Darbplūsmas diagramma vizuāli atspoguļo resursu, dokumentu, datu un uzdevumu kustību un pārsūtīšanu, izmantojot visu konkrētā produkta vai pakalpojuma darba procesu. Veiksmīgi izveidotā plūsmas diagramma ātri un skaidri parādīs pareizo darbplūsmu.
Efektivitātes uzlabošana un vājās vietas novēršana
Daudzi darba procesi var būt sarežģīti un sarežģīti, tāpēc ir svarīgi vizuāli atspoguļot, kā uzdevumi ir pabeigti, lai uzlabotu darbinieku izpratni un efektivitāti. Darbplūsmas diagrammas skaidri norāda, kurš ir atbildīgs par katru posmu, kādi dokumenti un resursi ir nepieciešami, un cik daudz laika nepieciešams katrā posmā. Darbinieku lomu un resursu prasību apzināšana ļauj vadībai viegli definēt trūkumus un mazināt vājās vietas. Sliekšņi ir visi darba plūsmas aspekti, kas kavē un palēnina procesa kopējo cikla laiku.
Atbildības un komunikācijas palielināšana
Vizuāli attēlojot visu darbplūsmas procesu, darbinieki var labāk izprast ne tikai darba pienākumus, bet arī citu darbinieku lomu, kas palielina atbildību. Izveidojot veiksmīgu un precīzu darbplūsmas diagrammu, nepieciešamā pētījuma un datu apkopojuma dēļ tiek palielinātas zināšanas darba vietā. Komunikācija uzlabojas arī tad, ja darbiniekiem ir labāka izpratne par darbplūsmas procesu.
Formu izmantošana, lai parādītu aktivitāti
Darbplūsmas diagrammas izmanto noteiktas formas, kas atbilst dažādiem darbības veidiem. Ovāls rāda, kur sākas un beidzas darbplūsma. Taisnstūri attēlo procesa darbību, uzdevumu vai analīzi. Dimanti nozīmē lēmumu pieņemšanas procesu, kas parasti rada divus iespējamus darbplūsmas virzienus. Ja atbilde uz lēmumu ir "jā", darbplūsma turpinās paredzētajā maršrutā, bet, ja atbilde ir "nē", darbplūsmai var būt nepieciešams cits ceļš, lai atrisinātu problēmu. Diagramma ar daudzām dimanta formām var būt grūtāk ievērot vizuāli. Apļi attēlo savienotājus no vienas darbības uz citu.
Darbplūsmas diagrammu ieviešana
Lai gan darbplūsmas diagrammas izstrāde var būt plašs un laikietilpīgs process, tā īstenošana var būt sarežģītāka. Vadītāji nevar vienkārši ievietot diagrammu darbavietā un sagaida, ka darbinieki to piegādās bez norādījumiem. Lielākā daļa diagrammu ir jāapvieno ar darbplūsmas uzlabošanas teoriju, piemēram, liesās ražošanas, Six Sigma vai pilnīgas kvalitātes vadību. (Sk. 1. atsauci)
Darbplūsmas diagrammu alternatīvas
Daži uzņēmumi izmanto alternatīvas darbplūsmas diagrammām, piemēram, procesu, biznesa plānošanu un plūsmas kontroli. Process vai procesa karte ir ļoti līdzīga koncepcija ar darbplūsmas un darbplūsmas diagrammām. Darba process ir specifiskāks par darbplūsmu, vairāk koncentrējoties uz izejvielām un rezultātiem, nevis datu, dokumentu un uzdevumu nodošanu. Uzņēmējdarbības plānošana vairāk pievēršas ilgtermiņa mērķiem, nevis pašreizējās darbplūsmas uzlabošanai. Vadītāji, kurus interesē plūsmas kontrole, īpaši meklē, lai uzlabotu krājumu kontroli.
