Līgumu pārvaldības paraugprakse iesaka regulāras līgumu atbilstības revīzijas. Tomēr atšķirībā no finanšu pārskatu revīzijām, kas parasti notiek katru gadu, līgumu pārskatīšana notiek biežāk. Piemēram, inženiertehnisko un būvniecības līgumu audita grafiks bieži ietver ikmēneša maksājumu revīzijas, kā arī ceturkšņa, pusgada vai gada revīzijas ilgākiem projektiem. Pilnībā izprast atbilstības revīzijas procedūras palielina iespēju, ka jūs saņemsiet kļūdas, kas citādi varētu novest pie izšķērdīgiem izdevumiem un izmaksu pārsniegšanas.
Izveidot revīzijas mērķus
Ja pārskatīšana notiek līguma darbības laikā, tiks noteikti revīzijas mērķi. Kontroles revīzija, kas notiek līguma dzīves cikla sākumā, parasti koncentrējas uz līgumslēdzēja procesu un iekšējās kontroles novērtēšanu. Mērķis ir uzlabot saziņu un identificēt un racionalizēt procesus, kuriem ir risks pārmaksāt. Atgūšanas revīzija - viena, kas notiek katru mēnesi vai pirms galīgā līguma maksājuma - meklē norēķinu neatbilstības, piemēram, nederīgus, pārspīlētus un dublētus maksājumus. Mērķis ir novērst norēķinu kļūdas un atgūt pārmaksājumus.
Apkopojiet revīzijas grupu
Lemjot par revīzijas grupas lielumu un sastāvu, aplūkojiet līguma apjomu un sarežģītību. Vismaz kontroles un atgūšanas revīzijas grupās jāiekļauj līgumdarbinieki, grāmatvedības departamenta pārstāvis un neitrāla trešā persona. Tomēr lieliem vai sarežģītiem līgumiem var būt nepieciešami papildu komandas locekļi, kas ir iepazinušies ar līgumu pārvaldības un revīzijas procedūrām. Ja revīzija atklāj krāpnieciskas darbības, var būt nepieciešams piesaistīt pieredzējušu tiesu grāmatvežu vai krāpšanas pētnieku.
Kontrolēt revīzijas procedūras
Kontroles revīzija galvenokārt attiecas uz norēķinu un maksājumu procedūrām un preventīvām kontrolēm. Procedūras ietver intensīvu līguma pārskatīšanu un gan līgumslēdzējus, gan rēķinu apmaksas un maksājumu datu ievades procedūras. Pārskatā tiek meklēta atbilstoša iekšējā kontrole, piemēram, pienākumu nodalīšana, autorizācijas sistēma un informācijas drošība. Testi var ietvert paraugu rēķina izveidošanu, apstrādi un maksāšanu, bieži ieviešot tīšas kļūdas, lai noskaidrotu, vai esošās kontroles ir efektīvas.
Atgūšanas revīzijas procedūras
Ikmēneša atjaunošanas revīzijas saskaņo līgumslēdzēja pēdējo darba izmaksu pārskatu ar summām, kas norēķinātas pašreizējā periodā. Revidenti sāk pārskatīt darba izmaksu pārskatu un salīdzina to ar rēķinu apmaksu un maksāšanas noteikumiem. Pamatojoties uz sarkano karogu klātbūtni, revidenti var atlasīt un pārbaudīt tikai dažus vai daudzus izlases darījumus dažādiem izmaksu veidiem, piemēram, darbaspēka, materiālu, administratīvo un pieskaitāmo izmaksu segšanai. Darījumu testi parasti sastāv no pārrēķiniem un revīzijas taku izveides. Saskaņā ar KPMG, revīzijas, nodokļu un konsultāciju pakalpojumu firmu, revidenti meklē tādas neatbilstības kā ievērojamas virsstundas, izmaksu pārklasifikācijas, izmaksu uzkrājumi, neparasti vai trūkstoši izmaksu apraksti, lielas vai neparastas dolāru summas, izmaksas, kas radušās pirms līguma sākšanas un mājas biroja pieskaitāmās izmaksas. izmaksas.
Izveidojiet turpinājuma ziņojumu
Pēc revīzijas komanda sagatavo un iesniedz galīgo ziņojumu uzņēmuma īpašniekam un darbuzņēmējam, parasti sapulcē. Lai gan konstatējumi nosaka, cik daudz informācijas ir ziņojumā, galvenā uzmanība tiek pievērsta neatbilstību vai neefektīvu procedūru labošanai, skaidrošanai un sniegšanai. Revidenti arī norāda mērķus, kā arī izskaidro līgumu pārskatīšanas un revīzijas pārbaudes procedūras.
