Reizēm ir reizes, kad ir iespējams iztēloties, kā kaut kas tiek darīts, ir vieglāk saprast. Procesa shēmas identificē katru procesa soli rakstiskā veidā, kas ir līdzīgs kartei. Procesa shēmas var būt īpaši noderīgas, ja organizācijas vēlas pilnveidot darbplūsmu. Plūsmas shēma ļauj lēmumu pieņēmējiem identificēt katru procesa posmu un redzēt arī soļu mijiedarbību. Procesa plūsmas shēma ir kaut kas tāds, ko var paveikt jebkurā organizācijā.
Preces, kas jums būs nepieciešamas
-
Sanāksmju telpa
-
Papīrs
-
Zīmuļi
-
Baltā tāfele ar marķieriem
-
Piezīmes "Post to type"
-
Vārdu apstrādes programmatūra
-
Plūsmas diagrammas programmatūra
Apkopojiet komandas locekļus klusā sanāksmju telpā. Vietai jābūt pietiekami lielai, lai komandas dalībnieki varētu pārvietoties, pietiekami izolēti, lai diskusija neietekmētu pārējo biroju un būtu balta tāfele, lai parādītu procesa plūsmu, kā tas tiek apspriests. Katram komandas dalībniekam ir jābūt arī piezīmēm par papīru / zīmuli un "ierakstiet to tipam".
Informējiet komandu par procesa grafiku. Lūdziet, lai komanda pārdomātu visus procesa posmus. Uzrakstiet soļus uz baltās tāfeles. Neuztraucieties par to, kas ir pirmais vai pēdējais solis - vienkārši pierakstiet katru procesa soli. Kad visi procesa posmi ir uzskaitīti, vienojieties ar komandu, ka katrs solis ir norakstīts. Uzrakstiet katru soli uz leju uz atsevišķa piezīme “pēc tā veida”. Dzēsiet balto dēli.
Izlemiet, kurš solis sāk procesu. Nolieciet šo soli uz galda kreisajā pusē. Izlemiet, kurš solis beidz procesu. Nolieciet šo soli kuģa labajā pusē. Nosakiet procesa otro soli un novietojiet to tikai uz pirmo soli pa labi. Turpiniet šo procesu ar katru soli, līdz visi procesa soļi tiek izvietoti secīgā secībā no pirmā soļa kreisajā pusē līdz pēdējam solim pa labi. Šim procesam komandas locekļi parasti pieņems zināmu atbalstu, lai panāktu vienprātību.
Katram procesa posmam piešķiriet atbilstošus simbolus. Procesa sākumā un beigās tiek izmantots ovāls simbols. Uzrakstiet ovālu virs piezīme par "post-it type" pirmajā un pēdējā procesa posmā. Katra turpmākā rīcība tiek identificēta ar laukumu. Katrs lēmums ir identificēts ar dimantu. Nāciet vienoties ar katru komandas dalībnieku par to, kāda veida simbols iet uz tā piezīmi. Kad pabeigta, zīmējiet līnijas no katras piezīmes uz nākamo piezīmi procesā.
Analizējiet shēmu. Lielāko daļu procesu var padarīt efektīvākus, ja procesu var apskatīt diagrammā. Pārbaudiet, vai nav dubultu darbību vai nevajadzīgu darbplūsmas apstāšanās, piemēram, vadītāja apstiprinājumi vai nevajadzīgas pārrakstīšanas.
Izmantojiet teksta apstrādes programmatūru vai plūsmas diagrammu programmatūru, lai izveidotu pastāvīgu darbplūsmas procesa kopiju. Saglabājiet procesa plūsmas diagrammu kā sākumpunktu turpmākai procesu plūsmas uzlabošanai.
