Neviens federālais likums neprasa, lai privātā sektora darba devēji ļautu pašreizējiem vai bijušajiem darbiniekiem piekļūt viņu personāla dokumentiem. Parasti privātā sektora darbinieku personāla lietas tiek uzskatītas par darba devēja īpašumu, un daži uzņēmumi izmanto šo loģiku, lai ierobežotu piekļuvi darbinieku failiem. Federālie un valsts darbinieki - valsts sektora darbinieki - var piekļūt saviem oficiālajiem personāla ierakstiem.
Personāla faili
Nodarbinātības datnēs, kas dažkārt tiek sauktas par darbinieka personāla lietām, ir dokumenti, piemēram, darba ņēmēja sākotnējais pieteikums nodarbinātībai, neatliekamās palīdzības kontaktinformācija, nodarbinātības atbilstības veidlapas, izpildes novērtējumi, disciplīnas un apmeklējumu uzskaite, kā arī vadītāja un vadītāja piezīmes par darbības, apmācības un nodarbinātības darbībām.. Nodarbinātības pasākumu piemēri ir veicināšana un pārtraukšana. Dažos gadījumos cilvēkresursu departaments uztur oficiālu nodarbinātības dokumentu, un darbinieka vadītājs vai vadītājs uztur departamenta datni. Lai gan abos failos jābūt atbilstošai informācijai, saturs var nedaudz atšķirties. Piemēram, departamenta failā nedrīkst būt visu dokumentu un dokumentu kopijas, ko darbinieks pabeidz pirmajā darba dienā, piemēram, politikas apstiprinājumus un W-2 veidlapas.
Piekļuves iemesls
Pašreizējie darbinieki lūdz pārskatīt savus failus, lai nodrošinātu, ka cilvēkresursu departaments uztur precīzu uzskaiti par viņu nodarbinātību. Ja uzņēmums veic ikgadējus darbības novērtējumus, personāla datnē jāiekļauj novērtējuma veidlapu kopijas par katru gadu, kurā darbinieks ir nodarbināts. Tāpat apmeklējumu ierakstos precīzi jāatspoguļo darbinieku prombūtnes slimības, atvaļinājuma vai prombūtnes dēļ. Bijušie darbinieki bieži pieprasa failus, lai iegūtu dokumentu kopijas, ko viņi var izmantot, meklējot nākotnes darbu. Piemēram, ja bijušā darbinieka datnē ir ieraksti par sniegumu un sasniegumiem, šī informācija var palīdzēt atjaunot darbu vai sagatavot darba pienākumu sarakstu, lai dalītos intervijās ar potenciālajiem darba devējiem. Bijušie darbinieki var pieprasīt arī darba dokumenta kopijas, lai izmantotu sūdzību pret darba devēju.
Darba devēju politika
Daudziem darba devējiem ir politika attiecībā uz darbinieku uzskaiti. Darbavietas politika atšķiras atkarībā no ierakstu veidiem, kas pieejami darbinieku pārbaudei un kopēšanai, un daži uzņēmumi nenosaka darba stundas kā vienīgo laiku, kurā darbinieki var pārskatīt personāla ierakstus. Darba devēji, kuriem ir politika šajā jautājumā, darbinieka rokasgrāmatā parasti iekļauj sadaļu par piekļuvi ierakstiem. Labi uzrakstīta politika izklāsta pasākumus, kas nepieciešami, lai pārskatītu ierakstus, kādi ierakstu veidi darbiniekiem ir pieejami, kad darbinieki var apskatīt savus ierakstus un jebkādus maksājumus par dokumentu kopēšanu, kas ietverti darbinieka personāla datnē.
Darba devēja pienākums
Saskaņā ar federālo likumu privātā sektora darba devējiem nav jāiesniedz darba dokumentu kopijas pašreizējiem vai bijušajiem darbiniekiem. Lēmums par failu izlaišanu ir balstīts uz uzņēmuma politiku un dažos gadījumos valsts tiesību aktiem, kas reglamentē piekļuvi personāla dokumentiem. Daudzi darba devēji tomēr redz, ka labums ir ievērot darbinieku pieprasījumus. Aizliegums piekļūt darba dokumentiem var radīt tikai jautājumus, kurus darba devējs var nevēlēties atbildēt. Ja darba devēji uztur personāla lietas, kurās ir precīza informācija, kas iepriekš ir izlaista darbiniekiem, nav šaubu par to, vai informācija var tikt atbrīvota pēc darbinieka aiziešanas no uzņēmuma. Labā ticībā daudzi darba devēji nodrošina darbinieku piekļuvi personāla dokumentiem. Šī prakse parāda pārredzamību attiecībā uz nodarbinātības politiku un uzskaiti.
Likumi par piekļuvi darba ņēmēju piekļuvei darba dokumentiem ir daļa no 1974. gada Federālā privātuma likuma; ASV Personāla vadības birojs ir aģentūra, kas parasti ir atbildīga par federālo darbinieku personāla uzskaiti. Atsevišķas valstis apstrādā darbinieku pieprasījumus piekļūt personāla ierakstiem.
Valsts likumi
Dažās valstīs ir likumi, kas ļauj darbiniekiem piekļūt personāla failiem. Citas valstis nezina, vai pašreizējie un bijušie darbinieki var pārskatīt vai kopēt personāla materiālus. Vairumā gadījumu darbinieki - pašreizējie vai bijušie -, kas bijuši iesaistīti darbavietu izmeklēšanā, nevar apskatīt datus par izmeklēšanu. Šos ierakstus jebkurā gadījumā nedrīkst saglabāt nodarbinātības dokumentācijā. Viņiem jāpaliek cilvēkresursu departamenta aizbildniecībā un tikai par izmeklēšanu atbildīgajiem cilvēkresursu darbiniekiem ir jābūt pieejamiem izmeklēšanas materiāliem.
Ierobežota piekļuve
Valstis, kurās ir tiesību akti par darbinieku piekļuvi personāla dokumentiem, var pieprasīt darbiniekiem iesniegt rakstisku pieprasījumu, un daži likumi ļauj darba devējiem ierobežot piekļuvi noteiktiem materiāliem. Piemēram, Kalifornijas likums prasa, lai darba devēji 21 dienu laikā pēc darbinieka pieprasījuma saņemšanas ļautu pašreizējiem un bijušajiem darbiniekiem piekļūt viņu dokumentiem. Darba devējiem, kas šajā jautājumā neizpilda Kalifornijas valsts tiesību aktus, tiek piemēroti sodi, sodi un spriedumi civillietās par atteikumu piekļūt darbinieku datnēm. Savukārt Missouri nav valsts likuma, kas pilnvarotu piekļuvi darbinieka personāla lietas materiāliem.
