Projekta vadītājs regulāri rīko sanāksmes ar iekšējiem projekta komandas locekļiem, lai apspriestu pašreizējos projektus. Turklāt projekta vadītājs var atvieglot tikšanos ar projekta ieinteresētajām personām, izpildvaru un klientiem, lai uzsāktu projektu, un var noturēt sanāksmes, lai sniegtu atjauninājumus par saviem projektiem un atbildētu uz jautājumiem par termiņiem un budžetiem. Sagatavošanās katrai projekta sanāksmei ir būtiska, lai izmantotu gan jūsu, gan sapulces dalībnieku laiku.
Aiciniet atbilstošās personas uz projekta sanāksmi. Nosakiet mērķus, kas jums jāsasniedz sanāksmē, pamatojoties uz uzaicinātajiem. Ja tiksieties ar projekta komandas biedriem, jūs varat noteikt mērķus iegūt statusa atjauninājumus, atrisināt iekšējos jautājumus un komandas locekļiem dalīties ar informāciju par projektu. Ja tiksieties ar projekta dalībniekiem, vadītājiem un klientiem, tavs mērķis ir sniegt vispārējus atskaites punktus un atbildēt uz jautājumiem.
Vairākas dienas pirms sapulces lūdziet darba kārtības jautājumus no uzaicinātajiem. Tā vietā, lai sapulcē izvairītos no pārsteiguma līknes, lūdziet jautājumus un diskusiju tēmas no tiem, kas saistīti ar projektu. Tas ļaus jums laiku sagatavot un uzaicināt citus, kas jūs varētu atbalstīt sanāksmē. Paredziet, kādi ielūgtie dalībnieki vēlēsies dzirdēt un apspriest projektu. Piemēram, ja jūs zināt, ka klienti vēlas apspriest mārketinga materiālus, saņemt atjauninājumus no sakaru nodaļas un uzaicināt pārstāvi uz sanāksmi.
Izveidojiet oficiālu projekta sanāksmes darba kārtību. Lapas augšpusē norādiet sapulces datus, piemēram, sapulces nosaukumu, datumu, laiku, atrašanās vietu un konferences zvana numuru. Uzskaitiet darba kārtības tēmas, piemēram, projekta stūrakmeņus; funkcionālo uzņēmējdarbības jomu, piemēram, IT, mārketinga, juridisko un citu attiecīgo struktūrvienību statuss; projekta budžets; nākamie soļi; un visas tēmas, kuras jums ieteica citi.
Sūtiet visus uzaicinātos dalībniekus uzaicinājumu uz elektronisko sanāksmi un darba kārtību. Iekļaujiet projekta plānu vai statusa pārskatu, kas pievienots jūsu diskusijai par statusu un laika grafiku. Nosūtiet uzaicinājumu pēc iespējas ātrāk un sekojiet līdzi darba kārtībai un pielikumiem vismaz vienu vai divas dienas pirms sanāksmes. Tas ļaus jūsu uzaicinātajiem pārskatīt dokumentus un sagatavoties iepriekš.
Pārbaudiet sanāksmju loģistiku, piemēram, konferenču telpas rezervācijas un numuru iestatīšanu vairākas dienas pirms jūsu tikšanās. Pārbaudiet konferences zvana numuru un tīmekļa sapulces pieteikumus, lai nodrošinātu, ka tie darbojas un ir viegli pieejami. Tā kā dalībnieki, iespējams, strādā ar vairākiem uzdevumiem, nevēlaties tērēt nevienu laiku ar kļūdainiem tālruņu numuriem un tīmekļa saitēm.
