas mapes pārdošanas kvītīm. Failu mapēs esošās uzlīmes identificēs tās saturu, piemēram, uzlīmes, kas parāda 01-100, 101-200 utt.
Izveidojiet galvenās kategorijas dalītāju cilnes un ievietojiet to reģistrēšanas skapī. Marķējiet un ievietojiet sākotnējās apakškategorijas mapes kartotēkas skapī un pēc vajadzības pievienojiet.
Failu dokumentus atbilstošā skaitliskā secībā.
Padomi
-
Veikt kādu laiku, lai noteiktu jūsu uzņēmuma vajadzības un pieņemtu lēmumu par kategoriju un numerācijas sistēmu, kas ir lietderīga jūsu uzņēmumam.
Ja izmantojat datorizētu grāmatvedības sistēmu un izdrukājat savas veidlapas, jums, iespējams, būs jāmaina numerācijas sistēma, lai atspoguļotu reģistrācijas prasības. Piemēram, pārdošanas aplēšu veidlapu numerācija varētu sākties no 200-20-01 un pieaugums par vienu par katru jaunu aprēķinu.
Sniedziet konkrētu atrašanās vietu un konteineru visiem dokumentiem, kas vēl nav iesniegti, ja jums starplaikā ir nepieciešama piekļuve tiem.
Labākais veids, kā nodrošināt, ka jūs neatpaliekat no reģistrācijas, ir noteikt grafiku, piemēram, katru dienu vai reizi nedēļā.
