Darbinieku dokumentācija ir svarīga vairāku iemeslu dēļ. Dokumentācija attaisno nodarbinātības pasākumus, sākot no darbā pieņemšanas un atlases līdz atkāpšanās, pensionēšanās vai izbeigšanas gadījumiem. Apmācība un attīstība, kā arī kompensācija un pabalsti ir arī darbinieku dokumentācijas daļa. Precīzas un pilnīgas dokumentācijas uzturēšana atbalsta cilvēkresursu mērķus, piemēram, pēctecības plānošanu un veicināšanu no iekšienes. Darbinieku dokumentācija, ja to sagatavo rūpīgi, konfidenciāli un saskaņā ar uzņēmuma politiku, ir cilvēkresursu nodaļas pamats.
Pieņemšana darbā un atlase
Pat tad, ja jūsu darbā pieņemšanas un atlases process sākas ar tiešsaistes pieteikumu iesniegšanu, izmantojot pieteikuma iesniedzēja uzskaites sistēmu, dokumentācija joprojām ir svarīga darbā pieņemšanas procesa sastāvdaļa. Vismaz darbā pieņemšanas process ietver provizoriskus telefona apskatus, tiešas intervijas un intervētāju vērtējumus. Dokumentācijai ir būtiska nozīme šajā procesā - piezīmju uzņemšana personisku interviju laikā ir praktiski prasība, lai palīdzētu pieņemt saprātīgu lēmumu par pieņemšanu darbā. Turklāt, ja vēlaties nodot kandidāta kvalifikāciju citam darbā pieņemšanas vadītājam, tas palīdz dalīties ar jūsu interviju piezīmēm. Intervijas piezīmēs ir jūsu personīgie novērtējumi un viedokļi. Tāpēc, ja vien darbā pieņemšanas un intervijas procesa piezīmes nesatur testu rādītājus vai atkārtoti noteiktus faktus par kandidāta prasmju kopumu, šāda veida dokumentācija parasti nepieder personāla datnei. Svarīgi, ka darbinieku dokumentācija arī pamato nodarbinātības atbilstību.
Darbinieku apmācība un attīstība
Darbinieku darbības dokumentēšana ir svarīga, lai saglabātu apmierinātību ar darbu, produktivitāti un iesaistīšanos. Jūsu veiktspējas vadības sistēmā ir vairāki komponenti, piemēram, darba apraksti, neoficiāla atgriezeniskā saite, apmācība, disciplināras darbības un ikgadējie darbības novērtējumi. Visiem šiem komponentiem ir nepieciešama dokumentācija jūsu veiktspējas pārvaldības sistēmai, lai paliktu ceļā. Dokumentācijas trūkums ir tuvu komunikācijas trūkumam šajā jomā. Darbinieki ir atkarīgi no atgriezeniskās saites, lai iedvesmotu motivāciju un paaugstinātu darbinieku morāli. Bez dokumentācijas darbiniekiem trūkst nepieciešamo rīku, lai izpildītu darba devēja cerības.
Kompensācija un pabalsti
Darbinieku dokumentācija ir būtisks jūsu kompensācijas un pabalstu struktūras elements. Bez šāda veida dokumentācijas nav iespējams izsekot darbinieku algas, peļņas pieaugumu, prēmijas gada beigās un obligātos un brīvprātīgos atskaitījumus. Dokumentācija saglabā arī darbinieku pabalstu statusu, piemēram, veselības aprūpes iespējas, atkarīgu aprūpi un elastīgus izdevumu kontus. Algu sadalījums ietver lielu daļu darbinieku dokumentācijas šajā jomā; tomēr jūsu privātuma amatpersonai ir ekskluzīva piekļuve visiem ar medicīnu saistītiem dokumentiem, lai saglabātu darbinieku informācijas konfidencialitāti.
Nodarbinātības beigas
Kad beidzas darbinieka amats ar uzņēmumu, dokumentācija ir ārkārtīgi svarīga. Neatkarīgi no iemesla, jums ir jāsagatavo un jāiesniedz dokumenti, kas dokumentē šo nodarbinātības pasākumu. Ja izbeidzat darbinieku, dokumentācija pamatos jūsu lēmumu. Darbinieku atbrīvošana, kas saistīta ar sliktu sniegumu, politikas pārkāpumiem vai rupju pārkāpumu, prasa dokumentāciju, lai atbalstītu piespiedu pārtraukšanu. Ja darbinieks nolemj iesniegt sūdzību par nelikumīgu izpildi, dokumentācija var aizsargāt jūsu uzņēmuma aktīvus, ja sūdzība izvēršas tiesvedībā. Ja darbinieks aiziet pensijā vai atkāpjas no amata, dokumentācija ir nepieciešama, lai turpinātu veselības un ienākumu pabalstus.
