Tiešsaistes inventarizācija jeb JIT ir process, kas paredzēts, lai samazinātu uzņēmumu ieguldījumus inventarizācijā, tādējādi atbrīvojot līdzekļus ieguldījumiem citās uzņēmuma daļās, piemēram, darbaspēka vai infrastruktūras jomā. Uzņēmumiem ir samazināts izejvielu daudzums, balstoties uz sarežģītu grāmatvedības sistēmu, kas prognozē nākotnes krājumu vajadzības un pasūtīs tos tieši pirms to nepieciešamības. Piegādes ir mazākas, bet biežākas, radot atjaunojamu nelielu daudzumu jaunu izejvielu. Šīs sistēmas mērķis ir nodrošināt, lai sastāvdaļas piegādātu iekārtai neilgi pirms tās būtu nepieciešamas, nevis plašas detaļu vai sastāvdaļu uzskaites saglabāšana. Mazāk naudas, kas glabājas materiālos glabāšanas telpās, uzņēmumi var brīvi uzlabot vai paplašināt.
Ir vairākas priekšrocības un trūkumi, kas saistīti ar inventarizācijas sistēmu. Plus pusē, apgrozāmā kapitāla nav piesaistīts, tur ir mazāka iespēja, ka krājumi novecos glabāšanā, un ir vieglāk mainīt pasūtījumus, jo tur ir tik maz produktu, kas ir pieejams, lai iegūtu. Tas vēl nav viss pozitīvs. Pat ar ievērojamiem ietaupījumiem visur, JIT var būt pietiekami daudz trūkumu, lai jebkura uzņēmuma īpašnieks varētu nopietni aplūkot šo procesu.
In-In-Time Inventory Trūkumi
In-in-time inventarizācijas sistēmās uzņēmumi pasūta minimālo inventāra daudzumu, lai nokļūtu līdz nākamajam piegādes datumam. Restorāns, kas izmanto šo sistēmu divreiz nedēļas piegādes grafikā, tikai pasniegtu pietiekami daudz pārtikas, lai ilgst vidēji četru dienu biznesa vērtību. Lielākā daļa no šīm sistēmām balstās uz salīdzināmiem datiem, kas iegūti iepriekšējā gadā, un tie pieņem, ka uzņēmējdarbība gadu no gada paliks relatīvi nemainīga. Ja restorāna galvenais konkurents pēkšņi izbeidz darbību, tas var redzēt pēkšņu ieņēmumu pieaugumu, kas nebija plānots iepriekš. Tā rezultātā uz plauktiem var nebūt pietiekami daudz pārtikas, lai ilgtu visu nedēļu. Alternatīvu avotu meklējumi ārkārtas pārtikas piegādēm var būt neiespējami vai, labākajā gadījumā, ļoti dārgi.
No otras puses, pēkšņs un negaidīts uzņēmējdarbības kritums var nozīmēt, ka plauktos tiek izmantotas pārmērīgas sastāvdaļas, kas, iespējams, var tikt sabojātas. Izmantojot automatizētu sistēmu, tas var būt divi vai trīs inventāra cikli, pirms uzņēmuma īpašnieks var pielāgot produkta ienākošo daudzumu. Tas arī rada problēmas nākamajam gadam, jo sistēma sagaida, ka uzņēmums atkal samazināsies un būs iespējams, ka nedēļu nepietiks pietiekami daudz sastāvdaļu.
Grūtības ar pārsteiguma papildu biznesu
Viens no lielākajiem biznesa laika trūkumiem ir laika trūkums, jo trūkst elastīguma. Lielākajā daļā uzņēmumu, klients, kas ierodas un vēlas pasūtīt milzīgu produktu daudzumu, ir laba lieta. T-kreklu kompānijai ar jaunu skolas kontu tas var nozīmēt, ka jaunais klients jāgaida ilgāk, nekā viņš vēlas, lai iegūtu pilnīgu pasūtījumu. Mazie uzņēmumi nevar atļauties izslēgt neparedzētus gadījumus, taču var būt neiespējami īsā laikā atrast pietiekami daudz izejvielu, lai rūpētos par šiem ienesīgajiem jaunajiem klientiem.
To var atrisināt vienā no diviem veidiem. Pirmajā gadījumā jaunie klienti var saņemt vēlamo pasūtījumu, bet viņiem būs jāgaida daudz ilgāk, lai to iegūtu, jo trūkst inventāra. Atkarībā no konkrētā veida krekla, ko viņi vēlas, var paiet vairākas nedēļas, lai atrastu pietiekami lielu piedāvājumu, lai apmierinātu jaunos klientus. No otras puses, ja T-kreklu veikala īpašniekam izdevies atrast gatavu krekliņu, kas apmierinās klientu, ir iespējams, ka viņi maksās vairāk naudas nekā veikala parastais piegādātājs. Negaidītais klients faktiski var izmaksāt uzņēmuma naudu, samazinot peļņas normu līdz neko.
Nepieciešama lielāka plānošana un apmācība
Daudzi mazie uzņēmumi veic inventāru un materiālu pasūtīšanu ar rokām, izmantojot papīru un zīmuli, vismaz sākumā. Pat tie, kas ir pietiekami lieli, lai tie varētu vai vēlas datora inventāra programmu, to dara ar vienkāršām lietotnēm. Vairumā gadījumu ir pietiekami, lai pāris reizes mēnesī veiktu inventarizāciju, lai sekotu tam, kas jums būs nepieciešams. Šādos gadījumos inventārs ir vienkāršs process un to var viegli iemācīt jebkuram darbiniekam īsā laikā.
Ar JIT inventarizācijas sistēmu viss inventarizācijas process ir sarežģītāks. Darbiniekiem jābūt apmācītiem ļoti bieži veikt ļoti detalizētu inventarizāciju. Precizitāte ir būtiska, jo visa uzņēmuma pasūtīšanas sistēma ir balstīta uz šiem numuriem. Darbiniekiem būs jāiemācās izmantot sarežģītas datorsistēmas, kas var būt sarežģītas tiem, kas nav iepazinušies ar birojā instalētajiem datoriem. Lai apmācītu un saglabātu darbiniekus, kuri var rīkoties ar šiem inventāra pienākumiem, iespējams, būs jāpalielina darbaspēka izmaksas. Turklāt jums būs jāatrod piegādātāji, kas vēlas strādāt kopā ar jums, piegādājot piegādes vairākas reizes nedēļā, nepievienojot pārmērīgus piegādes maksājumus katram pasūtījumam. Tā ir arī gudra prakse veidot attiecības ar mazākiem piegādātājiem avārijas piegādēm, ja inventāra / piegādes process tiek pārtraukts.
Ciešas piegādes ķēdes līdzekļi ir mazāk kontroles
Lielākā daļa mazo uzņēmumu īpašnieku ir lepni par savu spēju pagriezties un ātri izmainīt lietas, kad to prasa ekonomiskie spēki. Ar tikai in-time inventāra sistēmām ir daudz grūtāk to darīt. Apkārtnes ceptuve parasti zinās, kad notiks vietējās svinības, un attiecīgi rīkosies. Bet, ja maiznieks uzzina, ka jauns kāzu plānotājs meklē ārkārtas piegādi iedomātā cupcakes, viņai ir maza iespēja pastiprināt un sasniegt darbu.
Pat ja viņa izdodas saņemt cupcake pasūtījumu, ja maizes cepumu piegādātājs nespēj atrasties, viņam ir mazāk iespēju piedāvāt potenciālo jauno klientu. Jebkura veida traucējumi piegādes ķēdē visā sistēmā galu galā ietekmēs mazo uzņēmumu, kas izmanto šo sistēmu, apakšējo līniju. Ar mazākām iespējām piedāvāt klientiem un mazāk iespēju mainīt biznesa plānus īsā laikā, precīza inventāra izveide var samazināt iespējas, kas citādi varētu attīstīt mazo uzņēmumu.
Problēmas ar dabas katastrofām
Tornados, viesuļvētrās, plūdos un citās dabas katastrofās var būt milzīga ietekme uz jebkuru uzņēmējdarbību, kā arī pilsoņu nemieri vai policijas rīcība. Atšķirība ar savlaicīgu inventarizācijas sistēmu ir tā, ka efektu var justies daudz skarbāk. Briesmas nav tikai tas, kas notiek, kad ārkārtas situācijas rodas netālu no uzņēmuma, bet arī tad, kad tās notiek citās jomās, kur notiek uzņēmuma piegādātājs.
Vietējais kafijas veikals, kas izmanto JIT pasūtījumus, parasti saglabās pietiekami daudz pupiņu, kas ir trīs vai četru dienu vidējās pārdošanas vērtības. Viņi var uzkrāt papildu dienas vērtību, bet ne vairāk. Ja viņu cepetis, kas atrodas nākamajā valstī, ir skāris ar tornado vai ugunsgrēku, kafejnīcu īpašniekam būs maz laika, lai saputotu un atrastu jaunu tirdzniecības pupiņu piegādātāju. Ja viņa klienti ir pieraduši pie sava sajaukuma ar īpašiem maisījumiem, viņš, iespējams, nevarēs atvērt savas durvis ilgāk nekā dažas dienas pirms krājumu izsīkšanas.
Nepieciešamība pēc augstākiem IT ieguldījumiem
Tiešsaistes inventarizācijas sistēmas ir tik sarežģītas, ka tās praktiski nav iespējams izmantot bez datora un īpašām programmām. Lai šī sistēma darbotos pareizi, uzņēmumiem būs nepieciešama uzskaite, pasūtījumu veidošana, pārdošanas prognozēšana un daudzas citas programmas. Tas nozīmē lielus ieguldījumus gan aparatūras, gan programmatūras jomā, kā arī vadības un darbinieku apmācības laiku. Būs papildu darbaspēka izmaksas, papildu uzraudzības pienākumi un vairāk laika datu ievadīšanai.
Kad visas šīs sistēmas ir uzstādītas un cilvēki ir apmācīti, viss uzņēmums tagad ir atkarīgs no datorsistēmas, lai strādātu nevainojami. Vairumā gadījumu viņi to dara, bet rodas problēmas. Tāpēc pastāv IT nodaļas. Jebkuram uzņēmumam ar JIT sistēmu ir jābūt attiecībām ar IT speciālistu, kurš ir iepazinies ar instalēto aparatūru, kā arī ar profesionāļiem, kas strādā JIT uzņēmumā. Neviens uzņēmums nevar atļauties, lai to inventarizācijas sistēma būtu bezsaistē dienas laikā, neatkarīgi no tā, vai tā ir kļuvusi par programmatūras kļūdu vai datorā traucējumu. Ārkārtas remonts var būt dārgs un, iespējams, nav pieejams arī naktīs vai brīvdienās. Viedie uzņēmumu īpašnieki izveido rezerves plānu ārkārtas situācijām, bet labākajā gadījumā viņi ir pagaidu pārtraukumi.
Nepieciešamā atkarība no viena piegādātāja
Lai izveidotu JIT sistēmu, ir jāizveido attiecības ar lielākajiem piegādātājiem, kas piegādās iknedēļas izejvielas biznesa vajadzībām. Lai gan šīs biznesa saites var būt labums jebkuram uzņēmumam, ir arī nepietiekama attieksme pret šo vienošanos.
Pica restorāna īpašniekam, kurš paļaujas uz vienu restorānu piegādes uzņēmumu, ir tā priekšrocība, ka viņa katru nedēļu maksās par peponi un miltiem, tādējādi atvieglojot pārtikas izmaksu kontroli. No otras puses, viņa ierobežo savu spēju aplūkot sava piegādātāja konkurentus, lai redzētu, kādas cenas tās piedāvā par tiem pašiem produktiem. Ja piegādātājs visā pilsētā piedāvā pepperoni par puscenu šajā nedēļā, viņa nevar vienkārši izvietot vienu pasūtījumu, pirms dodas atpakaļ uz savu pastāvīgo piegādātāju. Viņa var mainīt piegādātājus, bet nav iespējams vienkārši iepirkties, lai katru nedēļu atrastu vislabākās cenas.
Tā pati problēma rodas, ja piegādātājs nolemj paaugstināt cenas. Pica veikala īpašnieks ir iestrēdzis maksāt augstākas cenas, līdz viņa var atrast līdzīgu piegādātāju, kas piedāvā labākas cenas un kurš ir gatavs strādāt ar viņu pēc pasūtīšanas grafika. Jebkurā gadījumā JIT inventarizācija ievērojami samazina uzņēmuma īpašnieka spēju savlaicīgi atrast vislabākās izejvielu izmaksas.
Problēmas ar klientu apmierinātību
Kad darbojas tikai savlaicīgas inventarizācijas sistēmas, tās darbojas labi. Tomēr, ja šīs sistēmas sadalās, uzņēmumi var ciest vairākās jomās. Inventāra trūkums nozīmē uzņēmējdarbības zudumu, bet tas ir tikai tūlītējs efekts. Neapmierināti klienti, kuri nevar iegūt to, ko viņi vēlas, vai kuriem ir jāgaida ilgāk nekā parasti, lai izpildītu pasūtījumus, ir reāla problēma mūsdienu uzņēmējdarbības vidē.
Internetam ir milzīga ietekme uz gandrīz katru mazo uzņēmumu, un nelaimīgajiem klientiem ir lielāks spēks, lai ievainotu uzņēmumus nekā jebkad agrāk. Pārskatīšanas vietnes, piemēram, Yelp un Facebook, Twitter un citas sociālo mediju vietnes, dod klientiem iespēju, ka tās nekad nav bijušas. Viens slikts pārskats, ja tas ir uzrakstīts uzjautrinošā vai šokējošā stilā, var būt pietiekams, lai šodien nopietni ievainotu jebkuru mazo uzņēmumu. Vīrusu biznesa pārskati ir interneta leģendas sīkumi, un daži ir atkārtoti jau vairākus gadus. Gadā, kad katram klientam ir tiesības slēgt uzņēmumu, ja viņš ir pietiekami motivēts, uzņēmumu īpašnieki iet tālāk un tālāk, lai tie būtu laimīgi. Liela šīs stratēģijas daļa var būt pietiekama krājumu glabāšana, lai klienti būtu apmierināti.
