Lielākā daļa biznesa uzņēmumu regulāri iesniedz dokumentus kā e-pasta pielikumu. Tomēr vislabāk ir izveidot jauku mapi pasta sūtījumiem. Jūsu mērķis, rakstot jebkuru dokumentu uzņēmējdarbības nolūkos, ir iekļaut informāciju, kas nepieciešama otras puses vajadzībām profesionālajā valodā. Tas nenozīmē, ka valodai jābūt augstai vai neskaidrai. Ja dokumenti, kas lasīs šo dokumentu, var nebūt pilnībā saprotami, apsveriet iespēju izveidot atsevišķu lapu ar aizzīmogotu informāciju, lai izskaidrotu galveno dokumentu.
Apkopojiet visu informāciju, kas nepieciešama jūsu dokumentam. Dot skaidru informāciju dokumentā ar fontu lielumu, citi var viegli lasīt. Eksperimentējiet ar fontu izmēriem un drukas stiliem, lai izveidotu labu vizuālo iespaidu. Lūdziet, lai kāds no jums uzticētos pārskatītu dokumentu pirms tā nosūtīšanas.
Ievietojiet tās personas vārdu, amatu un nodaļu, kas saņems dokumentu. Iekļaujiet dokumenta autora vārdu, e-pasta adresi un tālruņa kontaktu numurus. Ierakstiet šāda veida informāciju vāka lapas augšējā labajā stūrī vai centrējiet šo informāciju apakšā.
Uzrakstiet kopsavilkumu, kurā norādīts, kāda informācija tiek piegādāta. Piemēram, norādiet, ka dokuments ir līgumdarba piedāvājums. Ierobežojiet izpilddirektora kopsavilkumu līdz pusei vai mazāk. Uzrakstiet šo sadaļu tā, it kā lasītājam nav nekādas neskaidrības par jebkuru dokumentā sniegto informāciju. Kopsavilkumā jāsniedz informācija, ka personai, kas saņem dokumentu, var būt nepieciešams dalīties ar citiem.
Sniedziet informāciju par projektu, kuru vēlaties apspriest, vispirms sākot ar svarīgāko informāciju. Iesaistiet lasītāja intereses un mēģiniet to turēt katrā rindkopā. Uzņēmējdarbības dokumentiem ir tendence kļūt garlaicīgi ar pārāk daudz vārdiem. Izveidot apakšpozīcijas, lai sniegtu informāciju interesantākā veidā.
Krāsojiet attēlu ar saviem vārdiem. Palīdziet lasītājam vizualizēt punktus, kurus jūs mēģināt veikt, izmantojot valodu, kas apraksta, kas ir jādara.
Brīdinājums
Uzrakstiet jebkuru biznesa dokumentu par lasītāja izglītības līmeni. Ja jūs plānojat iznomāt rakšanas uzņēmumu, lai izkraut netīrumus no būvlaukuma, lietojiet valodu, ko uzņēmums varētu izmantot savā ikdienas darbībā, nevis zinātnisku aprakstu.
