Pārvaldot projektu, apakšējā rinda ir zināt, kādi rezultāti ir saistīti. „Pasūtījumi” ir visaptverošs termins, ko vienmēr dzird uzņēmējdarbībā, un būtu viegli domāt, ka tas attiecas uz fiziskiem produktiem, ko saņem, bet tas ir daudz plašāks nekā tas.
Kas ir rezultāti?
Būtībā rezultāti ir projekta rezultāts. Bet ir dažādi rezultāti: iekšējie un ārējie rezultāti, projekta un procesa rezultāti.
Ārējie rezultāti ir pakalpojumi vai produkti, kurus klients vai klients ir iesaistījis uzņēmumā. Tas ir tas, ko jūsu uzņēmums rada pārdošanai, lai radītu ienākumus uzņēmumam.
Iekšējie rezultāti ir uzdevumi un darbs, kas pabeigts uzņēmumā, kas nav orientēts uz klientu, bet ir prasība veiksmīgi vadīt uzņēmumu. Nodokļu iesniegšana, dokumentu apstrāde un kontu pārvaldība tiek uzskatīti par iekšējiem. Iekšējie rezultāti nekad netiks šķērsoti klienta galdā, bet tos var sagatavot tādām iestādēm kā IRS vai licencēšanas iestādes. Viņi joprojām atrodas jūsu uzņēmuma iekšienē vai ir nepieciešami jūsu uzņēmuma darbībai.
Projekta rezultāti un procesa rezultāti ir iekļauti ārējo rezultātu kategorijā, jo tie ir saistīti ar klientu darbu.Projekta rezultāti ir uz klientu vērsti rezultāti; jebkuri produkti un pakalpojumi, kas projekta ietvaros jāsniedz klientam.
Savukārt procesa rezultāti ir jebkurš no paveiktajiem darbiem, lai pabeigtu projekta rezultātu. Tie ir dokumenti, plāni, maketi, paskaidrojumi par darbības jomu un pat darba struktūras sadalījumu, kas izveidoti iekšējai komandai.
Projekta rezultātu izpratne
Ja klienti vai klienti iesaistās uzņēmumā, lai sniegtu pakalpojumus vai pārdotu preci, rezultāts, ko viņi saņem, ir projekta rezultāts. Tas var būt fizisks produkts, bet tas var būt arī kaut kas nemateriāls, piemēram, pakalpojums, ziņojums vai datora fails.
Piemēram, ja aviosabiedrība noslēdz Boeing līgumu, lai rastu viņiem jaunu lidaparātu, viņi norādīs, kas viņiem vajadzīgs no lidmašīnas - no izmēra, sēdvietu un dizaina. Plakne kļūst par piegādājamo. Un, ja uzņēmumam ir iekšēja konference un pieņem darbā pārraidītāju, lai ierakstītu un dokumentētu notikumu, to transkripcijas faili ir arī priekšmeti.
Rezultāti var būt radošs produkts, aparatūra, programmatūra, dokumenti, iekārtas un citi pakalpojumi. Tie var būt īstermiņa vai masveida sarežģīti ilgtermiņa projekti.
Jo skaidrāk rezultāti ir definēti projekta līgumos, jo vienmērīgāks būs piegādes process.
Projekta rezultātu definēšana
Nepietiek tikai ar to, kas tiks pasniegts projekta beigās. Ir svarīgi, lai piegādes līgumā būtu skaidri noteikts apjoms, izmaksas un termiņi, lai abas puses vienotos par to, kas tiks piegādāts, kad tas tiks piegādāts un cik daudz.
Piemēram, pieņemsim, ka jūs slēdzat līgumu par jaunas korporatīvās vietnes piegādi jūsu apģērbu kompānijai. Jo vairāk specifikas jūs varat nodrošināt par to, kas jums nepieciešams tīmekļa vietnē, jo lielāka iespēja, ka jums būs vēlamie rezultāti.
Tādēļ, aprakstot rezultātus, jāiekļauj visi aspekti, kas jums būs nepieciešami no tīmekļa vietnes:
- Dinamisks e-komercijas portāls, kurā klienti var redzēt apģērbu vairākos skatījumos ar tālummaiņas iespējām.
- Klienti var iegādāties tiešsaistē ar kredītkartēm, PayPal un Interac vairākās valūtās.
- Pasta sūtījumu saraksta apvienošana ir mārketinga nodaļas vēlmju sarakstā.
- Produktu nodaļa vēlas, lai tīmekļa vietne tiktu viegli atjaunināta ar jaunu produktu, bet tai ir arī jāpielāgo uzņēmuma inventārs 24/7, tāpēc produkti nav pārspīlēti vai netiek pārdoti nepietiekamas datu izsekošanas dēļ.
Katrs no šiem aspektiem ir detalizēti aprakstīts projekta līgumā. Procesa rezultātus pēc tam izlems projekta komanda iekšēji tā, lai projekts ātri virzītos uz priekšu, lai varētu izpildīt ārējo rezultātu termiņus.
Šajā gadījumā var būt vairāk nekā viens rezultāts. Pirmais varētu būt mājas lapas dizaina paraugs, un otrais rezultāts būs funkcionējošā tīmekļa vietne vai vadu karkass. Pirmais rezultāts būs jāapstiprina pirms otrā iznākuma izveides, un līgumā būs jāprecizē izpildes kritēriji.
Pasākumu definēšana
Divi svarīgākie vārdi, kas jāpatur prātā, definējot rezultātus, ir “specifiski” un “izmērāmi”.
Specifika ir projekta plānošanas fāzē, un detalizēta informācija tiks sniegta par to, kas ir rezultāts; piegādājamo. Pēc tam, kad specifika ir apstiprināta, izmaksas un darbaspēks var tikt noskaidroti un budžets ir apstiprināts klientam.
Starpposmi ir daļa no rezultātu izmērāmā aspekta, bet tie ir paredzēti iekšējai lietošanai - procesu rezultātiem - tikai kontrolpunkts, kas raksturo ceļu uz projekta pabeigšanu un klienta darba atbrīvošanu.
Vēl viens projekta rezultātu izmērāmās daļas aspekts ir tas, ka tiem jāatbilst pieņemšanas kritērijiem. Šim nolūkam klientam ir jābūt skaidram par to, kas nepieciešams līguma rakstīšanas laikā, vai arī viņiem var būt maz atlīdzības, ja to rezultāti nesasniedz to, ko viņi paredzēja.
Pamatlīnijas un atskaites punkti
Vai nu jūs strādājat pie projekta, kuram ir vajadzīgs rezultāts, vai arī esat ieinteresēts saņemt rezultātus. Vienā vai otrā veidā, lai nodrošinātu panākumus, projektam ir nepieciešami pamatrādītāji un atskaites punkti.
Projekta bāzes līnijas var būt vai nu darbības sfēra, grafika bāzes līnija vai izmaksu bāzes līnija. Kopā tie ir darbības rādītāji, un tie nav definēti, kamēr nav pabeigta projekta plānošana. Tās ir pamats pārraudzībai, kad projekts tiek uzsākts.
Izmaksu bāzes līnija ir paredzamais budžets. Darbības joma aptver visu projekta klāstu un kādas ir cerības un rezultāti. Grafiks ir izpildes un piegādes grafiks. Ja, vai kad mainās projekta detaļas, tas ir jāatzīmē, un bāzes līnijas būs jāmaina.
Uzraugot bāzes līniju precizitāti, ir svarīgi pagrieziena punkti. Starpposma uzdevumi ir uzdevumi vai sasniegumi, kas pēc pabeigšanas palīdz paātrināt jebkura projekta galīgos rezultātus. Stūrakmeņi var būt lieli sasniegumi, piemēram, kad izstrāde tiek pabeigta jaunā noliktavā, vai kaut kas līdzīgs līgumam, kas tiek parakstīts. Parasti pagrieziena punkti ir iekšēja funkcija, kas seko progresa uzraudzībai, kas palīdz projekta komandai palikt mērķa sasniegšanai.
Ja projekta atskaites punkti tiek izlaisti vai pamati mainās, tas nozīmē, ka iznākumi var neatbilst noteiktajam termiņam.
Projekta rezultātu pārvaldīšana
Darbības joma var novirzīt rezultātus, ja projekta darbības joma paplašinās pēc tam, kad lietas ir sākušās. Lai to ierobežotu, skaidri norādiet, kādi rezultāti ir saistīti ar sākotnējo projekta līgumu un, ja nepieciešams, pievienojiet papildu laiku un budžetu, ja tiek pievienoti jauni rezultāti. Noteikti saņemiet apstiprinājumu no visām ieinteresētajām personām šajos gadījumos.
Klienti un citas ieinteresētās personas var uzlabot projekta panākumus, sniedzot savu ieguldījumu par to, kādiem jābūt pieņemšanas kritērijiem. Esiet skaidrs par paredzēto gala izlietojumu un tā mērķi, lai pārliecinātos, ka esat apmierināts ar piegādājamo materiālu vajadzībām un prasībām.
Izmantot projektu vadības programmatūru, lai saglabātu ikvienu mērķauditoriju un atjauninātu informāciju par projekta gaitu un cik daudz darba ir jāpaveic, lai pabeigtu darbu. Tas var būt īpaši produktīvs, ja ir vairāk nekā viena ārēja piegāde. Nodrošināt, lai procesi, termiņi un mērķi būtu skaidri un vienkārši un deleģētu uzdevumus.
