Dotāciju administrators ir atbildīgs par dotāciju priekšlikumu pārraudzību, dotāciju fondu uzraudzību un pārliecību, ka visas dotāciju darbības atbilst līgumam. Administratoram ir jāzina visi termiņi un izmērāmi rezultāti un jāsagatavo sarakste, jāsagatavo ziņojumi un jāreģistrē, lai pierādītu, ka tiek izpildīti visi dotācijas nosacījumi. Datu vākšana, datu ievadīšana un analīze ir daļa no procesa. Dotāciju administrēšana ir profesionāla darbība, kas prasa rūpīgu uzmanību detaļām un tehnisko kompetenci.
Organizēt
Savākt un organizēt dotācijas priekšlikumu, visus nodrošinājuma materiālus un turpmāko korespondenci, kas saistīta ar balvu. Izmantojiet dotāciju sadaļas kā sākuma punktu organizācijai, piemēram, par katru izmērāmu rezultātu. Iesniedziet visus datus, kas savākti saskaņā ar rezultātu, uz kuru tas attiecas, tāpēc informācija ir viegli pieejama, kad ir pienācis laiks ziņot par mēneša vai gada beigām. Dotāciju pareizai pārvaldībai ir daudz dokumentu, un tas ir rūpīgi jāorganizē.
Identificēt un iesniegt pieprasītās veidlapas līgumā noteiktajā veidā un termiņā. Kontroljautājumu un laika rindas izveide procesa sākumā palīdzēs nodrošināt atbilstību.
Nosakiet un ieviešiet datu vākšanas sistēmas, kas nepieciešamas, lai izpildītu dotācijas nosacījumus. Katrs izmērāms rezultāts, kas norādīts dotācijā, ir jāapliecina ar dokumentāciju. Piemēram, ja jūs apsolījāt reģistrēt 50 studentus, jums ir jābūt rakstiski veidlapām un pierakstīšanās lapām.
Pārraudzīt budžetu: sekojiet izdevumiem, lai nodrošinātu, ka pirkumi un izdevumi tiek veikti saskaņā ar budžeta pozīcijām, un periodiski izsniedziet pārskatus par izdevumiem, lai darbinieki zinātu, kur viņi atrodas attiecībā uz iepirkuma un budžeta ierobežojumiem.
Iegūstiet apstiprinājumu dotāciju modifikācijām, kā to paredz līguma noteikumi, jo dotācijas periods turpinās un rodas nepieciešamība pēc izmaiņām. Jebkuras izmaiņas dotāciju noteikumos jāapstiprina organizācijas izpilddirektoram.
Pārraudzīt virzību uz mērķiem un solītajiem rezultātiem un ieteikt izmaiņas, ja tās netiek izpildītas. Ja apmeklējuma mērķi netiek izpildīti, piemēram, personāla loceklis, kas ir atbildīgs par pieņemšanu darbā, ir jābrīdina, lai viņi varētu veikt korektīvus pasākumus.
Padomi
-
Ierakstiet administratora algu dotācijā kā budžeta pozīciju. Ja administrators apstrādā vairāk nekā vienu dotāciju, ierakstiet tos procentos no laika, kas nepieciešams, lai pārvaldītu katru dotāciju.
Brīdinājums
Nedariet kļūdu, gaidot esošo personālu, lai atrastu laiku, lai pārvaldītu ievērojamu dotāciju. Piešķirot 100 000 ASV dolāru un vairāk, ir vajadzīgs daudz laika un pieredzes, lai nodrošinātu atbilstību un atbilstību, ja cerat nodrošināt finansējumu nākotnē.
