Veids, kādā jūs informējat klientu par to, ka jūs vairs nepaliksit viņam, var radīt vai lauzt jūsu uzņēmuma reputāciju. Klienti var viegli izteikt savu viedokli par jums un jūsu uzņēmumu internetā, tāpēc pat tad, ja viņš ir bijis rupjš vai prasīgs, jums ir jāpaziņo savam ziņojumam, neraugoties uz necieņu. Vēstules rakstīšana klientam ir labākais veids, kā izjaukt ziņas, jo tas dod jums laiku domāt par to, ko teikt, un tas ietaupa klientu no mulsinošas publiskas skatuves.
Rakstiet vēstuli klientam un rakstiet, ka no šodienas datuma jūsu uzņēmums vairs nespēs viņu apkalpot. Izmantot vienkāršu, skaidru, stingru valodu, lai klients saprastu, ka šis lēmums ir galīgs un nav atvērts sarunām, argumentiem vai iesniegumiem.
Norādiet iemeslu, kāpēc jūs esat pieņēmuši šo lēmumu, koncentrējoties uz pozitīvajiem apstākļiem, nevis negatīviem. Izmantojiet vispārēju iemeslu, nevis dodieties uz specifiku. Piemēram, ja jūs izīrējat klientu, jo viņš ir mutiski ļaunprātīgs pret saviem darbiniekiem, nepierakstiet, ka viņš ir rupjš. Tā vietā sakiet, ka jūsu uzņēmums nespēj apmierināt savas vajadzības un ka viņu labāk apkalpotu cits uzņēmums. Patiesībā klienta "vajadzības" ietver viņa konsekventu attieksmi, bet jūs ļaujat viņam domāt, ka esat pieņēmis šo lēmumu ar viņa interesēm.
Kā alternatīvu izmantojiet konkrētāku uzņēmējdarbības iemeslu. Piemēram, jūs varat pasūtīt klientam, ka jūsu klientu bāze tik strauji pieaug, ka vairs nespēj nodrošināt kvalitatīvu pakalpojumu visiem saviem klientiem un līdz ar to jums ir jādodas daži. Ja jums ir nepieciešams atlaist prasīgu klientu, kurš aizņem pārāk daudz laika, teiksim, ka nevarat apkalpot savu laiku, lai apmierinātu viņa cerības.
Piedāvājiet dažus norādījumus vai vismaz labākās vēlmes. Jūs, piemēram, varētu sniegt klientam nodošanu citam vietējam uzņēmumam, kas sniedz jums līdzīgu pakalpojumu. Tas darbojas īpaši labi, ja jūs griezat klientus, jo jūsu mazais uzņēmums nevar sekot līdzi pieprasījumam. Klienti būs labāk saprotami, ja šķiet, ka vēlaties palīdzēt viņiem atrast aizstājēju. Ja jūs izīrējat klientu, jo viņam ir slikta attieksme, tomēr nenododiet viņu uz konkurentiem, jo viņiem arī nebūtu jārīkojas. Šādos gadījumos vienkārši aizveriet savu vēstuli, sakot kaut ko līdzīgu: "Es novēlu jums labāko."
