Efektivitāte ir svarīga gandrīz jebkurā biroja vai biznesa vidē. Organizēšana ir prasme, kas dos labumu jebkurai biroja videi. Viena lieta, ko jūs varētu uzlabot, pat ja jūs konstatējat, ka jūs parasti esat organizēts, ir jūsu dokumentu noformēšanas un uzturēšanas procedūras. Jūs varat pavadīt stundas, meklējot svarīgus dokumentus, ja nav izveidota sistēma to pārvaldīšanai. Ļoti svarīga ir spēja iegūt nepieciešamos dokumentus. Lai gan dažās darbavietās var būt faktiski fiziski faili, lielākā daļa dokumentu iesniegšanas notiek datorā.
Nosaukums
Nosaukt visus failus un mapes konsekventi. Nenorādiet dažus no tiem pēc datuma un citiem pēc projekta nosaukuma. Pārliecinieties, ka katram konkrētā projekta failam savā projektā ir kaut kas unikāls. Izveidojiet galvenā projekta mapi ar viegli identificējamu nosaukumu. Sadaliet šo mapi apakšmapes ar skaidriem nosaukumiem, ko varat izmantot, lai uzskaitītu to personu vārdus, kas strādā ar to vai citas nepieciešamās lietas.
Saglabāšana
Glabājiet līdzīgus dokumentus kopā. Ja strādājat ar konkrētu projektu, saglabājiet visus dokumentus tajā pašā galvenajā mapē datorā. Tas ir efektīvāks un loģiskāks nekā visu izklājlapu vai visu grafiku glabāšana dažādās vietās. Kad esat kodēts ar detaļām, viens klikšķis aizvedīs jūs uz projektu.
Saturs
Pirms sākat dokumentu iesniegšanu, nepieciešams laiks, lai pārskatītu saturu. Nesaglabājiet visu jums nosūtīto informāciju. Tas nozīmē vairāk laika, skatoties nevajadzīgas lietas vēlāk. Ja dokuments atbilst jūsu konkrētajam projektam, saglabājiet to. Ja tā nav, izņemiet to no sava datora.
Statuss
Atdaliet dokumentus, kas ir daļa no notiekošā darba, no dokumentiem, kas paredzēti pabeigtam darbam un tiek saglabāti tikai uzziņu un ierakstu vajadzībām. Izmantojiet savu mapju sistēmu. Saglabājiet pašreizējos dokumentus viegli pieejamā vietā, piemēram, datora darbvirsmā. Kad darbs ir pabeigts, pārvietojiet to uz projekta mapi, kurā glabājat pabeigto darbu. Pielāgojiet šo metodi, lai tas atbilstu jūsu biznesam.
