Četri sakaru komponenti ir kodēšana, dekodēšana, pārraides vide un atgriezeniskā saite. Personīgā vai biznesa sakaru ziņojuma sūtītājs kodē un pārraida to caur vienu vai vairākiem informācijas nesējiem, kas dekodē to un reaģē, sniedzot atgriezenisko saiti. Uzņēmējdarbībā darījumi notiek efektīvi, ļaujot vadītājiem motivēt savus darbiniekus un palīdz uzņēmumiem sadarboties ar ieinteresētajām personām. Sliktas komunikācijas var izraisīt zemu morāli, produktivitātes zudumu un uzticības trūkumu.
Kodēšana
Pirmais komunikācijas komponents ir kodēšana, kas ir ideju un jēdzienu tulkošana simbolos un žestos. Sūtītājs sākas, nosakot nosūtāmo ziņojumu. Labas idejas bieži tiek zaudētas, ja kodēšanas process ir noticis. Piemēram, sarunas ar nesaprotamiem faktiem un līkumainu loģiku varētu padarīt neiespējamu skaidru un produktīvu dialogu par faktiem, saskaņā ar Harvard Business School profesoru John P. Kotter un Britu Kolumbijas Universitāti profesoru Lorni A. Whitehead. Maldinošas komunikācijas stratēģijas, piemēram, bailes mongering, var radīt satraukumu par iedomātiem riskiem, kas var arī pārvērst cilvēkus pret labu ideju. Uzņēmējdarbības autors Theodore Kinni rakstīja Harvardas biznesa skolas darba zināšanās, ka komunikācijas spēku var maksimizēt, interpretējot faktus, nevis tikai tos izskaidrojot, un izmantojot emocijas un simbolus, lai pastiprinātu ziņojumus un uzreiz sazinātos ar darbiniekiem.
Vidējs
Kodētā ziņa tiek pārraidīta caur datu nesēju vai kanālu. Divas galvenās biznesa kanālu kategorijas ir mutiskas un rakstiskas. Mutiskus sakarus var veikt pa tālruni vai izmantojot interneta tehnoloģijas, piemēram, virtuālās telekonferences un tīmekļa pārraides. Rakstiskā saziņa ietver ziņojumus un piezīmes par tradicionālajiem papīra medijiem vai elektroniskajiem plašsaziņas līdzekļiem. Mutiskie kanāli ir ātrāki, jo sūtītājs un saņēmējs var izmantot verbālās un neverbālās norādes, lai nosūtītu ziņas un sniegtu atbildes gandrīz uzreiz. Tāpēc vadītāji ceļo pa visu pasauli, lai noslēgtu darījumu darījumus, jo, izmantojot e-pasta ziņojumus un virtuālas sanāksmes, var būt grūti izveidot personisku pieskārienu un uzticību.
Dekodēšana
Dekodēšana ir ziņojuma saņēmēja uzdevums. Tas ietver sūtītāja nosūtīto verbālo un neverbālo ziņojumu interpretāciju. Veiksmīgai biznesa komunikācijai kodēšanas un dekodēšanas procesiem jābūt sinhronizētiem. Tas prasa uzticību starp saņēmēju un sūtītāju. Kultūras atšķirības bieži vien veicina šīs uzticības veidošanu, it īpaši neverbālo komunikāciju interpretācijā. Piemēram, norādot ar pirkstu ir pieņemama Ziemeļamerikā, bet daudzās Āzijas daļās to uzskata par rupju.
Atsauksmes
Atgriezeniskā saite ir pēdējais solis komunikācijas procesā, kurā uztvērējs atbild uz sūtītāja ziņu. Šis signāls var būt verbāls - piemēram, "Jā, es domāju, ka tā ir lieliska ideja" - vai neverbāla, piemēram, nopūta vai ilgi pauze, kas norāda uz domstarpībām. Atgriezeniskā saite ļauj sūtītājam veikt koriģējošas darbības, atkārtoti nosūtot vai pārformulējot nepareizu ziņojumu. Tomēr atgriezeniskā saite būtu jāsniedz ātri, jo kavēšanās var nogalināt biznesa idejas un radīt zaudētas uzņēmējdarbības iespējas.
