Saistību vēstule ir oficiāls līgums, kas sniedz materiālo atbalstu uzņēmumam, bezpeļņas organizācijai vai pētniecības organizācijai. Saistību raksti biznesa pasaulē parasti iezīmē solījumus sniegt finansējumu vai aizdevumus, savukārt bezpeļņas organizācijām parasti ir noteiktas saistības attiecībā uz sadarbību, partnerību vai citiem materiālās palīdzības veidiem. Neatkarīgi no tā, vai esat apņēmies finansēt uzņēmējdarbību vai atbalstīt bezpeļņas kopienas grupu, jums ir jānodrošina, ka jūsu saistību vēstule, tāpat kā jebkura nopietna biznesa korespondence, ir kodolīga, skaidra un diplomātiska.
Pārskatiet savu informāciju. Jūsu saistību vēstulē tiks izklāstīti visi iepriekš saskaņotie dati par jūsu atbalstu (piemēram, aizdevuma summas, grafiki un ārkārtas rīcības plāni), tāpēc pārliecinieties, ka visa jūsu atbilstošā informācija ir aktuāla. Jūsu vēstulē ir jāapraksta tikai tie termini, par kuriem jau ir vienojušās abas puses. Neizmantojiet burtu, lai pievienotu vai pārskatītu noteikumus vai nosacījumus.
Nosakiet sava līguma pamatnosacījumus. Jūsu vēstules atvēršanai vajadzētu identificēt jūs un visas citas līgumā iesaistītās puses, kā arī jūsu apņemšanās galvenos noteikumus un mērķus. Ja jūs piesaistāt līdzekļus projektam vai uzņēmumam, norādiet summas. Ja jūs apņematies cita veida atbalstu vai sadarbību, īsi aprakstiet, kāda veida atbalstu jūs nodrošināsiet.
Norādiet savas lomas un pienākumus līgumā. Esi konkrēts. Paskaidrojiet, kāda ir jūsu loma un aprakstiet savu pienākumu klāstu. Ja jūs sniedzat līdzekļus, aprakstiet maksājumu grafikus, kā arī ārkārtas rīcības plānus, ja nevarat izpildīt savas saistības. Ja esat pabeidzis saistības attiecībā uz sadarbību bezpeļņas vai pētniecības jomā, aprakstiet precīzus pienākumus (piemēram, pakalpojumus vai iespējas, ko plānojat sniegt), kā arī lomu, kādu jūs vai jūsu organizācija spēlēs sadarbībā.
Saglabājiet savu vēstuli skaidri un kodolīgi. Daži avoti liecina, ka komerciālas nodomu vēstules var ierobežot tikai vienā lapā. Dažos gadījumos efektīvi burti var būt tikpat īsi kā viens punkts.
Esiet sirsnīgi. Ja rakstāt saistību vēstuli bezpeļņas organizācijai, paturiet prātā, ka citas vēstules var redzēt citas aģentūras, kas atbalsta vai pārrauga šo organizāciju, tāpēc pārliecinieties, ka skaidri norādāt iemeslus, kādēļ vēlaties strādāt ar šo grupu.Jānorāda arī jebkura iepriekšējā sadarbība, kas jums bijusi ar grupu. Tas stiprinās jūsu un jūsu līdzstrādnieku tēlu citu bezpeļņas atbalstītāju, piemēram, dotāciju veidotāju, acīs.
