Izklājlapas ir populārs rīks birojā un var būt noderīgas arī mājās. Neatkarīgi no tā, vai jums ir nepieciešams grafiks, lai sīki izklāstītu un automātiski pievienotu izmaksas kāzām, sagatavotu rēķinu jūsu ārštata klientam vai izveidotu finanšu pārskatu kopumu jūsu uzņēmumam, izklājlapas ir atkarīgas no uzdevuma.
Varētu būt mācīšanās līkne, ja vēlaties izmantot dažas no uzlabotākajām funkcijām, bet, tiklīdz jūs saprotat, kā darbojas izklājlapas un to iespējas, jūs redzēsiet, ka to lietojums ir gandrīz bezgalīgs.
Kas ir izklājlapa?
Tabula ir elektronisks dokuments, kas izmanto rindas un kolonnas datu glabāšanai un apstrādei. Tā ir digitāla, uz programmatūru balstīta darblapa, kas veidota pēc grāmatveža režģa papīra formāta. Rindas un kolonnas veido šūnas, kurās ir atsevišķi dati. Jūs varat izmantot izklājlapas, lai veiktu matemātiskos aprēķinus un citas manipulācijas ar ievadītajiem datiem.
Daudzi cilvēki izmanto arī izklājlapas, lai ierakstītu un saglabātu datus, kuriem ir vairāki atribūti. Piemēram, personas meklējuma datubāzē var izmantot personas vārdu, adreses datus, uzņēmuma nosaukumu, kuru viņi strādā, to nosaukumu un uzņēmējdarbības attiecību statusu.
Varat kārtot datus izklājlapā un veikt dažādus analīzes veidus. Datus var izmantot arī dažādām formulām un funkcijām. Izklājlapas piedāvā iespēju organizēt jūsu informāciju un izmantot to kā pamatu, lai izveidotu tabulas, diagrammas un grafikus analīzei.
Kāpēc izmantot izklājlapu?
Viens no populārākajiem iemesliem izklājlapu izmantošanai ir datu saglabāšana, ierakstīšana un drukāšana. Ir viegli organizēt un kārtot datus ar izklājlapu, un, ņemot vērā izvietojumu ar šūnu rindām un slejām, varat noklikšķināt uz jebkuras vietas, lai viegli atjauninātu informāciju, neuztraucoties par neredzamām telpām, atdevēm vai cilnēm, kā jūs dažās citās programmās piemēram, vārdu procesors.
Varat automatizēt dažādas funkcijas, lai veiktu aprēķinus, skatītu noteiktus vienumus vai vilktu atjauninājumus no citām programmām vai tīmeklī. Piemēram, grāmatveži katru mēnesi savām izklājlapām var pievienot jaunus datus un izmantot vienkāršu "summu" formulu, lai automātiski atjauninātu kopējos datus.
Izklājlapas piedāvā ātru, vienkāršu veidu, kā attēlot datus un koplietot tos ar citiem. Jūs varat ievadīt datus vai kopēt to no citas programmas un ielīmēt izklājlapā, saglabāt failu un viegli nosūtīt to kādam citam. Biroja darbinieki var saglabāt izklājlapu savā biroja datortīklā, lai ļautu citiem cilvēkiem atvērt failu un atjaunināt dažādas tā daļas.
Izklājlapas piedāvā iespēju uzglabāt lielus datu apjomus vienā vietā, jo izklājlapas failā tajā ir vairāk nekā viena lapa. Katru faila cilni sauc par darblapu, un failu sauc par darbgrāmatu. Jūs varētu uzglabāt finanšu informāciju, kas formatēta finanšu pārskatos, mazam uzņēmumam, un izmantojiet citu tabulu katram gada mēnesim. Pēc tam varat pievienot citu cilni, kurā tiek izmantotas saites, lai apkopotu un pievienotu visus datus gada skaitlim.
Kā lietot Google Excel
Excel ir Microsoft Office izklājlapas produkta nosaukums, bet to var izmantot Google, nevis Google izklājlapu lietojumprogrammu. Viena no lielākajām Microsoft Excel izklājlapu programmas priekšrocībām Google lietotnē Google Drive ir tā, ka jūs varat strādāt ar Excel izklājlapām tiešsaistē.
Izmantojot Microsoft Office, ja vien jums nav tiešsaistes Office 365 abonementa, varat piekļūt Excel izklājlapu failiem tikai no sava datora cietā diska vai tīkla faila mapes. Ja vēlaties strādāt ar Excel izklājlapām Google diskā, varat arī pārvērst savu Excel izklājlapu uz Google lapu failu. Ja augšupielādējat Excel failu, lai to saglabātu savā Google diskā, un mēģināt to atvērt, jūs redzēsiet statisku dokumentu, kas neļaus veikt izmaiņas.
Tomēr Microsoft un Google ir uzlabojuši spēju strādāt kopā Microsoft Office failos Google tīklā. Varat instalēt Google diska Microsoft Office spraudni, kas atrodams pakalpojumā Google Play. Kad būsiet instalējis spraudni, atverot Microsoft Office lietojumprogrammas, jūs redzēsiet nolaižamo izvēlni, kurā teikts Google disks, un tas dos jums dažādas iespējas, lai atvērtu, rediģētu un saglabātu Microsoft Office failus, saglabājot tos Microsoft Office formātā, saglabājot tos savā Google diskā.
Lai iegūtu spraudni, veiciet tiešsaistes meklēšanu savā pārlūkprogrammā, lai instalētu Microsoft diska spraudni Microsoft Office. Jums tiks lūgts lejupielādēt "_driveforoffice.exe "_ fails un izpildiet vienkāršu instalēšanas procesu.
Kā lietot Google lapas
Lai Google izklājlapās izveidotu izklājlapu, pārliecinieties, vai esat pieteicies savā Google kontā, atveriet pārlūkprogrammas cilni, dodieties uz drive.google.com vai sheets.google.com un izveidojiet jaunu lapu dokumentu.
Kad esat pārvietojies uz Google disku, izmantojot izvēlnes joslu ekrāna kreisajā pusē vai sarkano "+" pogu ekrāna apakšējā labajā stūrī, izveidojiet jaunu lapu dokumentu un jūs būsiet gatavs sākt lietot izklājlapu. Google lapas ļauj jums viegli sadarboties ar citiem lietotājiem tiešsaistē, kad esat nosūtījis saiti uz izklājlapu. Vairāki cilvēki var aktīvi darboties failā vienlaicīgi, un jūs varat redzēt, kas atrodas failā, un pat to, kas ir izklājlapu cilne un šūnas, ar kurām viņi strādā. Izmantojot lapas, varat izmantot arī citus Google integrētos rīkus, piemēram, teksta izklājlapā tulkot, izmantojot formulas, lai automātiski noņemtu akciju cenu datus no tiešsaistes vietnēm un importētu cita veida datus tieši no tīmekļa lapām savā izklājlapā.
Google lapas piedāvā iepriekš izveidotas veidnes dažādiem lietojumiem, piemēram, budžetam, ārštata rēķinam, uzņēmuma finanšu pārskatiem, projekta izsekošanai, Ganta diagrammai, darbinieku maiņas grafikam, pārdošanas kontaktu datubāzei un vairāk. Šīs un citas veidnes var atrast arī programmā Microsoft Excel un citās izklājlapu programmās. Viena no Google lapu priekšrocībām ir tā, ka jūsu darbs tiek automātiski saglabāts ik pēc dažām sekundēm. Ja izmantojat Excel izklājlapu programmu, jums ir iespēja automātiski saglabāt, bet tā nav noklusējuma funkcija, un jūs varat zaudēt darbu, ja vien manuāli saglabājat darbu.
Galvenās izklājlapu funkcijas
Izklājlapas pamatfunkcijas ietver trīs veidu datu glabāšanu, kas ir teksts, skaitļi un formulas vai funkcijas. Lielākā daļa cilvēku izmanto izklājlapas, lai veiktu matemātiskos aprēķinus, piemēram, pievienojot, atņemot, reizinot un sadalot datus. Varat arī saglabāt datu rindas ar vairākiem atribūtiem, piemēram, nosaukuma un adreses informāciju.
Izklājlapām parasti ir daudz rindu, lai pielāgotu lielu datu apjomu, bet ne vairāk kā divi miljoni šūnu, kas sastāv no daudzām kolonnām un rindām, kas nepieciešamas, līdz šūnu ierobežojumam. Microsoft Excel jaunākā versija šobrīd piedāvā 1,048,576 rindas un 16 384 slejas, lai saglabātu datus.
Izklājlapu datus var kopēt kā tabulas un ielīmēt citās programmās, piemēram, teksta redaktorā vai slaidu prezentācijas programmā, lai izveidotu dažādus analīzes, ziņošanas un prezentācijas grafikus. Varat arī formatēt datus, izmantojot krāsas, līnijas, tekstlodziņus, attēlus un daudzas citas funkcijas, lai pievērstu uzmanību noteiktām datu daļām vai izklājlapu grafikam.
Kas ir uzlabotas izklājlapu funkcijas?
Atkarībā no tā, vai izmantojat Google lapas, Microsoft Excel vai citu izklājlapu programmu, jums būs pieejamas daudzas uzlabotas funkcijas, kas var palīdzēt veidot visu veidu modeļus datu apstrādei un analīzei.
Piemēram, varat izmantot izklājlapas, lai veiktu statistisko regresijas analīzi, diskontētas naudas plūsmas modelēšanu un daudzus citus vingrinājumus. Jūs varat izveidot darbgrāmatu ar vairākām izklājlapām, kurās ir finanšu pārskatu dati par katru gada mēnesi. Pēc tam tajā pašā darbgrāmatā vai jaunā darbgrāmatā var izveidot citu izklājlapu, kurā ir pieņēmumi par uzņēmējdarbības izaugsmi, pārdošanas pieaugumu, izmaksu procentuālajām izmaiņām un citiem pieņēmumiem. Izmantojot formulas un saites, varat izveidot prognozētu finanšu pārskatu, kas automātiski atjauninās, kad maināt pieņēmumus savā izklājlapu pieņēmumu cilnē.
Jūs varat izmantot dažādas automatizētas formulas un funkcijas, ieskaitot "ja / tad" formulas, kas ļauj jums pateikt, vai "X" nosacījums ir izpildīts, tad izpildiet "Y" funkciju vai formulu. Jūs pat varat ievietot šos un / tad paziņojumus, un Microsoft Excel var apstrādāt līdz pat septiņiem, ja tie ir viens otram, kas nozīmē, ka jums var būt līdz septiņām nosacītām funkcijām, kas atkarīgas viena no otras, automātiski tiek piemērotas jūsu datiem.
Dažas izklājlapu programmas piedāvā makro ierakstītāju, kas ļauj ierakstīt dažādus ikdienas procesa posmus, piemēram, izklājlapu formatēšanu vai dažu veidu datu ievadīšanu, nezinot Visual Basic vai kādu citu programmēšanas valodu. Nākotnē, tā vietā, lai veiktu faktiskās funkcijas izklājlapā, varat izmantot īsinājumtaustiņus, un jūsu process darbojas automātiski, jo soļi ir saglabāti makro veidā.
Izklājlapas piedāvā tādas funkcijas kā "mērķis meklēt", kas ļauj jums iterēt formulas un atrisināt tās noteiktām definētām atbildēm un attiecīgi mainīt ieejas. Ja jums ir liels datu kopums, lai strādātu, dažas funkcijas ļauj identificēt un noņemt dublikātus, kārtot un filtrēt datus, konsolidēt to, sadalīt to kopā, rangu un datu vērtību vertikālu vai horizontālu novērtēšanu un atgriezt jaunā tabulā. Šie ir tikai daži piemēri, kā tiek piedāvātas daudzas uzlabotas funkcijas, ko piedāvā izklājlapas.
Izklājlapas Versus datu bāzu programmās
Daudzi cilvēki izmanto izklājlapas datu rindu glabāšanai, un jūs varētu brīnīties, kāpēc jūs vienkārši neizmantojat datubāzes programmu, piemēram, Microsoft Access, lai saglabātu datus, nevis izmantotu izklājlapu. Lai gan datu bāzes un izklājlapu programmas var saglabāt datu rindas ar vairākiem atribūtiem, katrai no tām ir savas stiprās puses.
Excel, Google lapas un citas izklājlapas saglabā datus ar galvenēm tādā pašā veidā, kā datubāzes programma. Tomēr, izmantojot izklājlapu datus, var viegli veikt datu formulu aprēķinus vai manuālus aprēķinus. Izklājlapas ir arī vienkārši lietojamas, un jūs varat sākt ievadīt un apstrādāt savus datus uzreiz, tā vietā, lai izveidotu datubāzi, piemēram, programmā Access. Izmantojot izklājlapas, jūs varat arī viegli izveidot diagrammas un diagrammas, pamatojoties uz jūsu datiem.
No otras puses, datu bāzes parasti ir stabilākas. Izmantojot izklājlapu datus, ir viegli kļūdaini izdzēst šūnu, rindu vai datu kolonnu, ja jūs nepievēršat īpašu uzmanību, kas ir daudz grūtāk izdarāms datubāzes programmas ietvaros. Turklāt, ja jums ir lieli datu apjomi, tie var kļūt nepārvaldāmi izklājlapā, kur datu bāzes programmas ir īpaši paredzētas tūkstošiem un pat miljoniem datu ierakstu rindu pārvaldībai. Ja jums ir nepieciešams pastāvīgi atjaunināt katra datu rindu elementus vai veikt dažāda veida šķirošanu un ziņošanu, datu bāzes programma varētu būt lietderīgāka par izklājlapu.
