Algas sistēma ir ceļš, caur kuru jūs apstrādājat algu. Jūs nevarat apstrādāt savu algu sarakstu bez algas sistēmas. Trīs algas sistēmu veidi ir manuāli, datorizēti un ārēji (ārpakalpojumi). Manuālajai sistēmai ir nepieciešams apstrādāt savu algu ar rokām; iekšējais datorizētais process izmanto algas programmatūru, lai apstrādātu algas; ārējā sistēma nozīmē, ka ārpakalpojumu sniedzējs veic ārpakalpojumu izmaksu algu pakalpojumu sniedzējam. Algu sistēmas plūsmas diagramma parāda secību, kādā jūs apstrādājat algu. Tas racionalizē algu saraksta apstrādi un palīdz jums palikt ceļā.
Plānojiet plūsmas diagrammu ar biroja komplektu programmu - tas ir labākais profesionālā izskata ceļš. Tomēr jūs varat zīmēt diagrammu ar roku. Izveidojiet kastes un bultas, kas parāda jūsu algas apstrādes plūsmu, piemēram, kur tas sākas un beidzas.
Izveidojiet plūsmas diagrammu manuālai algas sistēmai. Plūsmas diagrammā jāparāda visi manuālie pienākumi, kas saistīti ar jūsu algu saraksta apstrādi, izmantojot šo sistēmu.
Piemērs: savāciet laika kartes, pārbaudiet atbilstības kartītes, sazinieties ar uzraudzības iestādēm par trūkstošām vai apšaubāmām laika kartēm un manuāli aprēķiniet laika kartes. Izveidojiet secību, kas ietver algas aprēķināšanas pienākumus, piemēram, manuāli aprēķinot algas; obligātie atskaitījumi, piemēram, algas nodokļi un algu izmaksas; algas; brīvprātīgie atskaitījumi, piemēram, pensijas un veselības pabalsti; un izveidojot paychecks. Izveidojiet vēl vienu secību, kurā parādīti pēcapstrādes pienākumi, piemēram, manuāli izveidojiet un reģistrējiet algas reģistru, izveidojiet un publicējiet žurnāla ierakstus, deponējiet darbinieka samaksu bankā un izplatiet izmaksas.
Izveidojiet plūsmas diagrammu iekšējai datorizētai sistēmai. Šī sistēma novērš manuālu apstrādi. Padariet plūsmas diagrammu specifisku jūsu algas programmatūras prasībām.
Piemērs: augšupielādējiet laika uzskaites datus algu saraksta programmatūrā, pārskatiet laika uzskaites datus un izpētiet trūkstošos skenējumus, apstrādājiet algu sarakstu, izmantojot algu saraksta programmatūru, drukātu priekšapstrādes pārskatu, divreiz pārbaudiet algu sarakstu, izmantojot priekšapstrādes ziņojumu, veicot nepieciešamās izmaiņas, izveidojot un nosūtot tiešā depozīta failu bankā, noguldot un nosūtot tiešo depozītu failu bankā, noguldot darbinieku naudas un algu nodokļa maksājumus bankā un slēgt algu sarakstu. Jo īpaši, aizverot algu sarakstu, tas saglabā visus algas datus par darba samaksas periodu sistēmā.
Izveidojiet ārējās sistēmas plūsmas diagrammu. Kad ārpakalpojumu sniedzējs veic ārpakalpojumus, algas pakalpojumu sniedzējs pieprasa jums nosūtīt viņiem algu datus par katru samaksas periodu. Pakalpojuma sniedzējs parasti ļauj nosūtīt datus pa faksu, e-pastu vai tiešsaistē. Plūsmas diagrammā jāietver detalizēta informācija par nepieciešamo metodi.
Tiešsaistes metodes piemērs: pārskatiet laika uzskaites datus, kontaktinformāciju par laika uzskaites precizēšanu, ievada darbinieku algas maiņu un laika uzskaites datus pakalpojuma sniedzēja sistēmā, pārbauda ievadītos datus, izmantojot piegādātāja tiešsaistes sistēmu, veicot dubultkontroli un iesniedzot no piegādātāja saņemtos algas datus, un izplata paychecks.
Padomi
-
Izveidojiet plūsmas diagrammu tā, lai tā attiektos uz katru algas aprēķinu. Atjauniniet plūsmas diagrammu, kad algas sistēmā notiek izmaiņas.
Plāna diagrammā jāiekļauj jūsu federālās un valsts algu nodokļa saistības, piemēram, ienākuma nodokļa maksājumi un ziņošana, tostarp W-2 apstrāde.
