Pirkšana ir uzņēmuma finanšu nodaļas departaments, kas nodrošina citu departamentu pieprasīto piegādi un materiālus efektīvi. Viss, kas pasūtīts katram departamentam, ir jāiet caur iepirkumu nodaļu. Lai gan uzņēmumiem ir atšķirīgas iepirkuma vadlīnijas, visiem uzņēmumiem ir standarta iepirkuma procedūras.
Pasūtījumu pasūtījumi
Katrs dienests, kuru pieprasa katrs dienests, ir jāiesniedz kā pasūtījums. Šis pirkuma pasūtījums ir grāmatvedības numurs, lai nodrošinātu, ka pārdevējam vai piegādātājam tiek samaksāta pareizā summa. Numurs arī izseko kārtību, lai pārliecinātos, ka tas tiek saņemts savlaicīgi, kā arī vēlamajā kvalitātē un daudzumā. Pirkuma pasūtījumu pārdevējs vai piegādātājs izmanto arī tad, kad uzņēmums izsniedz rēķinu pēc pasūtījuma piegādes.
Pirkumu cenas
Iepirkumu nodaļa ir atbildīga par pieprasītā produkta, pakalpojuma vai piegāžu meklēšanu. Iepirkuma aģents atrod dažādus piegādātājus, pieprasa cenas un izlemj, kurš piegādātājs atbilst departamenta pieprasījumu prasībām. Iepirkuma procedūrā ir izklāstīts process, kādā iepirkumu departaments pieprasa piegādātājus un piegādātājus. Katram departamenta vadītājam jāinformē iepirkumu departaments par precīzu nepieciešamo preci, vēlamo priekšmetu specifiku un attiecīgā departamenta darbībai nepieciešamo daudzumu.
Uzraudzības procedūra
Kad nodaļas ir sniegušas iepirkumu nodaļai informāciju par nepieciešamo pakalpojumu, piegādēm vai materiāliem, iepirkuma aģents uzrauga pasūtījumu visā procesā. Pasūtījumam piesaistītajam iepirkuma aģentam ir jāpārrauga pārdevējs, ja ir notikusi izmaiņas vai atjaunināts un uzraudzīts pasūtījums, līdz tas ir saņemts. Pēc tam, kad prece ir saņemta, iepirkumu nodaļa nodrošina, ka pasūtījums ir pareizs un saskaņā ar līgumā noteiktajām specifikācijām.
