Deviņdesmitajos un deviņdesmitajos gados tikai vidējie un lielie uzņēmumi varēja atļauties dārgas cilvēkresursu informācijas sistēmas (HRIS). Šīm programmām bija nepieciešami lieli lieldatoru datori un augsti kvalificēti programmētāji, lai tos darbinātu un uzturētu. Šodien gandrīz jebkurš uzņēmums var ne tikai atļauties, bet arī vajadzības, cilvēkresursu informācijas sistēmu. Pat uzņēmums ar mazāk nekā 10 darbiniekiem var iegādāties pamata HRIS programmu, ko var instalēt galddatorā, lai automatizētu cilvēkresursu pamatprocesus.
Kas ir HRIS?
Būtībā HRIS ir datu bāze vai datu bāzu kombinācija, kas apmainās ar informāciju. Piemēram, darbinieku nomas datubāze ietver visu informāciju, kas saistīta ar darba pieteikumiem. Ja uzņēmums pieņem darbā jaunu darbinieku, personas pamata demogrāfiskā informācija tiek dalīta ar citiem HRIS moduļiem, lai personāla darbiniekiem nebūtu jāievada dati.
Procesu automatizēšana un pilnveidošana
HRIS ir trīs galvenās sastāvdaļas - darbinieku informācija, algas un pabalsti. Tie pārstāv organizācijas cilvēkresursu nodaļas pamatfunkcijas. HRIS palīdz automatizēt un racionalizēt šos procesus, kas atbrīvo HR personālu, lai veiktu projektu darbu un risinātu problēmas. Piemēram, darbinieki izmanto identifikācijas numuru vai „zvēliens” darbinieka identifikācijas karti, lai katru rītu pārbaudītu elektronisko laika pulksteni, kas automātiski pārsūta datus HRIS. Tas novērš algas darbinieku vajadzību manuāli ievadīt darbinieku darba stundas no papīra laika kartēm algas sistēmā.
Darba pieteikumu iesniegšanas process ir vēl viens labs piemērs tam, kā HRIS var samazināt izmaksas. Daudzos uzņēmumos kandidāti piesakās darbam internetā. Tas nozīmē, ka personāla darbiniekiem vairs nav nepieciešams fiziski apstrādāt, kārtot un pārsūtīt lietojumprogrammas attiecīgajiem dienestiem.
Ziņošana un lēmumu pieņemšana
Tā kā pamata cilvēkresursu procesi ir automatizēti un visa nepieciešamā informācija tiek saglabāta saistītajās datu bāzēs, HRIS vienkāršo ziņošanas un vadības lēmumu pieņemšanas darbības. Lielākā daļa sistēmu ietver dažādus standarta HR ziņojumus, kurus var izmantot, lai pārvaldītu biznesu un nākotnes plānus, piemēram, kompensāciju par atalgojuma periodu un gadu līdz datumam, pabalstu uzņemšanu un darbinieku laiku un apmeklējumu. Daudzas cilvēkresursu sistēmas ļaus lietotājiem izstrādāt ad hoc ziņojumus, lai analizētu konkrētus jautājumus vai noteiktu tendences, kas palīdzētu pārvaldībai stratēģiskajā plānošanā.
Juridiskās atbilstības atbalsts
Šīs sistēmas rada pārskatus un dokumentus, kas nepieciešami valsts un federālajām aģentūrām, piemēram, W-2 algu un nodokļu pārskats, vienlīdzīgas nodarbinātības iespēju komisijas EEO-1 darba devēja detalizēta informācija un kopsavilkuma ziņojums, kā arī Darba departamenta slimības un traumu ziņojums (OSHA 301 Ziņojums).
HRIS var palīdzēt uzņēmumiem ar sarunu ceļā noslēgtiem darba līgumiem, iekļaujot līguma prasības ikdienas darbībās, piemēram, darba stāžu izsekošanu, lai veicinātu paaugstināšanu, atlaišanu un atalgojumu. Informācijas tehnoloģija arī palīdz cilvēkresursu departamentam uzraudzīt darbinieku sūdzības un darbības problēmas.
HRIS saites
Atkarībā no sistēmas sarežģītības, HRIS programma ļaus veikt datu apmaiņu un integrāciju ar citām būtiskām uzņēmējdarbības sistēmām, piemēram, finanšu un piegādes ķēdes pārvaldību. Turklāt dažas sistēmas var nodrošināt tīkla saites ar saviem veselības apdrošināšanas pārvadātājiem un pensiju fondu administratoriem. Tas ļauj darba devējiem un apdrošināšanas pārvadātājiem vai fondu administratoriem ātri un viegli dalīties darbinieku informācijā.
HRIS arī saista uzņēmuma cilvēkresursu nodaļu ar saviem vadītājiem un darbiniekiem. Izmantojot intranetu - drošu privātu datoru tīklu, kas pieder uzņēmumam un ko pārvalda uzņēmums - darbinieki var ievadīt nostrādātās stundas, pieteikties pabalstu programmās vai tālākizglītības kursos un saņemt paziņojumus no personāla nodaļas.
