Jūsu inventāra izjādes ganāmpulks ir viena no sarežģītākajām lietām par uzņēmuma darbību. No operāciju puses jūs vienmēr vēlaties zināt, cik daudz produkta ir pieejams pārdošanai, un, kad vēlaties iegūt vairāk. Jūsu grāmatvežiem būs nepieciešami arī precīzi krājumi, lai viņi varētu saglabāt jūsu grāmatas un sniegt jums informāciju, kas nepieciešama biznesa lēmumu pieņemšanai. Vairumā gadījumu, bet ne visi, jūs, iespējams, gribēsiet to darīt, izmantojot pastāvīgu inventarizācijas sistēmu.
Periodiska inventarizācijas sistēma
Ir divi veidi, kā rīkoties ar inventāra kontroli. Viens no tiem ir tas, ko sauc par periodisko inventarizācijas sistēmu, kas nozīmē, ka noteiktā perioda beigās - mēnesī, ceturksnī, gadā vai neatkarīgi no jūsu situācijas - jūs aizverat durvis un fiziski rēķināsiet, kāds inventārs jums ir pieejams. Grāmatvedības nolūkos jūs to nosauksit par sava perioda beigu inventarizāciju. Jūsu iepriekšējais krājumu skaits bija sākuma periods šim periodam. Jūs pievienosiet visus pirkumus sākuma inventarizācijai, atņemiet visus pārdošanas apjomus un ideālā pasaulē, rezultāts būs ļoti līdzīgs jūsu noslēguma inventarizācijai. Protams, mēs nedzīvojam ideālā pasaulē, un praksē, jo ilgāk jūs iet starp krājumiem, jo lielākas atšķirības būs straujš. Saskaņā ar periodisko inventarizācijas sistēmu inventāra daudzums ir precīzs tikai pēc tā uzskaites, kas ir liela neērtība.
Nepārtraukta inventarizācijas sistēma
Nepārtraukta inventarizācijas sistēma prasa daudz vairāk iestatījumu, bet, tiklīdz tā ir izveidota, ir daudz vieglāk darboties. Katrs jūsu piederošais inventāra gabals tiek ievadīts jūsu datorsistēmā, jo tas ir iegādāts. Kad tas iznāk no inventāra, kad tas tiek pārdots vai izlietots, tas tiek automātiski atskaitīts no jūsu datora sistēmas uzskaites. Ja jūsu biznesa modelis griežas apzinot, kas jums ir un kad jums būs nepieciešams pasūtīt vairāk, kas attiecas uz gandrīz katru uzņēmumu, izmantojot pastāvīgo inventarizācijas metodi, ir daudz priekšrocību.
Periodiska Versus Perpetual Inventory
Kura pieeja jūsu inventāra pārvaldībai ir atkarīga no jūsu situācijas. Ja jūs esat gatavs darboties uz "mamma un pop" pamata, saglabājot savu uzņēmumu mazu un jūsu inventāru zemu, periodiska inventarizācijas sistēma var būt viss, kas jums nepieciešams. Iestatīšana ir minimāla, un jūs varat uzskaitīt savu inventāru tik bieži, cik tas ir nepieciešams. Ja jūsu plāns jūsu uzņēmumam ir saistīts ar lielu izaugsmi, jūs vēlaties ieviest pastāvīgo inventarizācijas metodi pēc iespējas ātrāk, vislabāk no pirmās dienas.
Negatīvie ir tas, ka pastāvīgās inventarizācijas metode ir sarežģīta, un ir nepieciešami ievērojami ieguldījumi datoros, programmatūrā un speciālajās zināšanās. Ja jūs izmantojat saspringto budžetu, kas bieži vien notiek ar jaunizveidotiem uzņēmumiem, sākotnējie ieguldījumi varētu būt vairāk, nekā jūs varat ērti pārvaldīt. Dažreiz jums būs nepieciešams nokārtot inventarizācijas un grāmatvedības sistēmu, kas īsā laikā nodrošina pastāvīgu inventāra pārvaldību, bet var tikt pilnveidota līdz pilnīgākam piedāvājumam, jo jūsu bizness un ieņēmumi pieaug.
Tas nav perfekts
Neatgriezeniskās inventarizācijas sistēmas viss punkts ir tas, ka jums vienmēr būs precīzs, aktuāls skaits to, kādi vienumi ir pieejami. Tas vispār ir taisnība, bet reālajā pasaulē vienmēr ir plaisa starp teoriju un praksi. Jūs zaudēsiet produktu ar bojājumiem un zādzībām; piegādātāji rēķinās ar jums nepareizi, jūs saņemsiet pasūtījumus, kas ir pāris vai īsi par dažiem gabaliem, pārdošanas darbinieki zvanīs pārdošanas apjomā vai atmaksās nepareizi un tā tālāk. Labas apmācības, drošības un inventāra apstrādes prakses var palīdzēt to saglabāt līdz minimumam, taču jums vienmēr būs nepieciešams reāls skaits katru reizi, lai pārbaudītu numurus, ar kuriem strādājat.
Jūs varat izvēlēties veikt pilnu fizisko inventarizāciju vismaz reizi gadā, vai arī jūs varat izvēlēties notiekošo cikla skaitu. Tas tikai nozīmē, ka jūs izvēlēsieties noteiktās krājumu daļas, lai regulāri rēķinātu, meklējot neatbilstības. Varat koncentrēties tikai uz visaugstāko vērtību vai vislielākā apjoma vienumiem, jo viņi visticamāk jums radīs problēmas, vai arī jūs varat uzskaitīt visu inventāru mazliet laikā līdz gada beigām un koriģēt savu krājumu, atrodoties kļūdām.
Nepārtraukta inventarizācija mazumtirdzniecības / vairumtirdzniecības vidēs
Labākais gadījums pastāvīgajām inventarizācijas sistēmām ir mazumtirdzniecībā. Kad jūsu klients nogādās produktu līdz skaitītājam, jūs to zvanīsiet ar kādu skenera formu vai, iespējams, manuāli ievadot detaļas numuru. Skenēšana ir labāka, kad vien iespējams, jo tā samazina kļūdu iespējamību. Kad pārdošana ir pabeigta, jūsu sistēma samazinās pieejamo inventāru uz rokas, lai ļautu klienta rokās iziet no durvīm.
Ja kāds no jūsu pārējiem pārdevējiem meklē šo produktu no datora citā nodaļā, jaunizveidotais kopējais skaits parādīsies ekrānā. Sistēma var arī pieprasīt, lai jūs pasūtītu vairāk, ja jūsu piegādes tiek samazinātas vai pat pasūtījums tiek ievietots automātiski. Labākās sistēmas seko līdzi jūsu piegādātāju atlaidēm un pasūta minimumu, lai jūs varētu iestatīt, ka viņi nespēj pasūtīt 950 gabalus, ja ir atlaide 1000. Vairumtirgotāji strādā vienādi, izņemot tos, kas pērk no ražotājiem un izplatītājiem un pārdod mazumtirgotājiem.
Nepārtraukta inventarizācija ražošanas / ražošanas vidēs
Ja jūs strādājat, lai ražotu produktus, nevis tikai tos pārdotu, jūs izmantojat nepārtrauktu inventarizācijas sistēmu nedaudz atšķirīgi. Šajā gadījumā jūsu inventāra vienības ir izejvielas vai apakškomplektācijas, un galu galā tās kļūs par gatavām precēm. Jums būs arī jākontrolē jūsu izejvielas, kamēr viņi ir ceļā uz gatavo produkciju, kas atkarībā no produkta var aizņemt tikai otro vai divus vai tik ilgi, cik vairākus gadus. Tādā stāvoklī viņi tiek uzskatīti par procesu. Izmantojot efektīvu pastāvīgo inventarizācijas sistēmu, jums nekad nevajadzētu beigties ar izejvielām, un jūs zināt, cik daudz gatavo preču ir pieejamas pārdošanai. Vēl svarīgāk, jūs arī zināt, kādas ir jūsu ražošanas izmaksas, pat ja jūsu materiāli mainās izmaksās.
LIFO un FIFO grāmatvedība
Jūsu fiziskās inventarizācijas vadībai vienmēr jāpārliecinās, ka vecākais produkts jūsu plauktos vispirms tiek pārdots, pat ja tas nav īpaši ātri bojājas. Iepakojums izzūd laika gaitā, kastes sabojājas un pat tērauda nagi galu galā rūsē. Neraugoties uz pastāvīgiem grāmatvedības mērķiem, jums jāizlemj, vai jūs uzskatāt, ka katrs inventāra gabals ir vecākais, kas pašlaik ir rokā, vai jaunākais no tiem. Šīs sistēmas tiek sauktas par pirmās pirmās un pēdējās in-first-out, vai FIFO un LIFO.Ja cenas pieaug, vecākais produkts vienmēr būs lētākais, un jaunākais produkts vienmēr būs visdārgākais. Ja cenas krītas, ir taisnība. Tam ir dažas būtiskas sekas attiecībā uz to, kā jūs atbildat par izmaksām.
LIFO, FIFO un COGS
Pieņemsim, ka demonstrācijas nolūkos vecākais jūsu inventāra vienums tika iegādāts par 85 ASV dolāriem, jaunākie maksāja jums $ 95, un jūs pārdodat par 110 ASV dolāriem. Ja strādājat FIFO, jūsu peļņa ir 110 ASV dolāri, no kuriem atskaitīti 85 ASV dolāri vai 25 ASV dolāri. Ja jūs strādājat ar LIFO bāzi, jūs saņemsiet tikai 15 ASV dolāru peļņu par to pašu pārdošanu. Ja jūsu mērķis ir ziņot par augstāko iespējamo peļņu, iespējams, iespaidot vai ietekmēt potenciālos investorus, iespējams, ka ir lietderīgi izmantot FIFO metodi. Ja vēlaties, lai jūsu reģistrētā peļņa tiktu pārbaudīta, lai samazinātu jūsu nodokļu rēķinu, LIFO metode šajā hipotētiskajā gadījumā varētu būt saprātīgāka. Jūs varat izmantot jebkuru metodi, ja vien jūs esat konsekvents. Attiecībā uz mazumtirdzniecībā pārdoto preču faktiskās izmaksas vai ražošanas izmaksas rūpniecībā jūs varat izvēlēties vidējo svērto metodi, kas seko līdzi jūsu faktiskajām izmaksām, kad tās iet uz augšu un uz leju.
