Operāciju plāns ir rakstisks apraksts par to, kā tiek risinātas biznesa darbību funkcijas. Tajā aprakstītas darbības, kas saistītas ar darbību, izmantotajiem procesiem un darbinieku atbildību katrā departamentā. Šie plāni tiek izstrādāti, lai palielinātu biznesa procesu efektivitāti. Operāciju plāns ir standarta sadaļa, kas iekļauta vairumā organizāciju biznesa plānos. Klientu apkalpošanas operāciju plānā ir aprakstītas procedūras, kas paredzētas darbiniekiem šajā nodaļā. Šis plāns veicina klientu apkalpošanas efektivitāti un bieži jāpārskata, lai nodrošinātu tā efektīvu darbību.
Pārskatiet klientu apkalpošanas darbiniekus. Laba klientu apkalpošana sākas ar klientu apkalpošanas pārstāvjiem, kas ir uzņēmuma aktīvi. Lai būtu labs klientu apkalpošanas pārstāvis, personai ir jābūt entuziasmam un jābūt izejošam un draudzīgam. Viņam ir jābūt arī problēmu risināšanas prasmēm un jāspēj būt empātiska ar klientiem. Darbības plāns, kas satur darbiniekus, kuri neatbilst šīm prasībām, nebūs tik efektīvs, cik vien iespējams. Klientu apkalpošanas galvenais mērķis ir klientu apmierināšana. Lai uzlabotu šī plāna darbības plānu, ir būtiski pārskatīt klientu apkalpošanas darbiniekus.
Izveidot apmācību programmas. Efektīva klientu apkalpošana prasa pienācīgu apmācību pārstāvjiem. Izveidojot un īstenojot nepieciešamās apmācības nodarbības, darbinieki ir apmācīti pareizās klientu zvanu, jautājumu un sūdzību izskatīšanas procedūrās. Zinoši darbinieki sniedz labākus rezultātus. Uzņēmuma darbības plānā jāiekļauj informācija par pieejamajām mācību programmām un darbinieku prasībām. Ja plāns nenotiek, tie jāpievieno kā mēģinājums uzlabot visu klientu apkalpošanas pārstāvju sniegumu.
Atļaut dažus darbiniekus pieņemt lēmumus. Ne visiem darbiniekiem noteikti vajadzētu būt pilnvarotiem pieņemt ārkārtīgi sarežģītus lēmumus, bet, ļaujot dažiem no viņiem piešķirt šo iestādi, darbinieki iegūst pašapziņu. Darbinieki jūt, ka viņu lēmumi ir svarīgi un vērtīgi. Darbības plānā jāiekļauj procedūra attiecībā uz darbinieku atalgojumu. Kad klientu apkalpošanas pārstāvji pieņem labus lēmumus ar klientu, darbiniekam ir jābūt apsveiktam vai atzītam kādā veidā, lai mudinātu darbinieku turpināt meklēt labas rezolūcijas ar klientiem.
Izstrādāt klientu atsauksmes. Atsauksmes no klientiem ir svarīga iespēja, no kuras uzņēmumiem jāizmanto priekšrocības. Operāciju plānā jānorāda, kā tiek saņemta atgriezeniskā saite, un jāizskaidro, kā tiek apstrādāta atgriezeniskā saite. Daudzi uzņēmumi reģistrē un uzrauga visas atsauksmes. Atsauksmes tiek analizētas un izmantotas, lai veiktu uzlabojumus organizācijā.
